In één oogopslag
- Taken: Help de gemeente Heerlen met projectmatig werken en zorg voor kwaliteit en structuur.
- Bedrijf: Gemeente Heerlen, een organisatie die bouwt aan de toekomst.
- Voordelen: Competitief salaris, flexibele werktijden, opleidingsmogelijkheden en vitaliteitsregelingen.
- Overige informatie: Word onderdeel van een gedreven team dat samenwerkt aan boeiende projecten.
- Waarom deze baan: Maak impact door processen te verbeteren en bij te dragen aan een betere stad.
- Kwalificaties: Ervaring in procesmatig denken en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 3568 - 5096 € per maand.
Wil jij onze organisatie helpen doorontwikkelen in projectmatig werken met een kwalitatieve en uniforme procesuitvoering? Vanwege uitbreiding en verdere professionalisering van ons team zoeken wij bij de gemeente Heerlen een gedreven Procesbegeleider PMW voor team Projecten. Iemand die strak op de procesmatige kant van projectmatig werken (PMW) zit, structuur en kwaliteit waarborgt, en projectleiders ondersteunt én scherp houdt. Je bent de enige procesbegeleider binnen het team en daarom functioneer je uiterst zelfredzaam. Tegelijkertijd zoek je actief de verbinding met projectleiders, management en stakeholders bij andere teams, zodat je denkt in het organisatie- en niet uitsluitend teambelang.
Wie ben jij? We zoeken een proactieve, nauwkeurige en analytische professional die sterk is in procesmatig denken en structuur weet aan te brengen. Jij bent de kwaliteitsbewaker die doortastend durft op te treden, maar altijd vanuit een ondersteunende en verbindende houding. Daarom heb jij ervaring met:
- Het beoordelen en toetsen van projectintakes op procesafspraken, risico’s en besluitvormingsroutes;
- Het adviseren over procesverbeteringen, standaardisatie, digitalisering, en de inrichting en optimalisatie van werkwijzen;
- Het opzetten, inrichten, beheren en actualiseren van intakecriteria, formats, templates en kwaliteitschecklists en de volledige PMW-documentatiestructuur;
- Het verzamelen en beheren van data t.b.v. portfoliomanagement, forecasting, sturingsdashboards en kwaliteitsreviews;
- Correcte administratieve projectregistratie, besluitvormingsdossiers en naleving van archiefwetgeving.
Daarnaast ben jij iemand die:
- Onafhankelijk en autonoom kan werken, maar altijd de brug weet te slaan naar gebruikers en stakeholders in de organisatie;
- Procesmatig denkt en in één oogopslag structuur, stappen en afhankelijkheden ziet;
- Prettig samenwerkt met projectleiders, management en stakeholders met behoud van een scherpe, onafhankelijke kwaliteitsfocus;
- Communicatief vaardig is: helder uitlegt, voorlichting en procesinformatie geeft en de juiste kritische vragen durft te stellen;
- Organisatorisch en analytisch sterk is, en overzicht bewaart over meerdere complexe processen tegelijk;
- Digitaal vaardig is en snel wegwijs is in systemen, dashboards, sjablonen en digitale archivering.
Aandacht heeft voor de mens achter de medewerker, zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Als Procesbegeleider PMW bewaak, ondersteun en optimaliseer je de procesmatige kant van projectmatig werken. Je bent zowel adviseur als stuurman op de procesroute en fungeert als vraagbaak binnen het team en de organisatie. Jouw takenpakket is verdeeld over de volgende resultaatgebieden:
- Procesadvies & Ondersteuning: Je adviseert zelfstandig over procesverbeteringen, standaardisatie en digitalisering en voert deze ook uit. Je ondersteunt projectleiders bij procesmatige vraagstukken, verzorgt kennisdeling (instructies, handleidingen, workshops) en begeleidt nieuwe collega’s in PMW-procedures en -systemen.
- Administratie & Documentbeheer: Je bewaakt een correcte projectregistratie, complete besluitvormingsdossiers en naleving van archiefwetgeving over meerdere projecten heen. Je treedt op als bronbeheerder, richt de volledige PMW-documentatiestructuur in en zorgt dat iedereen altijd met actuele sjablonen en versies werkt.
- Data & Informatiebeheer: Je verzamelt en beheert projectdata voor het portfolio, forecasting en besluitvormingsprocessen. Je ondersteunt de manager met sturingsdashboards, rapportages en overzichten.
- Intake & Procesbeoordeling: Je voert intakegesprekken met initiatiefnemers, toetst nieuwe meldingen op volledigheid, wenselijkheid, risico’s en processen, en adviseert over de juiste PMW-route. Binnen het thema PMW verzorg je de formele besluitvorming richting College, directie en portefeuillehouder.
- Procesbewaking & Kwaliteitsborging: Je bewaakt de toepassing van PMW-procedures, doorlooptijden, afspraken en de kwaliteit van projectdocumenten. Je beheert bronbestanden, faciliteert intern periodieke kwaliteitsreviews of audits en signaleert afwijkingen en knelpunten richting de manager.
Wat maakt deze rol aantrekkelijk? In deze rol combineer je sturing met ondersteuning: je helpt projectleiders om hun projecten soepel en gestructureerd te laten verlopen, terwijl je tegelijkertijd de bewaker bent van de gemeentelijke kwaliteitsstandaarden. Je krijgt de kans om de professionalisering van projectmatig werken binnen de Gemeente Heerlen actief vorm te geven, processen te digitaliseren en echt het verschil te maken in de organisatorische kwaliteit, transparantie en grip op projecten.
Jouw Team: Je wordt onderdeel van het leukste team projectmanagement van Nederland. Wij zijn een gedreven, ambitieus en divers team van ca. 30 collega’s. Samen bouwen we met veel energie aan de stad en onze organisatie. Wil je meebouwen aan de doorontwikkeling van projectmatig werken binnen onze organisatie? Dit is een kans om samen met je collega’s onze werkprocessen, samenwerking en resultaatgerichtheid naar een hoger niveau te tillen.
Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen. Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken.
Wat krijg je daarvoor terug? Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie van 36 uren. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn. In afwachting van definitieve besluitvorming is het taakprofiel voorlopig ingedeeld in de normfunctie Medewerker Bedrijfsvoering I, schaal 9 met een bruto maandsalaris van minimaal €3.568, - en maximaal €5.096, - (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om meer uren te werken. Daarmee bouw je ADV op. Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten.
Ben je enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan via de button en stuur ons jouw cv en motivatie t.a.v. Jessica Topélen. Je kunt solliciteren tot en met 14 september 2026.
Procesbegeleider projectmatig werken werkgever: Heerlen
De gemeente Heerlen is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de ontwikkeling van haar medewerkers en een positieve werkcultuur bevordert. Met een structurele 36-urige werkweek en een uitgebreid secundair pakket, biedt de gemeente niet alleen een goede werk-privébalans, maar ook volop kansen voor persoonlijke en professionele groei binnen een dynamische omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Procesbegeleider projectmatig werken kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Heerlen!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Heerlen zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Heerlen.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Heerlen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Procesbegeleider projectmatig werken te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Heerlen en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Heerlen. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Heerlen
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Heerlen.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Heerlen kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Heerlen via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
