Administratief medewerker in Amsterdam

Als ervaren administratief medewerker (intern noemen we deze functie: projectbureau medewerker) zorg je ervoor dat onze dienstverlening soepel verloopt. Van een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) tot interventies of arbeidsdeskundig traject: jij regelt wat nodig is om projecten succesvol te starten, uit te voeren en af te ronden. Daarmee maak je het verschil voor klanten, collega's en werkend Nederland. Je voert zelf geen onderzoeken of interventies uit. Je zorgt er wél voor dat alles daaromheen klopt. Je maakt offertes, plant afspraken in, verwerkt administratie, beantwoordt vragen, onderhoudt contact met klanten en bewaakt de voortgang. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid kunnen adviseurs en andere professionals zich richten op hun expertise.

Tijdens een werkweek houd je je onder andere bezig met:

• het beheren van de mailbox en het verwerken van binnenkomende (aan)vragen;
• het opstellen en opvolgen van offertes voor trainingen, onderzoeken en andere dienstverlening;
• het plannen, organiseren en coördineren van trajecten en projecten;
• het onderhouden van contact met klanten, adviseurs, arbeidsdeskundigen en andere collega's;
• het bewaken van planningen, deadlines en voortgang;
• het verzorgen van een correcte projectadministratie en facturatie;
• het signaleren van kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Commercie & Bedrijfsvoering in Amsterdam. Samen met drie collega's binnen het projectbureau ondersteun je de regio. Daarnaast werk je veel samen met collega's uit het commerciële team, adviseurs, arbeidsdeskundigen en andere interne stakeholders. Je komt terecht in een ervaren team met een open en informele sfeer. We lunchen regelmatig samen op ons kantoor (met andere collega’s) bij de Bijlmer ArenA. We helpen elkaar waar nodig en vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn. We werken hybride. In afstemming met je team en leidinggevende heb je de flexibiliteit om je werkdagen af te wisselen tussen thuis en kantoor.

Je bent een belangrijke schakel binnen onze dienstverlening en ziet direct het resultaat van jouw werk. Je werkt binnen de zakelijke en commerciële dienstverlening, maar wel op een vlak waar zorg en oprechte aandacht voor mensen centraal staat. Je werkt samen met je collega’s als echt team en je krijgt binnen dit team ook je eigen verantwoordelijkheden. De collega’s vallen altijd op elkaar terug in drukke tijden of tijdens afwezigheid. Je kunt bijdragen aan het verbeteren van processen en werkwijzen.

Eerlijk en transparant, daar houden we van. Dus ja, we zeggen je eerlijk dat nog niet alles even goed of efficiënt werkt binnen onze organisatie en dat sommige van onze systemen wel een update kunnen gebruiken. Daar zijn wij overigens volop mee bezig. Maar ben je zelfstandig, nieuwsgierig en zie je dit als een uitdaging, dan is dit de baan voor jou.

Wat neem je mee:

• de motivatie om de organisatie goed te leren kennen en de ambitie om je alle ins en outs van het Projectbureau eigen te maken;
• een nauwkeurige administratie, planning en coördinatie vormen de basis van ons werk;
• je haalt veel plezier uit het voeren van een foutloze administratie en het ondersteunen van collega's;
• samenwerken, oplossingen bedenken waarmee je klanten en collega’s verder helpt;
• inspringen op veranderlijke situaties (ad hoc proactief denken en handelen) en dilemma’s afwegen die je tegenkomt;
• je laat je niet snel gek maken en bekijk de wereld met een fris gevoel voor humor.

Verder vragen we:

• hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 3 jaar (of meer) werkervaring met administratieve werkzaamheden;
• het talent om goed te kunnen plannen en organiseren;
• de durf om contact te zoeken met klanten (ook als ze Engels spreken);
• de vaardigheid om verschillende systemen snel eigen te maken, denk aan Excel, interne systemen, planningstools. ervaring met werken in meerdere systemen is een pré;
• een commerciële en klantgerichte mindset.

HumanCapitalCare is onderdeel van HumanTotalCare, samen met ArboNed, Mensely, Focus en IT&Care. Met ruim 2.200 collega’s werken we samen aan één doel: #meerbetekenen voor werkend Nederland. We willen dat jij bij ons de beste versie van jezelf kunt zijn. Daarom investeren we in jou en jouw ontwikkeling, met opleidingen, begeleiding en ruimte om je eigen richting te bepalen. Je valt onder de Vitale cao van HumanTotalCare en profiteert van een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden. Je kunt rekenen op:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar;
• een baan voor 32 tot 40 uur per week;
• een salaris volgens onze Vitale cao, afhankelijk van jouw ervaring en de juiste (vervolg)opleidingen en werkervaring is dat tussen de €2634,00 tot maximaal €3952,00 bruto per maand ligt (o.b.v. 40 uur) met voldoende financiële groei;
• een vaste eindejaarsuitkering van 4,17% van je bruto jaarsalaris, 8% vakantiegeld en een flexibele pensioenregeling;
• direct een vast dienstverband;
• een flexibele reiskostenvergoeding: reis je met het OV, dan vergoeden wij dit volledig. Reis je met de fiets, te voet of met een elektrische auto (groene/gezonde kilometers), dan ontvang je een extra aantrekkelijke vergoeding van € 0,33 per kilometer (waarvan € 0,23 onbelast en € 0,10 belast). Voor overige kilometers geldt een vergoeding van € 0,23 per kilometer;
• een fietsleaseplan;
• 25 vakantiedagen op fulltime basis en de mogelijkheid om tot maximaal 13 extra dagen bij te kopen;
• een warme introductie via introductiedagen en onze onboarding-app;
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,45 per thuiswerkdag. We faciliteren ook in een goede (thuis)werkplek;
• aandacht voor preventie en vitaliteit met een persoonlijk vitaliteitsbudget van € 250,- per jaar, die je kunt uitbreiden met € 100,- als beloning voor gezond gedrag;
• toegang tot opleidingen, trainingen via onze eigen my-academy.

Voor alle functies binnen onze organisatie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het overleggen van een geldige VOG is een voorwaarde voor indiensttreding.