In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de planning en organisatie van trainingen, seminars en evenementen.
- Bedrijf: Social Sciences Research Centre met een focus op samenwerking en innovatie.
- Voordelen: Tijdelijke aanstelling met mogelijkheden voor verlenging en professionele groei.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met kansen om je netwerk uit te breiden.
- Waarom deze baan: Maak impact door evenementen te organiseren die kennis delen en verbinden.
- Kwalificaties: Organisatorische vaardigheden en ervaring met evenementenbeheer zijn een plus.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Applications are uitgenodigd voor de aanstelling als Executive Assistant in het Social Sciences Research Centre (SSRC) binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen. De aanstelling is op tijdelijke basis voor 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging afhankelijk van de beschikbaarheid van financiering en tevredenstellende prestaties.
Het Social Sciences Research Centre is op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en verantwoordelijke Executive Assistant ter ondersteuning van de planning, coördinatie en uitvoering van trainingsprogramma's, seminars, workshops, conferenties en andere activiteiten van het Centrum.
Duties and Responsibilities
De aangestelde zal administratieve en operationele ondersteuning bieden aan het Centrum, met een primaire focus op training en evenementorganisatie. Belangrijke taken zijn onder andere:
- Werken aan de planning, coördinatie en implementatie van trainingsprogramma's, workshops, seminars, conferenties, openbare lezingen, studietours en andere SSRC-activiteiten;
- Communiceren met interne eenheden, externe partners, sprekers, deelnemers, leveranciers en dienstverleners;
- Afhandelen van evenementlogistiek, inclusief het boeken van locaties, planning, registratie, uitnodigingen, gastvrijheidsarrangementen, ondersteuning ter plaatse en follow-up na het evenement;
- Voorbereiden van evenementmaterialen, publiciteitsinhoud, programma-overzichten, briefingnotities, rapporten, samenvattingen en andere documentatie;
- Beheren en onderhouden van de sociale mediaplatforms van het Centrum, waaronder Xiaohongshu (RedNote), WeChat en Instagram;
- Ondersteunen van deelnemerscommunicatie, inschrijvingsbeheer, aanwezigheidsregistraties, feedbackverzameling en basisgegevenscompilatie;
- Assisteren bij inkoop, het verzamelen van offertes.
Executive Assistant in Utrecht werkgever: HKU
Als Senior Executive Assistant binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen krijg je de kans om te werken in een stimulerende academische omgeving die waarde hecht aan samenwerking en professionele groei. We bieden een competitief salaris, uitgebreide medische voordelen en een pensioenregeling, evenals een cultuur die gericht is op ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers. Dit is een unieke kans om bij te dragen aan het onderwijs en onderzoek terwijl je jezelf verder ontwikkelt in een dynamische en inclusieve setting.
