In één oogopslag
- Taken: Be the go-to person for enquiries and improve user experience in a dynamic office.
- Bedrijf: Join the JUPAS Office, focused on enhancing applicant services.
- Voordelen: Competitive salary, annual leave, and medical benefits.
- Overige informatie: Opportunity for growth in a supportive and innovative environment.
- Waarom deze baan: Make a real impact by improving services for students and parents.
- Kwalificaties: Bachelor's degree and customer service experience required.
De JUPAS Office is op zoek naar een klantgerichte, proactieve en detailgerichte persoon met interesse in serviceverbetering en gebruikerservaring. De aangestelde zal de levering van hoogwaardige informatie- en dienstverleningsdiensten aan aanvragers, ouders, scholen en het publiek ondersteunen via verschillende communicatiekanalen. Naast het afhandelen van vragen, zal de rol bijdragen aan initiatieven voor serviceverbetering door trends te identificeren, terugkerende problemen te analyseren en de verbetering van zelfbedieningsbronnen en digitale communicatieplatforms te ondersteunen.
Belangrijkste Taken
- Behandelen van vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail, aanvraagformulieren, chatbot en andere communicatiekanalen.
- Verstrekken van nauwkeurige, professionele en tijdige informatie met betrekking tot JUPAS-aanvragen, procedures en beleid.
- Onderzoeken en opvolgen van vraaggevallen die coördinatie vereisen met interne teams en externe belanghebbenden.
- Monitoren van vraagtrends, terugkerende vragen en serviceproblemen, en aanbevelingen doen voor verbeteringen aan communicatiematerialen, FAQ's en gebruikersreizen.
- Bijhouden en bijwerken van vraaggidsen, standaardantwoorden, FAQ's en chatbot kennisbronnen.
- Categoriseren en analyseren van vraagdata, hotline-registraties en feedback ter ondersteuning van initiatieven voor serviceverbetering.
- Helpen bij het opstellen van rapporten, statistieken en managementinformatie met betrekking tot informatiediensten en klantbeleving.
- Bijdragen aan communicatie gericht op aanvragers, zelfbedieningsbronnen en projecten ter verbetering van de gebruikerservaring.
- Ondersteunen van dagelijkse website-operaties, inclusief het uploaden en bijwerken van website-inhoud, aankondigingen en bronnen via het Content Management System (CMS).
- Uitvoeren van administratieve en operationele taken zoals toegewezen.
Kwalificaties en Eigenschappen
- Een erkende bacheloropleiding;
- Minimaal twee jaar relevante ervaring in klantenservice, toelatingen, onderwijsadministratie, vraagafhandeling, contactcentrumoperaties of andere functies met belanghebbenden;
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Engels en het Chinees;
- Goede beheersing van Putonghua is een voordeel;
- Sterke interpersoonlijke en probleemoplossende vaardigheden;
- Een klantgerichte mindset en toewijding aan service-excellentie;
- Goede analytische vaardigheden en vertrouwen in het werken met vraagstatistieken en operationele data;
- Bekwaamheid in Microsoft Office-toepassingen en bekendheid met AI-gestuurde productiviteitstools is een voordeel;
- Goede numerieke vaardigheden, aandacht voor detail en IT-vaardigheden;
- Ervaring met vraagbeheersystemen, klantenservice, hotline-operaties of datareporting is een voordeel.
Wat Wij Bieden
Een zeer competitief salaris dat overeenkomt met kwalificaties en ervaring, samen met jaarlijkse vakantiedagen en medische voordelen.
Hoe te Solliciteren
Executive Assistant (at the rank of Clerk II) in Utrecht werkgever: HKU
Als Senior Executive Assistant binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen krijg je de kans om te werken in een stimulerende academische omgeving die waarde hecht aan samenwerking en professionele groei. We bieden een competitief salaris, uitgebreide medische voordelen en een pensioenregeling, evenals een cultuur die gericht is op ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers. Dit is een unieke kans om bij te dragen aan het onderwijs en onderzoek terwijl je jezelf verder ontwikkelt in een dynamische en inclusieve setting.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant (at the rank of Clerk II) in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij HKU die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij HKU kan solliciteren voor de functie van Executive Assistant (at the rank of Clerk II)! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant (at the rank of Clerk II) in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat HKU drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij HKU
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij HKU.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe HKU medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
