In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het team met HR, financiën en evenementenbeheer met digitale tools.
- Bedrijf: Een innovatieve universiteit die diversiteit en inclusiviteit waardeert.
- Voordelen: Competitief salaris, jaarlijkse vakantiedagen en medische voordelen.
- Overige informatie: Flexibele werktijden en de mogelijkheid om nieuwe technologieën te leren.
- Waarom deze baan: Ontwikkel je vaardigheden in een ondersteunend team met veel groeimogelijkheden.
- Kwalificaties: Bachelor's degree en 3 jaar relevante werkervaring vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
We are seeking an experienced, proactive and tech-savvy administrator om het Office Administration Team te versterken en hoogwaardige ondersteuning te bieden voor ITS. De aangestelde zal samenwerken met collega's op alle niveaus, digitale en AI-ondersteunde tools gebruiken om dagelijkse operaties te stroomlijnen en de samenwerking binnen het CIO en Librarian Office te versterken. Met blootstelling aan human resources, financiën, inkoop, faciliteiten en evenementenbeheer, biedt deze rol een waardevolle kans om zich te ontwikkelen als een veelzijdige administrator binnen een ondersteunend team.
De Rol
- Beheer HR-administratie, inclusief werving, aanstellingen, contractzaken, coördinatie van trainingen en algemene ondersteuning van personeel;
- Ondersteun inkoop- en financiële werkzaamheden, inclusief inkooporders, betalingen, vergoedingen, budgetbewaking, documentatie en rapportage;
- Coördineer administratieve en logistieke ondersteuning voor faciliteiten, afdelings evenementen en kantooractiviteiten;
- Gebruik digitale en AI-ondersteunde tools om rapporten voor te bereiden, gegevens te analyseren en routinematige workflows te stroomlijnen;
- Werk samen met het Library Administration Team ter ondersteuning van evenementen en ander dagelijks administratief werk;
- Voer andere taken uit zoals toegewezen.
*Werken buiten de normale kantooruren kan vereist zijn voor taakgerelateerde evenementen.
Vereisten en Kwaliteiten
- Een Bachelor’s degree met ten minste 3 jaar relevante fulltime werkervaring;
- Een goede beheersing van geschreven en gesproken Engels en Chinees;
- Sterke communicatie-, organisatie- en probleemoplossende vaardigheden, met het vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden;
- Bekwaamheid in Microsoft Office-toepassingen, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
- Praktische ervaring met het gebruik van AI-tools, zoals Microsoft Copilot of vergelijkbare toepassingen, voor opstellen, data-analyse of workflowverbetering, en een open houding ten opzichte van het aannemen van nieuwe technologieën;
- Zelfgemotiveerd, detailgericht en verantwoordelijk, met goede tijdmanagementvaardigheden en het vermogen om meerdere taken zelfstandig te beheren;
- Kennis van geavanceerde digitale tools, zoals Power Platform, Visio, Photoshop of Adobe Illustrator, en ervaring in de tertiaire onderwijssector zou voordelen bieden.
Kandidaten met minder ervaring maar met sterke potentieel kunnen worden overwogen voor aanstelling als Executive Assistant (op de rang van Clerk II).
Wat Wij Bieden
De aanstelling zal worden gedaan op basis van een vast dienstverband voor 2 jaar, en zal zo snel mogelijk beginnen met de mogelijkheid van verlenging, afhankelijk van tevredenstellende prestaties. Een zeer competitief salaris dat overeenkomt met kwalificaties en ervaring zal worden aangeboden, samen met een gratificatie aan het einde van het contract en een bijdrage van de Universiteit aan een pensioenregeling van 10% van het basissalaris. Andere voordelen zijn onder andere jaarlijkse verlof en medische voordelen.
Hoe te Solliciteren
De Universiteit accepteert alleen online sollicitaties voor bovenstaande functie. Aanvragers dienen online te solliciteren op de carrièrewebsite van de Universiteit en een up-to-date CV te uploaden. De beoordeling van aanvragen begint zo snel mogelijk en gaat door tot 31 oktober 2026, of totdat de functie is vervuld, afhankelijk van wat het eerst komt.
De Universiteit is een werkgever die gelijke kansen biedt en zich inzet voor gelijkheid, ethiek, inclusiviteit, diversiteit en transparantie.
Senior Executive Assistant /Executive Assistant (at the rank of Clerk I/II), Office Administration Team in Utrecht werkgever: HKU
Als Senior Executive Assistant binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen krijg je de kans om te werken in een stimulerende academische omgeving die waarde hecht aan samenwerking en professionele groei. We bieden een competitief salaris, uitgebreide medische voordelen en een pensioenregeling, evenals een cultuur die gericht is op ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers. Dit is een unieke kans om bij te dragen aan het onderwijs en onderzoek terwijl je jezelf verder ontwikkelt in een dynamische en inclusieve setting.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Senior Executive Assistant /Executive Assistant (at the rank of Clerk I/II), Office Administration Team in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij HKU die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij HKU kan solliciteren voor de functie van Senior Executive Assistant /Executive Assistant (at the rank of Clerk I/II), Office Administration Team! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Senior Executive Assistant /Executive Assistant (at the rank of Clerk I/II), Office Administration Team in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat HKU drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij HKU
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij HKU.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe HKU medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
