In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de personeels- en salarisadministratie en zorg voor een soepele HR-werking.
- Bedrijf: HKU, dé plek waar kunst en creativiteit samenkomen.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, royale vakantiedagen en unieke secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Overige informatie: Een team dat diversiteit waardeert en samenwerkt aan inclusie.
- Waarom deze baan: Draag bij aan de ontwikkeling van creatieve makers in een inspirerende omgeving.
- Kwalificaties: Mbo-niveau en minimaal 3 jaar ervaring met salarisadministratie.
Het verwachte salaris ligt tussen 3602 - 4595 € per maand.
Achter de schermen bijdragen aan de ontwikkeling van creatieve makers? Bij HKU komen kunst, creativiteit en vernieuwing samen. Als medewerker personeels- en salarisadministratie van het Service Centrum Personeel (SCP) zorg jij ervoor dat de personele zaken goed geregeld zijn. Zo ondersteun je onze medewerkers en leidinggevenden, zodat zij zich kunnen richten op het onderwijs en de ontwikkeling van onze studenten.
Je komt te werken binnen de afdeling HR, bestaande uit elf collega’s. Binnen deze afdeling maak je deel uit van het Service Centrum Personeel (SCP), waarin je samenwerkt met drie directe SCP-collega’s. Het SCP is onder andere verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauw samen met de HR-adviseurs en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers binnen HKU.
In jouw rol als medewerker personeels- en salarisadministratie bij het SCP ligt de nadruk op de salarisadministratie. Samen met de HR-adviseur ondersteun je de directeuren van academies en diensten bij de uitvoering van uiteenlopende HR-processen. Je zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van salarisgegevens en bent daarnaast het aanspreekpunt voor vragen over personele en administratieve zaken.
- Het registreren van mutaties in zowel de personeels- als salarisadministratie in Hr2day (volgens vaste processen);
- Het verzorgen van correspondentie naar aanleiding uit deze mutaties;
- Het mede verzorgen van de maandafsluiting;
- Opmaken wijzigingen arbeidsovereenkomst, addenda en bevestigingsbrieven, enzovoort;
- Het beoordelen en verwerken van door medewerkers ingediende declaraties en vergoedingen;
Helpdeskfunctie voor medewerkers:
- Het ondersteunen van medewerkers bij vragen over HKU en cao-regelingen zoals: verlof, declaraties, overwerk, fietsregeling, thuiswerken, enzovoort;
- Het beantwoorden van vragen over het gebruik van HR2day;
- Het beantwoorden van vragen over salarisbetalingen.
Daarnaast kun je te maken krijgen met andere werkzaamheden binnen het SCP, zoals:
- Verzuimadministratie: Verwerken ziek- en herstelmeldingen; Signaleren en uitvoeren van acties voortvloeiende uit Wet Verbetering Poortwachter; Het aanbrengen van mutaties en ondernemen van acties voortvloeiende uit rapportages van de bedrijfsarts.
- Onboardingproces: Het (mede) verzorgen van uitzetten vacatures via diverse kanalen; Verwerken van de gegevens van nieuwe werknemers in HR2day; Opstellen van arbeidsovereenkomsten.
Je bent zorgvuldig, servicegericht en houdt van aanpakken. Dankzij jouw ervaring en scherpe blik weet je wat er nodig is om HR-processen soepel te laten verlopen. Verder breng je het volgende mee:
- Mbo-opleiding werk- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met salarisadministratie;
- Ervaring met HR-systemen, bij voorkeur met HR2day (of vergelijkbare software);
- Goede communicatieve vaardigheden en een toegankelijke, klantgerichte en proactieve houding;
- Het vermogen om procesmatig te denken en nauwkeurig te werken — je zorgt dat zaken goed én op tijd worden afgerond;
- Een positieve instelling: je bent een teamspeler die verantwoordelijkheid neemt én altijd oog houdt voor verbetering.
Bij ons werk je in een inspirerende omgeving waar creativiteit, technologie en innovatie samenkomen. Je kunt bij ons helemaal jezelf zijn. Het schooljaar kent dynamische piekperiodes waarin we samen de schouders eronder zetten, maar daar staat een royale hoeveelheid vakantiedagen tegenover. Je ontvangt een salaris volgens de cao-hbo (bij een fulltime dienstverband minimaal € 3.601,71 en maximaal € 4.595,29 (schaal 8) en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, een museumjaarkaart/vergoeding Cineville pas, sportvoorziening en fietsplan. Je krijgt een contract voor één jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We geloven dat diversiteit creativiteit versterkt en streven ernaar om de verschillende perspectieven en ervaringen uit de samenleving samen te brengen in onze organisatie. We zetten actief stappen om diversiteit en inclusie te bevorderen en werken samen met organisaties die ons daarbij ondersteunen. Daarnaast organiseren we (interne) evenementen en bijeenkomsten tijdens Keti Koti, Internationale Vrouwendag en varen mee tijdens Pride Utrecht.
Medewerker personeels- en salarisadministratie (0,7/0,8 fte) in Utrecht werkgever: HKU
Als Senior Executive Assistant binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen krijg je de kans om te werken in een stimulerende academische omgeving die waarde hecht aan samenwerking en professionele groei. We bieden een competitief salaris, uitgebreide medische voordelen en een pensioenregeling, evenals een cultuur die gericht is op ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers. Dit is een unieke kans om bij te dragen aan het onderwijs en onderzoek terwijl je jezelf verder ontwikkelt in een dynamische en inclusieve setting.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker personeels- en salarisadministratie (0,7/0,8 fte) in Utrecht kunt binnenhalen
✨Word actief in HR-community's
Zoek naar lokale of online HR-groepen en netwerken. Dit zijn geweldige plekken om in contact te komen met anderen in het veld, ervaringen uit te wisselen en op de hoogte te blijven van de laatste trends. Deel je kennis en leer van anderen; dat maakt je zichtbaar!
✨Bezoek HR-events en conferenties
Neem deel aan HR-conferenties, workshops of netwerkevenementen in jouw omgeving. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om je vaardigheden en kennis te laten zien. Wie weet ontmoet je wel iemand van HKU!
✨Gebruik onze website om te solliciteren
Bij HKU zijn we altijd op zoek naar enthousiaste HR-professionals. Zorg ervoor dat je je sollicitatie via onze website indient, zodat je in onze systemen terechtkomt en je kan laten zien dat je echt geïnteresseerd bent in de rol.
✨Laat je ervaring spreken
Vergeet niet om concrete voorbeelden van je werk en prestaties klaar te hebben. Tijdens gesprekken is het belangrijk om te laten zien wat je hebt bereikt in eerdere functies. Gebruik data en verhalen om je impact te illustreren!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker personeels- en salarisadministratie (0,7/0,8 fte) in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor personeel zien:Schrijf een coverletter waarin je duidelijk maakt waarom je enthousiast bent over HR. Deel persoonlijke ervaringen die je passie voor het menselijk aspect van werk benadrukken. Dit laat ons bij HKU zien dat je niet alleen over vaardigheden beschikt, maar ook echte betrokkenheid toont.
Benadruk je communicatieve vaardigheden:In de HR-wereld zijn sterke communicatieve vaardigheden cruciaal. Zorg ervoor dat je CV en eventuele bijlagen laten zien hoe je in het verleden effectief hebt gecommuniceerd met teams, leidinggevenden en medewerkers. Dit kan via voorbeelden van projecten of successen in eerdere functies.
Toon je kennis van arbeidsrecht en HR-tools:Vermeld specifieke kennis van arbeidsrechten of ervaring met HR-software in je CV. Dit geeft ons een goed beeld van jouw vaardigheden en hoe je een waardevolle aanvulling voor HKU kan zijn. Certificaten of cursussen die je hebt gevolgd zijn hier ook erg relevant!
Een professionele maar persoonlijke aanpak:Als je een CV opmaakt, probeer dan een balans te vinden tussen professionaliteit en een persoonlijke touch. We willen weten wie de persoon achter de ervaring is! Zorg ervoor dat je bij HKU solliciteert via onze website zodat we jouw unieke persoonlijkheid kunnen leren kennen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij HKU
✨Ken je HR-tools en -software
Zorg ervoor dat je goed thuis bent in de tools die veel gebruikt worden in HR, zoals HRIS-systemen of ATS-software. Tijdens je interview bij HKU kunnen ze specifieke vragen stellen over je ervaring met deze systemen, dus bereid je voor om voorbeelden te delen.
✨Weet wat de huidige HR-trends zijn
HR is altijd in beweging, dus wees goed geïnformeerd over de laatste trends zoals thuiswerken en diversiteit op de werkvloer. Bij HKU kan het zijn dat ze willen weten hoe jij deze trends kunt toepassen in de rol als Medewerker personeels- en salarisadministratie (0,7/0,8 fte).
✨Bereid je voor op gedragsvragen
In een HR-rol draait het veel om mensen. Wees voorbereid op gedragsvragen zoals hoe je met lastige situaties omgaat of hoe je de teamdynamiek kunt verbeteren. Gebruik de STAR-methode om je antwoorden gestructureerd te houden.
✨Toon je passie voor mensen en organisatiecultuur
Aangezien dit een fulltime rol is, is het belangrijk dat je laat zien dat je gefocust bent op mensen en organisatiecultuur. Geef aan hoe je de werkplek tot een betere omgeving wilt maken en hoe je dat in het verleden hebt gedaan. Dit kan echt het verschil maken in je gesprek met HKU.
