In één oogopslag
- Taken: Ondersteun ons team met organisatie, planning en coördinatie van internationale projecten.
- Bedrijf: Snelgroeiend internationaal logistiek bedrijf met een dynamisch team in Oldenzaal.
- Voordelen: Diverse taken, unieke ervaringen en de kans om wereldwijd te werken.
- Overige informatie: Kansen voor persoonlijke groei en ontwikkeling in een internationale omgeving.
- Waarom deze baan: Elke dag is anders; werk aan spannende projecten en ontmoet internationale partners.
- Kwalificaties: Uitstekende organisatorische vaardigheden en proactieve houding zijn essentieel.
Het verwachte salaris ligt tussen 49500 - 60500 € per jaar.
Company Description
IEL (International Entertainment & Logistics) is a fast-growing international logistics company die gespecialiseerd is in het transport, douane-afhandeling en on-site logistiek van rondreizende tentoonstellingen en live ervaringen over de hele wereld. Ons team beheert internationaal erkende tentoonstellingen, museumcollecties, meeslepende ervaringen en grootschalige entertainmentproducties in Europa, Noord-Amerika, Azië en Australië. Van douane en internationale vrachtvervoer tot on-site coördinatie en magazijnbeheer, wij zorgen ervoor dat elk project precies op de juiste plek aankomt. Hoewel we wereldwijd werken, zijn we een klein, ambitieus en zeer dynamisch team gevestigd in Oldenzaal, waar geen twee dagen hetzelfde zijn.
Role Description
We zijn op zoek naar een georganiseerde, proactieve en positieve Office & Executive Coordinator die het hart van ons kantoor zal worden. Dit is een zeer gevarieerde rol die executive support, kantoorbeheer en dagelijkse operationele coördinatie combineert. Je werkt nauw samen met onze Managing Director en ondersteunt het bredere team door zowel het kantoor als de dagelijkse operaties soepel te laten verlopen. Dit is geen typische kantoorbaan. De ene dag boek je misschien vluchten naar Australië, de volgende help je bij de logistiek voor een tentoonstelling in de Verenigde Staten, verwelkom je internationale partners in ons kantoor of coördineer je zendingen die uit Japan aankomen. Elke dag brengt nieuwe uitdagingen, en dat maakt deze rol precies zo spannend.
Qualifications
- Executive Support
- Beheer agenda's en vergaderplanningen
- Organiseer afspraken en zakelijke vergaderingen
- Screen en prioriteer e-mails
- Regel binnenlandse en internationale reizen
- Boek hotels, vluchten en vervoer
- Bereid vergaderruimtes voor bezoekers voor
- Ondersteun bij presentaties en documenten
- Help bij het organiseren van bedrijfsactiviteiten en teamactiviteiten
- Office Management
- Zorg ervoor dat het kantoor elke dag efficiënt draait
- Bestel kantoorbenodigdheden en verfrissingen
- Beheer relaties met kantoorsuppliers
- Ontvang bezoekers en zakenpartners
- Beantwoord binnenkomende telefoongesprekken
- Ontvang en coördineer binnenkomende zendingen en leveringen
- Houd het kantoor georganiseerd en gastvrij
- Ondersteun algemene administratie
- Business Support
- Werk met ons interne managementsysteem
- Update CRM en interne databases
- Onderhoud projectdocumentatie
- Assisteer bij rapporten en gegevensinvoer
- Ondersteun verschillende afdelingen wanneer nodig
- Help interne processen te verbeteren
- Coördineer kleine interne projecten
Wat we zoeken
- Uitstekende organisatorische vaardigheden
- Sterke aandacht voor detail
- Vermogen om meerdere taken te prioriteren
- Proactieve mindset
- Professionele communicatieve vaardigheden
- Goede kennis van Microsoft Office
- Comfortabel met het leren van nieuwe softwaresystemen
- Ervaring met CRM/ERP-systemen is een voordeel
- Vloeiend Engels (gesproken en geschreven)
- Nederlands is zeer gewenst
- Aanvullende talen zoals Duits zijn een voordeel
Ervaring in de logistiek of een internationale omgeving is een plus.
Executive Office Assistant werkgever: IEL BV
Bij IEL (International Entertainment & Logistics) bieden we een dynamische en stimulerende werkomgeving in Oldenzaal, waar je deel uitmaakt van een klein, ambitieus team dat wereldwijd opereert. Als Executive Office Assistant krijg je de kans om te groeien binnen een snelgroeiende organisatie, met unieke uitdagingen die elke dag anders zijn, van het coördineren van internationale reizen tot het ondersteunen van grote evenementen. We waarderen een positieve werkcultuur en bieden volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en teamwork.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Office Assistant kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van IEL BV en kun je je enthousiasme voor de rol van Executive Office Assistant beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Office Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij IEL BV.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij IEL BV. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij IEL BV
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij IEL BV, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Executive Office Assistant is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe IEL BV werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
