Commercial Coordinator - Commercial Division

Hotel Okura Amsterdam is een internationaal vijfsterrenhotel. Stap onze wereld binnen en ontdek hoe Oosterse en Westerse invloeden op unieke wijze met elkaar verweven zijn door onze mix van de Japanse en Nederlandse cultuur. Al onze medewerkers zorgen samen voor een voortreffelijke, authentieke service en ervaring voor elke gast. Om dit te realiseren zijn wij op zoek naar een enthousiaste collega om ons Commercial team te versterken. Ben jij organisatorisch sterk, commercieel ingesteld en krijg je energie van het ondersteunen van een dynamisch Sales team? Werk je nauwkeurig, ben je proactief en vind je het leuk om verschillende commerciële activiteiten binnen een luxe hotelomgeving te coördineren? Dan is deze vacature echt iets voor jou!

Als Commercial Coordinator bied je administratieve, organisatorische en operationele ondersteuning aan het Sales team, de Director of Sales en de Commercial Director. Je zorgt ervoor dat commerciële activiteiten soepel verlopen, rapportages en gegevens accuraat worden bijgehouden en verschillende afdelingen binnen het hotel effectief met elkaar samenwerken. In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke schakel binnen het Commercial team. Je ondersteunt de Sales Managers bij uiteenlopende werkzaamheden, van RFP’s, contracten en sales trips tot site inspections en sales events. Daarnaast houd je klantgegevens en commerciële activiteiten zorgvuldig bij en draag je bij aan een professionele en servicegerichte werkomgeving.

Je Hoofdtaken Zullen Zijn:

• Het bieden van dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Sales team, de Director of Sales en Commercial Director, waaronder het voorbereiden van rapportages, presentaties, contracten, agenda’s en overige commerciële documentatie;
• Het ondersteunen van Sales Managers bij RFP’s, contractering, facturatie, sales trips, site inspections en sales events, zowel in de voorbereiding, tijdens als na afloop;
• Het actueel en accuraat bijhouden van klantprofielen, accountinformatie, salesactiviteiten en leads in de relevante systemen;
• Het voorbereiden en onderhouden van commerciële rapportages en ondersteunen bij het monitoren van salesresultaten en doelstellingen;
• Het onderhouden en actualiseren van Sales SOP’s;
• Het ondersteunen van de Revenue afdeling met rate loadings;
• Het beheren van kantoorbenodigdheden, salesmaterialen, giveaways en andere commerciële middelen;
• Het coördineren van facturen en waar nodig opvolgen met Finance en andere relevante afdelingen;
• Het coördineren van trainingsschema’s voor nieuwe Commercial medewerkers en trainees;
• Het ondersteunen bij markt- en concurrentieonderzoek en het delen van relevante informatie met het Sales team;
• Het nauw samenwerken met Marketing en andere hotelafdelingen bij commerciële campagnes en initiatieven;
• Het opbouwen en onderhouden van een goede kennis van de faciliteiten, services, producten en promoties van het hotel, zodat informatie intern en extern correct wordt gecommuniceerd;
• Het opbouwen van sterke relaties met verschillende afdelingen en bijdragen aan een professionele, collegiale en servicegerichte werkomgeving;
• Het proactief anticiperen op de behoeften van het Sales team en bijdragen aan een uitzonderlijke gastervaring.

Wat wij bieden:

• Contract: 1 jaar, mogelijkheid tot verlenging;
• Salaris: Groep 5;
• Bonus: 1 week salaris bij het behalen van het begrote GOP (Gross Operating Profit) en een succesvolle eindejaarsevaluatie;
• 8% vakantiegeld (pro rato);
• 25 vakantiedagen per jaar (pro rato);
• Compensatie voor Nationale feestdagen;
• Opleidings- en trainingsbudget van €1.000;
• Horeca CAO is van toepassing;
• Algemene Pensioen regeling van Horeca en Catering;
• Algemene Nabestaanden pensioen;
• Gezellige personeelsfeesten;
• Aantrekkelijke family en friends rates op overnachtingen bij Hotel Okura Amsterdam;
• Personeelskorting in onze restaurants (20%);
• Tegemoetkoming in reiskosten vanaf 10 km (enkele reis);
• Na het behalen van de proeftijd ontvang je een overnachting met ontbijt cadeau (2 personen).

Wat we vragen:

• Bij voorkeur relevante werkervaring als Sales Coordinator, Sales Administrator, Sales Assistant, Commercial Coordinator of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen een vier- of vijfsterrenhotel, luxe hospitality, travel of een hoogwaardige serviceomgeving is een pré;
• Uitstekend georganiseerd, goed plannen en oog voor detail;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Goed prioriteiten stellen en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd effectief managen;
• Goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Outlook, Word, PowerPoint en Excel;
• Ervaring met CRM-, PMS- of hotelsales-systemen is een pré;
• Proactief, flexibel, betrouwbaar en oplossingsgericht;
• Zelfstandig kunnen werken, maar ook bijdragen aan een sterk en succesvol team;
• Analytische en resultaatgerichte instelling;
• Servicegericht en graag samenwerken met verschillende afdelingen binnen het hotel;
• Vloeiend in Nederlands en/of Engels (mondeling en schriftelijk).