Ambtelijk secretaris examencommissie in Utrecht

Gepubliceerd op: 01-10-2026 - Sollicitatiedeadline 19-10-2026

Vanwege zwangerschapsverlof van een collega zoeken wij tijdelijke vervanging als ambtelijk secretaris examencommissie. Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.

Wat je gaat doen als Ambtelijk Secretaris:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.
• Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en verzoeken.
• Je bent sparringpartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies.
• Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving.
• Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.
• Je neemt deel aan teamoverleggen.

Wij bieden jou:

• Een tijdelijke aanstelling (D4) voor 0,5 fte vanwege zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de periode t/m april 2027. Daarnaast is er ook een positie voor 0,7 fte voor 1 jaar beschikbaar.
• Het salaris voor deze werkzaamheden valt in schaal 9, met een minimum salaris van €3.667,97 en een maximum van €5.154,67 bij een fulltime dienstverband.
• Bovenop het salaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van €300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• De mogelijkheid om een deel van je dienstverband thuis te werken, met een thuiswerkvergoeding van €2,45 netto per dag.
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn.
• Een uitstekende kilometervergoeding als je met de auto of de fiets komt.
• Uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen, en krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
• Een laptop en smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken.
• Leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness.

Jouw profiel:

• Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma of werkervaring in een vergelijkbare rol. Een opleiding of werkervaring op juridisch vlak is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre.
• Ervaring met automatiseringssystemen.
• Je kunt goed plannen en organiseren, werkt gestructureerd en zelfstandig, maar vindt samenwerken ook belangrijk.
• Je durft initiatief te nemen en neemt nieuwe informatie snel tot je.
• Een goed relativeringsvermogen en gevoel voor humor zijn belangrijk om in deze functie te slagen.

Over de werkplek:

Je werkt in het team Certificering 2, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Dit is een dynamische omgeving waarin samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en examencommissies belangrijk is. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over het proces? Neem dan contact op met Jacqueline de Moor, Recruiter, 06-14 32 82 34 en via jacqueline.demoor@hu.nl. Heb je vragen over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Monique Kuper, Teamleider, 06-14 35 09 32 en via monique.kuper@hu.nl.

We hebben onze eerste gesprekken gepland op 26 oktober 2026. Een tweede ronde kan onderdeel zijn van de procedure. Wat ons betreft kun je snel starten. We bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.