In één oogopslag
- Taken: Ondersteun belangrijke verbetertrajecten en organiseer bijeenkomsten voor de Gemeente Zutphen.
- Bedrijf: Gemeente Zutphen, een organisatie met focus op bestuurlijke integriteit en kwaliteit.
- Voordelen: Competitief salaris, hybride werken en een Individueel Keuzebudget van 17,05%.
- Overige informatie: Maatschappelijk relevante opdracht met mogelijkheden voor verlenging.
- Waarom deze baan: Maak impact door bij te dragen aan procesverbeteringen binnen de gemeente.
- Kwalificaties: Ervaring met projectondersteuning en kennis van Microsoft 365 is vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Zutphen, zijn wij op zoek naar een Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen. In deze rol ondersteun je een belangrijk verbetertraject gericht op het structureel versterken van de interne beheersing van de gemeente. Zutphen beschikt over een gezonde financiële positie, maar de accountantscontrole heeft tekortkomingen blootgelegd in onder meer de prestatielevering, de administratieve organisatie en de naleving van inkoopprocedures. Om die tekortkomingen duurzaam aan te pakken, wordt een organisatiebrede analyse uitgevoerd die leidt tot een concreet verbeterplan voor 2027-2029. Jij ondersteunt de projectleider bij het inrichten van de projectorganisatie, het begeleiden van de analyse en het voorbereiden van de uitvoering van het verbeterplan.
Wat ga je doen?
- Plannen en organiseren van bijeenkomsten, werksessies en overleggen binnen het project.
- Bewaken van de voortgang en het opvolgen van actiepunten.
- Verzorgen van verslaglegging van vergaderingen, interviews en werksessies.
- Verzamelen, ordenen en structureren van informatie uit verschillende bronnen.
- Ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten en rapportages.
- Opstellen van notities, presentaties en managementinformatie voor de projectleider en het management.
- Digitaal beheren en structureren van projectinformatie via Microsoft 365 en SharePoint.
- Signaleren van ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komen met voorstellen.
Jouw profiel
- Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen, onderbouwd met minimaal één concreet voorbeeld of referentieproject.
- Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging en voortgangsrapportages.
- Aantoonbare kennis van Microsoft 365, waaronder SharePoint en Excel.
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notities, presentaties en managementinformatie.
- Bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
- Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht.
- Je bent gestructureerd, proactief en in staat zelfstandig initiatief te nemen.
- Je communiceert helder en bondig, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je werkt nauwkeurig en bent je bewust van het belang van kwaliteit en integriteit.
- Je werkt gemakkelijk samen met medewerkers op verschillende niveaus en bent organisatiesensitief.
Wat bieden wij?
- Een maatschappelijk relevante opdracht bij de Gemeente Zutphen, gericht op het versterken van de bestuurlijke integriteit en organisatiekwaliteit.
- Een opdracht van 5 maanden voor 32 tot 36 uur per week, met start zo spoedig mogelijk.
- Inschaling in functieschaal 8 (CAO Gemeenten), met een bruto maandsalaris bij fulltime tussen €3.246 en €4.556. Daarbovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
- Hybride werken is mogelijk.
- Mogelijkheid tot verlenging van de opdracht.
Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen - Gemeente Zutphen werkgever: Incipias B.V.
De Gemeente Amersfoort is een uitstekende werkgever die een positieve en collegiale werksfeer biedt, waar medewerkers de ruimte krijgen om hun functie en ontwikkeling zelf vorm te geven. Met een focus op kwaliteit en klantgerichtheid, biedt de gemeente uitdagende kansen voor persoonlijke groei en ontwikkeling binnen een dynamische omgeving in een groeiende stad. Werken op het stadhuis van Amersfoort betekent bijdragen aan een fijne leefomgeving voor meer dan 160.000 inwoners, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een competitief salaris en de mogelijkheid tot hybride werken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen - Gemeente Zutphen kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Incipias B.V.!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Incipias B.V. zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Incipias B.V..
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Incipias B.V.!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen - Gemeente Zutphen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Incipias B.V. en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Incipias B.V.. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Incipias B.V.
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Incipias B.V..
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Incipias B.V. kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Incipias B.V. via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
