In één oogopslag
- Taken: Coördineer HR-processen en internationale payroll voor een dynamisch team.
- Bedrijf: Ultimo, een innovatieve organisatie met een focus op HR-excellentie.
- Voordelen: Flexibele werkuren, professionele ontwikkeling en een ondersteunende werkomgeving.
- Overige informatie: Werken in een collaboratieve omgeving met volop groeikansen.
- Waarom deze baan: Maak impact door HR-processen te optimaliseren en medewerkers te ondersteunen.
- Kwalificaties: 3-5 jaar ervaring in HR of payroll en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 47700 - 58300 € per jaar.
Als HR Operations & International Payroll Specialist bij Ultimo speel je een sleutelrol in het waarborgen van efficiënte, nauwkeurige en conforme HR-operaties binnen onze internationale organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van HR-administratie, het ondersteunen van internationale payrollprocessen, het onderhouden van werknemersgegevens en het continu verbeteren van HR-processen en -systemen.
Je werkt nauw samen met Finance, onze externe payrollprovider, managers en het bredere HR-team om ervoor te zorgen dat medewerkers gedurende de hele levenscyclus worden ondersteund, terwijl je hoge normen voor compliance, gegevenskwaliteit en operationele uitmuntendheid handhaaft.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
- HR Operations & Employee Lifecycle
- Beheer en coördineer HR-administratie gedurende de gehele werknemerslevenscyclus, van onboarding tot offboarding.
- Zorg voor nauwkeurige verwerking van werknemerscontracten, wijzigingen, personeelsdossiers en HR-documentatie.
- Onderhoud werknemersrecords en zorg voor gegevensnauwkeurigheid binnen ons HRIS (HiBob).
- Voer HR-processen uit in overeenstemming met interne beleidslijnen en lokale arbeidswetgeving.
- Internationale Payroll
- Coördineer maandelijkse payrollprocessen in meerdere landen samen met Finance en externe payrollprovider (CloudPay).
- Zorg ervoor dat alle payrollinvoer, inclusief contractwijzigingen, salarisaanpassingen, voordelen, verlof en variabele compensatie, nauwkeurig en op tijd wordt ingediend.
- Valideer payrolloutputs en los discrepanties op voordat de payroll goedkeuring krijgt.
- Ondersteun payrollaudits en zorg voor naleving van lokale wetgeving, belasting- en sociale zekerheidsvereisten.
- Fungeer als de primaire HR-contactpersoon voor payroll-gerelateerde vragen van werknemers.
- HR Systemen, Gegevens & Rapportage
- Onderhoud en optimaliseer HR-systemen, waaronder HiBob, en zorg voor nauwkeurige werknemersgegevens en efficiënte workflows.
- Monitor de kwaliteit van HR-gegevens en voer regelmatig audits uit om de gegevensintegriteit te waarborgen.
- Bereid HR- en payrollrapporten, dashboards en managementinformatie voor.
- Ondersteun automatiserings- en digitaliseringsinitiatieven die de HR-efficiëntie en de werknemerservaring verbeteren.
- Naleving & Procesverbetering
- Zorg voor naleving van arbeidswetgeving, interne controles en bedrijfsbeleid in meerdere landen.
- Onderhoud en verbeter HR-procedures, sjablonen en operationele documentatie.
- Identificeer kansen om HR- en payrollprocessen te vereenvoudigen, standaardiseren en automatiseren.
Vereisten
- 3-5 jaar ervaring in HR Operations, HR Administratie, Payroll of een vergelijkbare operationele HR-rol.
- Ervaring met het coördineren van payrollprocessen, bij voorkeur in een internationale omgeving.
- Kennis van HR-administratie, arbeidswetgeving en payrollprocessen.
- Ervaring met HR-systemen zoals HiBob of vergelijkbare HRIS-platforms.
- Goede beheersing van gesproken en geschreven Nederlands en Engels.
- Affiniteit met digitalisering, procesoptimalisatie, automatisering en AI-gedreven manieren van werken.
Voorkeurskwalificaties
- Sterke organisatorische vaardigheden met uitstekende aandacht voor detail.
- Bijzonder nauwkeurig en procesgericht met een focus op kwaliteit en compliance.
- Sterke analytische vaardigheden en vertrouwen in het werken met HR-gegevens en rapportage.
- In staat om meerdere prioriteiten te beheren en terugkerende payrolldeadlines te halen.
- Proactieve instelling met een focus op continue verbetering.
- Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met Finance, externe leveranciers, managers en werknemers.
- In staat om zelfstandig te werken terwijl je bijdraagt aan een samenwerkend HR-team.
Extra vereisten
- Fulltime beschikbaarheid (32-40 uur per week).
- Beschikbaar om minimaal 3 dagen per week (dinsdag - woensdag - vrijdag) vanuit ons kantoor in Nunspeet te werken.
Voorkeursopleiding
- Een afgeronde HBO-opleiding of gelijkwaardig in:
- Human Resource Management
- Bedrijfskunde
- Financiën of Payroll Administratie
- Bedrijfseconomie
HR Operations & International Payroll Specialist werkgever: IFS
IFS is een uitstekende werkgever die een dynamische en inclusieve werkomgeving biedt in 's-Hertogenbosch. Met een sterke focus op innovatie en duurzaamheid, krijgen medewerkers de kans om hun creativiteit te ontplooien en een positieve impact te maken op de wereld. De organisatie stimuleert persoonlijke groei en biedt flexibele werkmogelijkheden, waardoor je kunt floreren in je rol als Enterprise Account Manager en bijdraagt aan het succes van onze klanten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je HR Operations & International Payroll Specialist kunt binnenhalen
✨Word actief in HR-community's
Zoek naar lokale of online HR-groepen en netwerken. Dit zijn geweldige plekken om in contact te komen met anderen in het veld, ervaringen uit te wisselen en op de hoogte te blijven van de laatste trends. Deel je kennis en leer van anderen; dat maakt je zichtbaar!
✨Bezoek HR-events en conferenties
Neem deel aan HR-conferenties, workshops of netwerkevenementen in jouw omgeving. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om je vaardigheden en kennis te laten zien. Wie weet ontmoet je wel iemand van IFS!
✨Gebruik onze website om te solliciteren
Bij IFS zijn we altijd op zoek naar enthousiaste HR-professionals. Zorg ervoor dat je je sollicitatie via onze website indient, zodat je in onze systemen terechtkomt en je kan laten zien dat je echt geïnteresseerd bent in de rol.
✨Laat je ervaring spreken
Vergeet niet om concrete voorbeelden van je werk en prestaties klaar te hebben. Tijdens gesprekken is het belangrijk om te laten zien wat je hebt bereikt in eerdere functies. Gebruik data en verhalen om je impact te illustreren!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als HR Operations & International Payroll Specialist te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor personeel zien:Schrijf een coverletter waarin je duidelijk maakt waarom je enthousiast bent over HR. Deel persoonlijke ervaringen die je passie voor het menselijk aspect van werk benadrukken. Dit laat ons bij IFS zien dat je niet alleen over vaardigheden beschikt, maar ook echte betrokkenheid toont.
Benadruk je communicatieve vaardigheden:In de HR-wereld zijn sterke communicatieve vaardigheden cruciaal. Zorg ervoor dat je CV en eventuele bijlagen laten zien hoe je in het verleden effectief hebt gecommuniceerd met teams, leidinggevenden en medewerkers. Dit kan via voorbeelden van projecten of successen in eerdere functies.
Toon je kennis van arbeidsrecht en HR-tools:Vermeld specifieke kennis van arbeidsrechten of ervaring met HR-software in je CV. Dit geeft ons een goed beeld van jouw vaardigheden en hoe je een waardevolle aanvulling voor IFS kan zijn. Certificaten of cursussen die je hebt gevolgd zijn hier ook erg relevant!
Een professionele maar persoonlijke aanpak:Als je een CV opmaakt, probeer dan een balans te vinden tussen professionaliteit en een persoonlijke touch. We willen weten wie de persoon achter de ervaring is! Zorg ervoor dat je bij IFS solliciteert via onze website zodat we jouw unieke persoonlijkheid kunnen leren kennen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij IFS
✨Ken je HR-tools en -software
Zorg ervoor dat je goed thuis bent in de tools die veel gebruikt worden in HR, zoals HRIS-systemen of ATS-software. Tijdens je interview bij IFS kunnen ze specifieke vragen stellen over je ervaring met deze systemen, dus bereid je voor om voorbeelden te delen.
✨Weet wat de huidige HR-trends zijn
HR is altijd in beweging, dus wees goed geïnformeerd over de laatste trends zoals thuiswerken en diversiteit op de werkvloer. Bij IFS kan het zijn dat ze willen weten hoe jij deze trends kunt toepassen in de rol als HR Operations & International Payroll Specialist.
✨Bereid je voor op gedragsvragen
In een HR-rol draait het veel om mensen. Wees voorbereid op gedragsvragen zoals hoe je met lastige situaties omgaat of hoe je de teamdynamiek kunt verbeteren. Gebruik de STAR-methode om je antwoorden gestructureerd te houden.
✨Toon je passie voor mensen en organisatiecultuur
Aangezien dit een fulltime rol is, is het belangrijk dat je laat zien dat je gefocust bent op mensen en organisatiecultuur. Geef aan hoe je de werkplek tot een betere omgeving wilt maken en hoe je dat in het verleden hebt gedaan. Dit kan echt het verschil maken in je gesprek met IFS.
