In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het secretariaat bij de overgang naar nieuwe Outlook en verbeter werkprocessen.
- Bedrijf: Gemeente Alkmaar, een dynamische werkomgeving met impact.
- Voordelen: 24 uur per week, competitief salaris en 17,05% IKB.
- Overige informatie: Tijdelijke opdracht van 9 november 2026 tot 31 maart 2027.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in een uitdagende rol binnen de overheid.
- Kwalificaties: Ervaring als secretaresse en kennis van Outlook vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3568 - 5096 € per maand.
Uren per week: 24
Looptijd: 9 november 2026 tot 31 maart 2027
Start: zo snel mogelijk (9 november 2026)
Salarisschaal: schaal 9 CAO Gemeenten, plus 17,05% IKB
Reageren kan tot: 4 november 2026
Over de functie
Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Alkmaar, zijn wij op zoek naar een Collegesecretaresse. In deze rol ondersteun je het secretariaat bij de overgang naar de nieuwe Outlook en help je het team om nieuwe, uniforme en efficiënte werkprocessen in te richten en deze in de dagelijkse praktijk te laten landen. Het gaat nadrukkelijk niet om een reguliere tijdelijke vervanging of een klassieke Outlook-training, maar om iemand die vanuit ruime secretariële praktijkervaring het team helpt een nieuwe manier van werken te ontwikkelen.
Wat ga je doen?
- Ondersteunen van het secretariaat bij het in gebruik nemen van de nieuwe Outlook.
- Vertalen van de mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe Outlook naar een duidelijke, gezamenlijke werkwijze.
- Opnieuw inrichten van de belangrijkste secretariële processen.
- Opstellen van heldere en uniforme werkafspraken en het borgen van taakverdeling.
- Zorgen dat nieuwe werkwijzen daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk worden toegepast.
- Vastleggen van afspraken op een praktische manier, zodat ook nieuwe collega's er snel mee aan de slag kunnen.
Jouw profiel
- Je hebt ruime ervaring als (college)secretaresse of in een vergelijkbare secretariële rol, bij voorkeur binnen een overheidsomgeving.
- Je bent sterk in agenda- en mailboxbeheer, planning en bestuurlijke ondersteuning.
- Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met Outlook (bij voorkeur inclusief de nieuwe versie).
- Je bent in staat om werkprocessen kritisch te analyseren en te verbeteren.
- Je kunt veranderingen effectief begeleiden en collega's meenemen in een nieuwe manier van werken.
- Je werkt resultaatgericht, gestructureerd en zelfstandig.
- Je communiceert helder en weet draagvlak te creëren binnen een team.
Wat bieden wij?
Een uitdagende tijdelijke opdracht bij de Gemeente Alkmaar, van 9 november 2026 tot en met 31 maart 2027. Een aanstelling van 24 uur per week, met standplaats Alkmaar. Een functie ingedeeld in schaal 9, met een bruto maandsalaris (fulltime) tussen € 3.568 en € 5.096. Daarbovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris (CAO Gemeenten).
Collegesecretaresse - Gemeente Alkmaar werkgever: Incipias
De Gemeente Delft is een uitstekende werkgever die zich inzet voor transparantie en professionele dienstverlening. Werken als Woo-adviseur biedt niet alleen de kans om zelfstandig en verantwoordelijk te opereren, maar ook om bij te dragen aan belangrijke juridische processen binnen de organisatie. Met een focus op collegialiteit en groei, biedt de gemeente volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en samenwerking met diverse vakafdelingen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Collegesecretaresse - Gemeente Alkmaar kunt binnenhalen
✨Verken lokale overheidsnetwerken
In de overheid en de publieke sector zijn netwerken cruciaal. Zoek lokale bijeenkomsten of evenementen waar professionals uit de publieke sector samenkomen. Dit is een kans om in contact te komen met mensen die misschien meer weten over tijdelijke rollen en je zelfs kunnen aanbevelen bij de juiste Incipias.
✨Gebruik sociale media en specifieke forums
Platforms zoals LinkedIn hebben speciale groepen voor mensen in de publieke sector. Word lid van die groepen en discussieer actief. Dit kan je niet alleen zichtbaarheid geven, maar ook directe connecties opleveren die je kunnen helpen met tijdelijke vacatures.
✨Neem contact op met wervingsbureaus voor de publieke sector
Wervingsbureaus die gespecialiseerd zijn in de overheid kunnen je helpen bij het vinden van tijdelijke functies. Maak contact, vertel ze over je vaardigheden en vraag of ze je kunnen matchen met opdrachtgevers zoals Incipias. Zij hebben vaak de ins & outs van de markt.
✨Solliciteer rechtstreeks via onze website!
Bij Incipias staan we altijd open voor enthousiaste kandidaten. Check regelmatig onze website voor tijdelijke vacatures en solliciteer direct. Laat je niet ontmoedigen door de concurrentie; jouw motivatie maakt het verschil!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Collegesecretaresse - Gemeente Alkmaar te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Verbind persoonlijk met je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om duidelijk te maken waarom je voor een rol in de overheid en publieke sector wilt kiezen. Laat zien dat je enthousiast bent over maatschappelijke impact en leg uit hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Incipias.
Accentueer jouw relevante ervaring:Voor een tijdelijke functie in de overheid is het goed om nadruk te leggen op eerdere ervaringen die aansluiten bij het werk dat je gaat doen. Vermeld bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of stages die je hebt gedaan in de publieke sector, en hoe deze je hebben voorbereid op de rol van Collegesecretaresse - Gemeente Alkmaar.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Bij tijdelijke posities verwachten werkgevers duidelijkheid over jouw beschikbaarheid. Geef aan vanaf wanneer je kunt starten en hoe lang je beschikbaar bent. Dit helpt Incipias om in te schatten of jouw schema overeenkomt met hun plannen.
Houd je CV overzichtelijk en doelgericht:Zorg ervoor dat je CV specifiek is gericht op de overheid en publieke sector. Vermeld relevante cursussen, trainingen en certificaten die je hebt behaald en gebruik heldere kopjes om je vaardigheden en ervaringen overzichtelijk te presenteren.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Incipias
✨Ken de beleidscontext
Bij een functie in de overheid en publieke sector is het belangrijk om de actuele beleidsvraagstukken goed te begrijpen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van belangrijke wet- en regelgeving en recent nieuws in jouw specifieke beleidsgebied. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar ook in het bredere plaatje van de publieke sector.
✨Bereid je voor op casusvragen
Bij interviews in de publieke sector kunnen casusvragen aan bod komen. Dit zijn vaak scenario’s die te maken hebben met beleid of publiek belang. Oefen met het formuleren van antwoorden op dergelijke situaties, waarbij je je analytische vaardigheden en het vermogen om oplossingen te bedenken kunt tonen.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid aantonen
Aangezien dit een tijdelijke functie is, willen werkgevers zien dat je snel kunt schakelen en je kunt aanpassen aan verschillende situaties. Gebruik voorbeelden uit vorige ervaringen waaruit blijkt dat je in het verleden succesvol bent geweest in tijdelijke of projectmatige rollen.
✨Jouw motivatie voor de publieke sector
Zorg ervoor dat je jouw oprechte motivatie voor het werken in de publieke sector duidelijk kunt maken. Wat trekt je aan in het publieke domein? Hoe wil je bijdragen aan de gemeenschap? Dit is essentieel om te laten zien dat je de missie van de organisatie begrijpt en steunt.
