In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het team met administratieve taken en coördineer verbeterprocessen.
- Bedrijf: Helen Dowling Instituut, een onafhankelijke GGZ-instelling voor mensen met kanker.
- Voordelen: Salaris tussen € 2.735,- en € 3.560,-, flexibele uren en doorgroeimogelijkheden.
- Overige informatie: Dynamische en informele werkomgeving op een prachtige locatie.
- Waarom deze baan: Maak impact in de GGZ en werk samen met een enthousiast team.
- Kwalificaties: HBO-niveau, ervaring in de GGZ en goede communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Het secretariaat is een belangrijke schakel tussen onze cliënten en behandelaren. Samen met je team zorg je ervoor dat de administratieve afhandeling rondom de behandeling van onze cliënten optimaal en geruisloos verloopt. Denk daarbij aan het inplannen of wijzigen van afspraken, aanmaken van cliëntendossiers, faciliteren van therapiegroepen, beantwoorden van e-mails en het te woord staan van cliënten.
In deze rol ben je grotendeels onderdeel van het team en doe je hetzelfde werk als je 5 collega’s, daarnaast vervul je een aantal overstijgende taken. Je bent aanspreekpunt richting de directie namens het team, houdt overzicht over de dagelijkse gang van zaken en geeft sturing aan de verbetering van interne werkprocessen. Je signaleert waar het beter kan, zet verbeteringen in gang en legt afspraken en werkwijzen vast op papier, zodat het team een eenduidige manier van werken heeft.
Je bent daarmee geen leidinggevende: personeelsplanning/bezetting, functioneringsgesprekken en ziekmeldingen/casemanager horen niet bij deze rol en zijn elders belegd. Wel is er, als je hierin doorgroeit, op termijn perspectief om door te groeien naar een rol met meer coördinerende verantwoordelijkheid.
Je fungeert als schakel tussen het secretariaat en andere afdelingen en bewaakt de samenhang in de dagelijkse praktijk. Je haalt op wat er speelt in het team, brengt dit samen en vertaalt het naar concrete verbetervoorstellen; de uiteindelijke besluitvorming en aansturing blijven bij de daarvoor aangewezen leidinggevende.
Je standplaats is Bilthoven. Incidenteel werk je op onze locaties in Arnhem of Utrecht.
We gaan graag in gesprek met je als je:
- een enthousiaste en stressbestendige collega bent die klantgericht en tactvol is naar cliënten, collega’s en donateurs;
- graag samenwerkt in teamverband en oog hebt voor de belangen en werkwijze van je collega’s, zonder jezelf boven het team te plaatsen;
- niet wacht op een opdracht, maar het werk ziet liggen en uit bent op verbetering;
- een collega bent met oog voor proces en structuur, die zaken graag concreet en op papier zet, zonder dat dit een leidinggevende functie is;
- ervaring hebt met werken in de GGZ;
- denkt en handelt op hbo-niveau, uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid hebt en goed overweg kan met de Microsoft Office-programma’s.
Dit bieden wij jou:
- Een salaris conform CAO GGZ schaal FWG 35, tussen de € 2.735,- en € 3.560,-. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring;
- Een functie voor 24-32 uur per week, bij voorkeur beschikbaar op donderdag en vrijdag;
- Vooruitzicht op een vaste aanstelling als de match klopt;
- Perspectief om op termijn door te groeien naar een rol met meer coördinerende verantwoordelijkheid;
- Enthousiaste en gemotiveerde collega’s;
- Een dynamische, informele en fijne werkplek op een prachtige locatie.
Het Helen Dowling Instituut (HDI) is een onafhankelijke GGZ-instelling voor mensen met kanker en hun naasten. Onze onafhankelijkheid stelt ons in staat om op eigen wijze te werken en keuzes te maken die het beste zijn voor onze cliënten. Volledig in lijn met onze kernwaarden: toonaangevend, op eigen wijze en met aandacht. Wij zijn gevestigd in Bilthoven, Arnhem, Utrecht en Nijmegen.
De sollicitatieprocedure
Naast een kennismakingsgesprek vragen we je een korte praktijkcasus voor te bereiden of een korte presentatie te geven, waarin je laat zien hoe je in de praktijk met verbeterpunten of een concrete situatie zou omgaan. Dit geeft ons beiden een goed beeld van hoe je denkt en werkt. Het bellen van een referent en het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure.
Informatie 24 – 32 uur per week In overleg
Secretaresse met coördinerende taken in Nijmegen werkgever: HDI
Het Helen Dowling Instituut biedt een stimulerende werkomgeving waar je als Secretaresse met coördinerende taken een cruciale rol speelt in het ondersteunen van cliënten en behandelaren. Met een focus op samenwerking en verbetering, krijg je de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een dynamisch team dat zich inzet voor de geestelijke gezondheidszorg. Bovendien geniet je van een informele werkcultuur op een prachtige locatie in Bilthoven, met mogelijkheden voor persoonlijke groei en een vaste aanstelling bij een goede match.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaresse met coördinerende taken in Nijmegen kunt binnenhalen
✨Ontdek lokale zorggemeenschappen
In de wereld van gezondheidswetenschappen en administratie is het super waardevol om networking te doen binnen lokale zorggemeenschappen. Bezoek bijeenkomsten, conferenties of workshops in jouw regio waar professionals uit de sector samenkomen. Dit is een geweldige manier om contacten te leggen en misschien zelfs een kijkje te nemen bij organisaties die parttime medewerkers zoeken.
✨Ga voor stage- of praktijkervaring
De gezondheidswetenschappen zijn altijd op zoek naar nieuwe talenten. Overweeg om je in te schrijven voor een stage of praktijkervaring die aansluit bij je interesses. Veel organisaties bieden parttime mogelijkheden die perfect zijn voor studenten of starters en je kunt misschien een voet tussen de deur krijgen bij een bedrijf dat jou aanspreekt.
✨Wees zichtbaar op sociale media
Gebruik platforms zoals LinkedIn om je expertise in gezondheidswetenschappen en administratie te delen. Post regelmatig interessante artikelen, stel vragen of reageer op discussies in relevante groepen. Dit vergroot je zichtbaarheid en kan je helpen om de aandacht van recruiters te trekken.
✨Solliciteer via onze website!
Vergeet niet om onze website in de gaten te houden voor parttime mogelijkheden in jouw interessegebied. We willen je aanmoedigen om te solliciteren! Je vindt daar een scala aan vacatures in de gezondheidswetenschappen en administratie, en misschien staat jouw ideale rol wel tussen de openstaande functies.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaresse met coördinerende taken in Nijmegen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Maak je CV relevant voor de gezondheidswetenschappen:Zorg ervoor dat je CV een duidelijke focus heeft op je opleiding en ervaring binnen gezondheidswetenschappen en administratie. Vermeld specifieke vakken, projecten of stages die aansluiten bij de rol bij HDI. Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden meebrengt!
Je motivatie is key:In je sollicitatiebrief is het belangrijk om uit te leggen waarom je geïnteresseerd bent in deze rol en hoe je jezelf ziet groeien binnen HDI. Leg de nadruk op je leergierigheid en je enthousiasme om bij te dragen aan de gezondheidszorg, vooral omdat je parttime gaat werken. Dat maakt je aanvraag uniek!
Vergeet je certificaten niet:Heb je relevante certificaten of extra cursussen gevolgd die je kennis over gezondheidswetenschappen en administratie aantonen? Voeg deze toe aan je aanvraag. Het laat je toewijding en expertise zien, wat een groot pluspunt is voor ons bij HDI!
Flexibiliteit in je beschikbaarheid:Bij een parttime functie is het essentieel om je beschikbaarheid helder te communiceren. Laat in je sollicitatie weten op welke dagen en tijden je kunt werken. Dit geeft ons een goed overzicht van hoe we jou kunnen inzetten en versterkt je aanvraag.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij HDI
✨Ken je vakgebied en trends
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen binnen gezondheidswetenschappen en -administratie. Dit kan variëren van wet- en regelgeving tot recente studies. Laat zien dat je geïnteresseerd bent in de impact van deze veranderingen op de sector en hoe jouw rol hierin past.
✨Praktische ervaring delen
Als je al tijdens je studie of een eerdere stage ervaring hebt opgedaan, zorg dan dat je dit kunt delen. Vertel over specifieke situaties waarin je administratieve taken hebt uitgevoerd of waarbij je gezondheidsdata hebt geanalyseerd. Dit toont niet alleen je vaardigheden aan maar ook je voorbereiding op de rol.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid
Omdat het een parttime functie is, wees voorbereid om je flexibiliteit te benadrukken. Werkgevers willen weten dat je beschikbaar bent op de tijden die zij nodig hebben. Denk na over je beschikbare uren en hoe je deze het beste kunt afstemmen op hun behoefte.
✨Technische vaardigheden en tools
Je kunt vragen verwachten over specifieke software of systemen die vaak in de gezondheidsadministratie worden gebruikt, zoals elektronische patiëntendossiers of databases. Zorg dat je hierover kunt praten en eventueel voorbeelden geeft van hoe je deze tools hebt gebruikt in eerdere projecten of stages.
