In één oogopslag
- Taken: Beheer de agenda van de gedeputeerde en ondersteun het bestuurlijke werk.
- Bedrijf: Provincie Utrecht, een dynamische en professionele werkomgeving.
- Voordelen: Competitief salaris, flexibele uren en een uitdagende opdracht.
- Overige informatie: Kans op verlenging en werken in een professioneel team.
- Waarom deze baan: Werk in het hart van de politiek en maak impact op de samenleving.
- Kwalificaties: Minimaal mbo 4 in secretariële richting en 2 jaar relevante ervaring.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Reageren kan tot 19 oktober 2026.
Over de functie Voor onze opdrachtgever, de Provincie Utrecht, zijn wij op zoek naar een Secretaresse Gedeputeerde Staten.
In deze rol ben je het visitekaartje van jouw gedeputeerde en zorg je voor een soepele dagelijkse gang van zaken rondom het bestuurlijke werk.
Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder en vormt samen met hen een sterk team dat de gedeputeerde Leefomgeving optimaal ondersteunt.
Je schakelt snel, werkt zelfstandig en hebt oog voor detail in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Wat ga je doen?
Beheren van de complexe agenda van de gedeputeerde en zorgen voor een heldere en actuele planning.
Bewaken van de voortgang van afspraken en deadlines.
Voorbereiden en samenstellen van vergaderdossiers.
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne collega's en externe relaties, zowel telefonisch, per mail als via overige correspondentie.
Adviseren over agendaplanning en afstemmen van de ondersteuningsbehoefte met de gedeputeerde.
Waarnemen van de secretaresses van de andere vier gedeputeerden bij ziekte en verlof.
Jouw profiel
Je hebt een aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse/assistent op C-level.
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.
Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeester en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare organisatie.
Je bent zelfstandig, proactief en communicatief vaardig.
Je bent flexibel en bereid een stapje extra te zetten wanneer dat nodig is.
Beschikking over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Wat bieden wij?
Een uitdagende opdracht bij de Provincie Utrecht in een politiek-bestuurlijk hart van de organisatie.
Een opdracht voor 32 tot 36 uur per week met een looptijd van 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
Werken in een professioneel team van vijf secretaresses in een dynamische en afwisselende omgeving.
Standplaats Utrecht, met een zo spoedig mogelijke startdatum.
Inschaling in functieschaal 8 volgens de CAO Provincies, met een bruto maandsalaris van € 3.246 tot € 4.556 bij fulltime dienstverband.
Daar bovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
#J-18808-Ljbffr
Secretaresse Gedeputeerde Staten - Provincie Utrecht werkgever: Incipias B.V.
De Gemeente Amersfoort is een uitstekende werkgever die een positieve en collegiale werksfeer biedt, waar medewerkers de ruimte krijgen om hun functie en ontwikkeling zelf vorm te geven. Met een focus op kwaliteit en klantgerichtheid, biedt de gemeente uitdagende kansen voor persoonlijke groei en ontwikkeling binnen een dynamische omgeving in een groeiende stad. Werken op het stadhuis van Amersfoort betekent bijdragen aan een fijne leefomgeving voor meer dan 160.000 inwoners, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een competitief salaris en de mogelijkheid tot hybride werken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaresse Gedeputeerde Staten - Provincie Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Incipias B.V.!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Incipias B.V. zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Incipias B.V..
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Incipias B.V.!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaresse Gedeputeerde Staten - Provincie Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Incipias B.V. en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Incipias B.V.. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Incipias B.V.
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Incipias B.V..
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Incipias B.V. kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Incipias B.V. via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
