In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het management in maatschappelijke projecten en organiseer belangrijke overleggen.
- Bedrijf: Gemeente Zoetermeer, een dynamische werkomgeving met impact op de samenleving.
- Voordelen: Salaris tot €4.065, flexibele uren en thuiswerkmogelijkheden.
- Overige informatie: Kans op verlenging en een gevarieerde rol met veel contact.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in de gemeenschap en werk aan relevante maatschappelijke thema's.
- Kwalificaties: Mbo 4-niveau en minimaal 3 jaar ervaring in secretariële ondersteuning.
Het verwachte salaris ligt tussen 4055 - 4957 € per maand.
Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Zoetermeer, zijn wij op zoek naar een Domein Secretaresse Samenleving. In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor de inwoners van Zoetermeer, met onderdelen als Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, en Inkomen en Bestaanszekerheid. Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. Samen met drie collega-secretaresses vorm je een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.
Wat ga je doen?
- Beheren en prioriteren van agenda's en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
- Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda's, uitnodigingen en vergaderstukken.
- Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen.
- Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs.
- Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken.
- Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten.
- Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen.
- Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken.
- Onderhouden van contacten met collega's, leidinggevenden en externe partijen.
Jouw profiel
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of secretaresse.
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, het opstellen en verspreiden van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams.
- Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.
- Je werkt accuraat, bent discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie.
- Je kunt snel schakelen, stelt zelfstandig prioriteiten en houdt overzicht bij meerdere gelijktijdige werkzaamheden.
- Je bent communicatief sterk en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden en andere gesprekspartners.
Wat bieden wij?
- Een opdracht van 9 maanden bij de Gemeente Zoetermeer binnen het maatschappelijk relevante Domein Samenleving, met mogelijkheden tot verlenging.
- Een werkweek van 32 tot 36 uur per week; werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
- Standplaats is het Stadhuis van Zoetermeer; thuiswerken is in overleg mogelijk.
- Salaris op basis van schaal 7 (CAO Gemeenten): een bruto maandsalaris van 2.875 tot 4.065 euro bij fulltime dienstverband, aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
- Een dynamische werkomgeving met veel afwisseling in werkzaamheden en gesprekspartners.
Domein Secretaresse Samenleving - Gemeente Zoetermeer werkgever: Incipias B.V.
De Gemeente Amersfoort is een uitstekende werkgever die een positieve en collegiale werksfeer biedt, waar medewerkers de ruimte krijgen om hun functie en ontwikkeling zelf vorm te geven. Met een focus op kwaliteit en klantgerichtheid, biedt de gemeente uitdagende kansen voor persoonlijke groei en ontwikkeling binnen een dynamische omgeving in een groeiende stad. Werken op het stadhuis van Amersfoort betekent bijdragen aan een fijne leefomgeving voor meer dan 160.000 inwoners, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een competitief salaris en de mogelijkheid tot hybride werken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Domein Secretaresse Samenleving - Gemeente Zoetermeer kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Incipias B.V.!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Incipias B.V. zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Incipias B.V..
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Incipias B.V.!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Domein Secretaresse Samenleving - Gemeente Zoetermeer te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Incipias B.V. en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Incipias B.V.. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Incipias B.V.
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Incipias B.V..
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Incipias B.V. kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Incipias B.V. via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
