In één oogopslag
- Taken: Leid de administratieve functie en zorg voor een efficiënte kantooromgeving.
- Bedrijf: Hikvision, de grootste leverancier van beveiligingsoplossingen ter wereld.
- Voordelen: Competitief salaris, professionele ontwikkeling en een dynamische werkomgeving.
- Overige informatie: Kans om te werken in een internationale omgeving met uitstekende groeimogelijkheden.
- Waarom deze baan: Maak impact door het verbeteren van processen en het ondersteunen van groei.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in administratie en leiderschap.
Het verwachte salaris ligt tussen 54450 - 66550 € per jaar.
De Office Manager is verantwoordelijk voor het leiden van de administratieve functie van het bedrijf en het waarborgen van de efficiënte levering van kantoor- en werkplekservices binnen de organisatie. De rol houdt toezicht op kantooradministratie, faciliteiten, leveranciers, verzekeringen, activa en naleving ter ondersteuning van de verkoop-, opslag- en distributieactiviteiten van het bedrijf in heel Europa. Daarnaast heeft de Office Manager directe verantwoordelijkheid voor het beheer van bedrijfsvoertuigen en bedrijfsappartementen, terwijl hij operationele efficiëntie en continue verbetering bevordert.
Belangrijke Informatie
- Strategische Administratie
- Ontwikkel en voer administratieve strategieën uit die zijn afgestemd op de groei van het bedrijf en operationele behoeften.
- Leid initiatieven voor continue verbetering om de administratieve efficiëntie, servicekwaliteit en werknemerservaring te verbeteren.
- Ondersteun projecten voor bedrijfsexpansie, waaronder kantoorverhuizing, uitbreiding van magazijnen, werkplekplanning en optimalisatie van faciliteiten.
- Identificeer mogelijkheden om administratieve processen te stroomlijnen door digitalisering en best practices.
- Kantoor- en Administratief Beheer
- Leid en overzie de administratieve operaties van het bedrijf en zorg voor consistente, hoogwaardige administratieve diensten.
- Stel administratieve beleidslijnen, procedures en servicenormen vast, implementeer deze en verbeter ze continu.
- Toezicht houden op het Administratieteam door prioriteiten te stellen, middelen toe te wijzen, prestaties te monitoren en effectieve servicelevering te waarborgen.
- Zorg voor administratieve ondersteuning voor alle bedrijfsfuncties door middel van effectieve delegatie en coördinatie.
- Beoordeel en keur administratieve verzoeken, uitgaven en serviceovereenkomsten goed binnen de gedelegeerde autoriteit.
- Oversee de planning en coördinatie van zakelijke reizen, vergaderingen, bedrijfs evenementen, klantbezoeken en bezoekersarrangementen, met uitvoering door het Administratieteam.
- Monitor de servicekwaliteit en implementeer initiatieven voor continue verbetering.
- Cross-functionele Samenwerking
- Werk nauw samen met HR, Financiën, Supply Chain, Verkoop, IT en Magazijnteams ter ondersteuning van bedrijfsoperaties.
- Functie als het primaire aanspreekpunt voor administratieve zaken binnen meerdere afdelingen.
- Coördineer administratieve ondersteuning voor bedrijf brede projecten en operationele initiatieven.
- Werk samen met hoofdkantoor en regionale kantoren om consistente administratieve normen en effectieve communicatie te waarborgen.
- Faciliteit & Werkplekbeheer
- Oversee het beheer van kantoor- en magazijnfaciliteiten om veilige, efficiënte en goed onderhouden werkplekken te waarborgen.
- Leid het Administratieteam en externe dienstverleners bij het leveren van faciliteitsbeheer, onderhoud, schoonmaak, beveiliging en werkplekservices.
- Beheer relaties met verhuurders, vastgoedbeheerders en belangrijke facilitaire dienstverleners.
- Geef managementtoezicht op kantoorrenovaties, magazijnverbeteringen en projecten voor werkplekoptimalisatie.
- Zorg voor naleving van gezondheids-, veiligheids-, milieu- en beveiligingsvereisten op de werkplek.
- Leverancier & Inkoopbeheer
- Leid het beheer van externe leveranciers, aannemers en dienstverleners voor administratieve en facilitaire gerelateerde diensten.
- Oversee leveranciersselectie, offerte beoordeling, contractonderhandelingen en evaluaties van leveranciersprestaties.
- Zorg voor kosteneffectieve inkoop zonder concessies te doen aan de servicekwaliteit.
- Bouw en onderhoud langdurige partnerschappen met belangrijke leveranciers.
- Verzekeringsbeheer
- Beheer de verzekeringsprogramma's van het bedrijf, inclusief eigendommen, voertuigen, openbare aansprakelijkheid, werkgeversaansprakelijkheid en andere toepasselijke verzekeringspolissen.
- Coördineer polisvernieuwingen, dekking beoordelingen en verzekeringsclaims met makelaars en verzekeringsaanbieders.
- Behoud nauwkeurige verzekeringsrecords en zorg voor adequate dekking voor bedrijfsactiva en -operaties.
- Werk nauw samen met Financiën, HR en externe verzekeringspartners om operationele risico's te minimaliseren en de continuïteit van het bedrijf te ondersteunen.
- Activa, Vloot & Bedrijfsappartementbeheer
- Oversee het vaste activabeheer systeem van het bedrijf en zorg ervoor dat nauwkeurige activarecords worden onderhouden door het Administratieteam.
- Neem directe verantwoordelijkheid voor het beheer van de voertuigvloot van het bedrijf, inclusief voertuigallocatie, leasing, registratie, verzekering, onderhoud, vernieuwingsplanning en coördinatie met externe dienstverleners.
- Neem directe verantwoordelijkheid voor het beheer van bedrijfsappartementen, inclusief leasebeheer, bezettingsregelingen, onderhoudscoördinatie, meubel- en apparaatbeheer, en relaties met verhuurders en vastgoedbeheerders.
- Zorg ervoor dat bedrijfsvoertuigen en appartementen efficiënt, kosteneffectief en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid worden beheerd.
- Monitor het gebruik van activa en doe aanbevelingen voor initiatieven voor continue verbetering.
- Budget & Kostenbeheer
- Bereid het jaarlijkse administratiebudget voor en beheer dit.
- Monitor administratieve uitgaven en identificeer mogelijkheden voor kostenoptimalisatie.
- Beoordeel en keur facturen met betrekking tot administratieve diensten goed en monitor servicecontracten.
- Lever initiatieven voor kostenbesparing zonder concessies te doen aan operationele effectiviteit of servicekwaliteit.
- Naleving & Risicobeheer
- Zorg ervoor dat administratieve operaties voldoen aan bedrijfsbeleid en alle toepasselijke lokale wetten en voorschriften.
- Oversee het onderhoud van administratieve records, contracten, licenties en bedrijfsdocumentatie.
- Ondersteun interne en externe audits met betrekking tot administratieve functies.
- Coördineer bedrijfscontinuïteitsplanning en noodresponsprocedures voor kantoor- en magazijnfaciliteiten.
- Bevorder veiligheid op de werkplek en zorg voor naleving van gezondheids- en veiligheidsvereisten.
- Teamleiderschap
- Leid, coach, ontwikkel en motiveer het Administratieteam.
- Stel afdelingsdoelstellingen, KPI's en servicenormen vast.
- Voer prestatiebeoordelingen uit en ondersteun de ontwikkeling van medewerkers en opvolgingsplanning.
- Bevorder een samenwerkende, klantgerichte en continue verbetercultuur.
- Bouw een hoog presterend Administratieteam dat in staat is om de lange termijn groei van het bedrijf te ondersteunen.
Jouw profiel
- Bachelor diploma in Bedrijfskunde, Management of een verwante discipline.
- Minimaal 5 jaar ervaring in administratie, kantoorbeheer, faciliteitenbeheer of bedrijfsdiensten.
- Minimaal 1 jaar leiderschapservaring.
- Ervaring in een internationale handels-, distributie-, logistiek-, productie- of supply chain omgeving is zeer gewenst.
- Sterke kennis van kantooradministratie, faciliteitenbeheer, leveranciersbeheer, verzekeringsadministratie en budgetbeheer.
- Uitstekende leiderschaps-, organisatorische, projectmanagement- en probleemoplossende vaardigheden.
- Sterke communicatie-, onderhandelings- en stakeholdermanagementvaardigheden.
- Vaardigheid in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Ervaring met ERP-systemen is een voordeel.
- Vloeiend in geschreven en gesproken Engels en Chinees, Nederlands is een plus.
Over ons
Hikvision is de grootste leverancier van beveiligingsoplossingen ter wereld.
Office Manager in Hoofddorp werkgever: Hikvision Europe BV
Hikvision is een uitstekende werkgever die zich richt op de groei en ontwikkeling van zijn medewerkers in een dynamische werkomgeving in Hoofddorp. Met een sterke focus op continue verbetering en samenwerking, biedt het bedrijf unieke kansen voor professionele groei en een stimulerende werkcultuur. Werknemers profiteren van een competitief salaris, uitgebreide voordelen en de kans om bij te dragen aan innovatieve projecten binnen de beveiligingssector.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager in Hoofddorp kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Hikvision Europe BV.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Hikvision Europe BV naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Hikvision Europe BV. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager in Hoofddorp te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Office Manager bij Hikvision Europe BV.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Hikvision Europe BV.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Office Manager bij Hikvision Europe BV jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Hikvision Europe BV gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Hikvision Europe BV
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Hikvision Europe BV en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
