In één oogopslag
- Taken: Ondersteun ons team met administratieve taken en zorg voor een soepel verloop van ons kantoor.
- Bedrijf: HGF, een toonaangevend intellectueel eigendom specialist in Europa.
- Voordelen: Voltijd positie met een dynamische werkomgeving en groeimogelijkheden.
- Overige informatie: Een kans om te werken in een professionele omgeving met bekende klanten.
- Waarom deze baan: Word de spil in ons kantoor en maak impact op ons team en onze klanten.
- Kwalificaties: Vloeiend in Nederlands en Engels, met sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 35550 - 43450 € per jaar.
Over HGF
HGF is een van Europa's grootste gespecialiseerde intellectuele eigendomsbedrijven en biedt een volledig geïntegreerde IP-oplossing. Met kantoren in het VK, Ierland, Duitsland, Nederland, Frankrijk, Zwitserland en Oostenrijk, biedt HGF specialistisch technisch en juridisch advies aan zowel grote als kleine bedrijven wereldwijd.
Roldoel:
De Office Administrator biedt de administratieve ondersteuning die nodig is om het kantoor van HGF in Amsterdam effectief te laten functioneren. De rol werkt nauw samen met collega's in het kantoor en biedt dagelijkse administratieve ondersteuning aan het Trade Mark-team waar nodig.
Kantooradministratie & Front of House:
- Functie als eerste aanspreekpunt voor kantoor specifieke e-mails en correspondentie, inclusief kantoorhuur, abonnementen en leveranciersvragen.
- Onderhouden van voorraadniveaus van kantoorbenodigdheden.
- Behandelen van DHL-koeriersleveringen en -afhalingen, verzenddocumenten voorbereiden en zendingen volgen tot aan levering.
- Boeken van vluchten en bijbehorende reizen voor advocaten en collega's volgens het reisbeleid van HGF.
- Beantwoorden van inkomende telefoontjes naar het kantoor en doorverwijzen naar de juiste persoon.
- Ontvangen van bezoekers en cliënten, aanbieden van verfrissingen en zorgen dat vergaderruimtes klaar zijn.
- Verwerken van onkosten via Concur, waarbij ervoor gezorgd wordt dat bonnen en onkosten elke maand worden verwerkt.
Trade Mark administratieve ondersteuning:
- Zorgen dat e-mails en documenten worden opgeslagen in het juiste elektronische bestand en doorgestuurd naar de relevante advocaat of paralegal.
- Facturen finaliseren en rapporten aan cliënten voorbereiden.
- Facturen uploaden naar cliënt e-billing portals.
- Ad-hoc Trade Mark administratieve ondersteuning bieden, inclusief standaard cliëntrapportage, facturen opstellen en documentatie voor nieuwe cliënten voorbereiden.
Gezondheids- en veiligheidscompliance:
Voltooi routine gezondheids- en veiligheidschecklists, rapporteer gevaren en onderhoudsproblemen, en ondersteun de implementatie en follow-up van corrigerende acties om een veilige en conforme werkplek te waarborgen.
Over jou:
Vloeiend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Eerdere ervaring in een kantooradministratie, receptie of facilitaire rol of sterke bewijsvoering van administratieve vaardigheden in een professionele omgeving is gewenst. Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om een gevarieerde werklast te beheren. Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden en een professionele, gastvrije houding. Goede IT-vaardigheden, inclusief Microsoft Office. Ervaring met onkosten- of factureringssystemen zoals Concur is een voordeel. Discretie bij het omgaan met vertrouwelijke cliënt- en bedrijfsinformatie. Proactief en flexibel, met de bereidheid om het team te ondersteunen.
Office Administrator in Amsterdam werkgever: HGF
HGF is een toonaangevende werkgever in de intellectuele eigendomsector, met een sterke focus op teamwork en professionele groei. Werken in ons Amsterdamse kantoor biedt niet alleen een dynamische werkomgeving, maar ook uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en training. Met een cultuur die diversiteit en inclusiviteit waardeert, zorgen we ervoor dat onze medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen in hun rol.
