In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de directie met agendabeheer en organisatie van bijeenkomsten.
- Bedrijf: Creatief architectenbureau met een internationale sfeer.
- Voordelen: Hybride werken, reiskostenvergoeding, en gezellige teamuitjes.
- Overige informatie: Maandelijkse borrels en excursies naar architectonische hotspots.
- Waarom deze baan: Word het hart van ons team en maak impact in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: MBO-4 niveau en 2-5 jaar ervaring in een ondersteunende rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 3634 - 4442 € per maand.
Je hebt minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
Waar kom je te werken:
Voor een middelgroot architectenbureau zijn wij op zoek naar een Managementassistent die tijdelijk wil invallen. Er werken ongeveer 50 architecten en die komen vanuit verschillende landen, internationaal dus. Het officepersoneel bestaat uit een Finance Manager, HR Specialist, Managementassistent, Officemanager en een PR/ Communicatieprofessional. Het is belangrijk dat het kantoor dagelijks soepel draait en verder wordt gestabiliseerd in de nieuwe werkomgeving. Er is een gezamenlijke lunchroom en 1 keer per maand is er een gezamenlijke lunch en 1 keer per 2 weken is er een vrijmibo. Er hangt een informele sfeer en er zijn korte lijnen.
Je draagt bij aan het algemene reilen en zeilen van het kantoor door middel van het uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken. Je beheert de agenda van de algemene directeur en zijn inbox en ondersteunt indien gewenst andere directieleden en/of partners. Je zorgt voor structuur, overzicht en een soepel verloop van processen, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Jij bent het hartelijke gezicht dat bezoekers welkom heet, aanspreekpunt voor medewerkers en gasten en degene die inkomende telefoongesprekken met professionaliteit beantwoordt. Je komt te werken in een dynamische en internationale werkomgeving, waarin je snel en vakkundig moet kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden.
Dit worden je werkzaamheden:
- Eerste aanspreekpunt voor onze directie en je ondersteunt indien gewenst de andere partners en/of MT leden;
- Complex agendabeheer en email/inbox beheer;
- Organiseren van interne en externe overleggen, bijeenkomsten en reizen;
- Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en doorverbinden naar de juiste collega;
- Ontvangen en begeleiden van bezoekers en gasten op een gastvrije manier;
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
- Je draagt bij aan het algemene reilen en zeilen van het kantoor in afstemming met en ter ondersteuning van het officemanagement en HR;
- Je signaleert knelpunten en je denkt proactief mee in oplossingen.
Wie ben jij:
- Je hebt minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;
- Je hebt 2 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
- Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, Duits is een pré;
- Je hebt goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
- Je bent accuraat, betrouwbaar, dienstverlenend en stressbestendig;
- Je bent pro-actief, flexibel, hands-on en een kei in organiseren.
Wat bieden wij:
- 4/5 dagen per week, woensdag verplichte kantoordag;
- Hybride werken mogelijk in onderlinge afstemming;
- Reiskostenvergoeding obv OV, de metro, tram en trein stoppen om de hoek;
- Een zelfstandige tijdelijke rol binnen een professioneel en creatief architectenbureau;
- Werken in een nieuw kantoor in Rotterdam;
- Maandelijkse borrels & gezellige lunches met het team;
- Bureau-uitjes & excursies naar architectonische hotspots;
- Pensioenregeling via het pensioenfonds Architectenbureaus;
- Samenwerking met een betrokken en internationaal team.
Team Managementassistent in Rotterdam werkgever: IJsselmonde
Bij IJsselmonde bieden we een unieke bijbaan voor hbo- of wo-studenten die willen bijdragen aan de digitalisering en verduurzaming van ons Rotterdams bouwbedrijf. Je krijgt de kans om zelfstandig te werken met echte bedrijfsdata, waarbij je jouw analytische vaardigheden kunt inzetten en verder ontwikkelen in een flexibele en ondersteunende werkomgeving. Met een familiaire bedrijfscultuur en ruimte voor eigen initiatief, zorgen we ervoor dat je niet alleen waardevolle ervaring opdoet, maar ook echt impact maakt binnen onze organisatie.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Team Managementassistent in Rotterdam kunt binnenhalen
✨Netwerken op de goede plaatsen
In de architectuurwereld draait alles om connecties. Ga naar lokale architectuur evenementen of exposities waar je de kans hebt om professionals te ontmoeten. Praat met mensen in kleine groepen en vraag naar hun ervaringen, zo vergroot je je netwerk en kansen om tijdelijk werk te vinden.
✨Neem deel aan architectuurwedstrijden
Meedoen aan wedstrijden in de architectuur kan echt een game changer zijn! Het geeft je niet alleen zichtbaarheid, maar ook de kans om je creativiteit te laten zien aan potentiële werkgevers. Bovendien kunnen prijzen of erkenning je CV een flinke boost geven!
✨Zorg voor een online portfolio
Een sterk online portfolio is cruciaal voor architectuur. Zorg ervoor dat je al je projectwerk en schetsen op een toegankelijke en visueel aantrekkelijke manier presenteert. Dit kan werkgevers helpen om je stijl en vaardigheden snel te beoordelen.
✨Solliciteer via onze website!
Bij IJsselmonde hebben we regelmatig tijdelijke architectuurposities beschikbaar. Houd onze website in de gaten voor nieuwe vacatures en solliciteer direct. We kijken ernaar uit om jouw unieke talenten te ontdekken!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Team Managementassistent in Rotterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Maak je portfolio onweerstaanbaar:Bij een tijdelijke rol in architectuur is je portfolio cruciaal. Laat zien welke projecten je hebt gedaan, wat je rol daarin was en hoe je creatief met oplossingen omging. Zorg ervoor dat je de mooiste beelden en de meest relevante projecten selecteert die passen bij IJsselmonde.
Leg de nadruk op je leer- en aanpassingsvermogen:In een tijdelijke functie moet je snel kunnen opstarten en flexibel zijn. In je motivatiebrief is het belangrijk om te benadrukken hoe jij je eerder hebt aangepast aan nieuwe situaties of snel nieuwe vaardigheden hebt geleerd. Dit zal ons overtuigen dat jij de juiste keuze bent voor Team Managementassistent.
Kort en krachtig je CV:Hou je CV kort en krachtig, maar laat wel al je relevante ervaring zien. Focus op je architecturale opleidingen, stages of projecten die aansluiten bij de stijl en visie van IJsselmonde. Vergeet niet om je technische vaardigheden en softwareervaring te vermelden!
Scherp je motivatie aan op de functie:Verbind je motivatie direct met de tijdelijke rol. Geef aan waarom deze specifieke kans bij IJsselmonde jou aanspreekt en hoe je de huidige opdracht ziet als een kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen. Laat ons weten waarom jij perfect past in ons team!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij IJsselmonde
✨Laat je portfolio spreken
Je portfolio is je beste vriend als architect. Zorg ervoor dat je portfolio actueel is met een verscheidenheid aan werk dat je ontwerpvaardigheden en creativiteit laat zien. Tijdens het interview, wees voorbereid om specifieke projecten te bespreken en de keuzes die je hebt gemaakt in je ontwerpen.
✨Wees voorbereid op technische vragen
In de architectuur zijn technische kennis en probleemoplossend vermogen cruciaal. Verwacht vragen over bouwtechnieken, materialen en regelgeving. Zorg dat je vertrouwd bent met actuele trends in duurzame architectuur en innovaties, want dit kan je onderscheidend maken tijdens het sollicitatiegesprek.
✨Flexibiliteit tonen is key
Als je voor een tijdelijke rol solliciteert, benadruk dan je flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Werkgevers zoeken vaak naar kandidaten die snel kunnen inspelen op verschillende projectbehoeften en teamdynamieken. Deel voorbeelden van eerdere ervaringen waarin je je snel kon aanpassen aan nieuwe situaties.
✨Maak verbinding met je interviewers
Tijdens het interview is het belangrijk om een relatie op te bouwen met je interviewers. Toon interesse in hun projecten en het team. Dit kan helpen om een goede indruk achter te laten en te laten zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de rol, maar ook in de mensen en de cultuur bij IJsselmonde.
