In één oogopslag
- Taken: Coördineer en optimaliseer administratieve en operationele processen in een dynamische werkomgeving.
- Bedrijf: IDFA, hét toonaangevende instituut voor documentaire film en nieuwe media.
- Voordelen: Competitief salaris, 25 vakantiedagen, uitstekende pensioenregeling en ruimte voor ontwikkeling.
- Overige informatie: Een diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zichzelf kan zijn.
- Waarom deze baan: Draag bij aan een internationaal festival en maak impact in de culturele sector.
- Kwalificaties: Ervaring met office management en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
IDFA zoekt per direct een Office Manager die ons team komt versterken. IDFA is hét toonaangevende instituut voor de kunst van documentaire film en nieuwe media. Elke november verwelkomt het festival circa 295.000 bezoeken en 3.000 professionals in Amsterdam met een trendsettend programma. Naast het festival stimuleert IDFA de documentairesector met de markten IDFA Forum en Docs for Sale en ondersteunt het filmmakers via het IDFA Bertha Fund en diverse talentontwikkelingsprogramma’s. Gedurende het jaar werken er ongeveer 50 medewerkers bij IDFA. In de maanden voorafgaand aan het festival verdubbelt ons team met tijdelijke medewerkers, freelancers en stagiairs.
Over de functie
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een efficiënte, veilige en prettige werkomgeving. Je coördineert en optimaliseert administratieve, operationele en facilitaire processen, waaronder werkplek- en gebouwbeheer. Daarnaast bewaak je het office budget, beheer je leveranciersrelaties en zorg je voor een goede uitvoering van BHV, RI&E en andere veiligheids- en preventietaken. Je begeleidt het onboarding- en offboardingtraject, ondersteunt de interne communicatie en werkt nauw samen met HR en andere afdelingen om projecten en organisatiebrede initiatieven succesvol te realiseren. Je legt verantwoording af aan het Hoofd Production & Digital.
Wat ga je doen?
- Je coördineert, beheert en verbetert de dagelijkse administratieve en operationele office processen.
- Je speelt een centrale rol in het werkplek- en pandbeheer en bent verantwoordelijk voor onder meer de algemene mailbox, post, kantoorbenodigdheden, lunch en schoonmaak.
- Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid voor toegewezen projecten en processen, bewaakt mede het office budget en onderhoudt contact met externe leveranciers.
- Je bent verantwoordelijk voor de BHV, vervult de rol van preventiemedewerker en bewaakt samen met HR de opvolging van de RI&E en het plan van aanpak die hieruit volgt.
- Je coördineert de onboarding en offboarding van medewerkers, begeleidt de Office stagiaire en stuurt op dagelijkse basis de Office- en Front Office Producers aan onder de verantwoordelijkheid van het Hoofd Production & Digital.
- Je draagt bij aan organisatiebrede werkgroepen en de interne communicatie, waaronder de nieuwsbrief en SharePoint.
Wat breng je mee?
- Ervaring met office management, facilitaire dienstverlening of vergelijkbare coördinerende werkzaamheden.
- Goed kunt organiseren en plannen en overzicht weet te houden wanneer er verschillende zaken tegelijk spelen.
- Zelfstandig en zorgvuldig werkt en verantwoordelijkheid neemt.
- Een praktische, dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling hebt.
- Knelpunten signaleert en initiatief neemt om werkzaamheden en processen te verbeteren.
- Prettig en duidelijk communiceert met verschillende mensen, zowel binnen als buiten IDFA.
- Je in het Nederlands (minimaal C1) en Engels kunt uitdrukken.
- Ervaring met BHV, arbeidsomstandigheden of de RI&E is een pluspunt, maar geen vereiste.
Wat bieden wij?
- Per direct een contract van 12 maanden met uitzicht op verlenging.
- Een dienstverband van 1,0 fte: 38 uur per week.
- Een salaris binnen schaal 6 van het functie- en salarishuis van IDFA: €3.077 tot €3.644 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van relevante ervaring.
- 25 vakantiedagen per jaar (fulltime) en het kantoor is 5 werkdagen dicht tussen Kerst en nieuwjaar.
- Uitstekende pensioenregeling. Jij betaalt 25% en IDFA 75%.
- 8% vakantiegeld.
- Reiskostenvergoeding.
- Een gezonde lunch op kantoor.
- Ruimte om je verder te ontwikkelen en relevante trainingen te volgen.
- De kans om bij te dragen aan een toonaangevende internationale culturele organisatie.
- Een IDFA-festivalpas.
Ruimte voor verschillende perspectieven
Bij IDFA werken mensen met uiteenlopende achtergronden, ervaringen en perspectieven. We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. We geloven dat verschillende perspectieven ons werk en onze organisatie sterker maken. Bij IDFA vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn.
Let op: IDFA behoudt zich het recht voor om de vacature eerder te sluiten wanneer voldoende geschikte kandidaten hebben gereageerd. Met vragen over de procedure kun je terecht bij Saskia Knol, HR Manager, via hr@idfa.nl.
Office Manager Amsterdam werkgever: IDFA
IDFA is een uitstekende werkgever die een stimulerende en inclusieve werkomgeving biedt in het hart van Amsterdam. Met een focus op professionele ontwikkeling, biedt IDFA medewerkers de kans om bij te dragen aan een toonaangevende culturele organisatie, terwijl ze profiteren van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een goede pensioenregeling, 25 vakantiedagen en ruimte voor persoonlijke groei. De unieke combinatie van een dynamisch team en de mogelijkheid om deel uit te maken van een internationaal festival maakt werken bij IDFA zowel betekenisvol als lonend.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager Amsterdam kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals IDFA.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals IDFA naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij IDFA. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Office Manager Amsterdam bij IDFA.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor IDFA.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Office Manager Amsterdam bij IDFA jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van IDFA gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij IDFA
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor IDFA en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
