Managementassistent & Office Coördinator in Amsterdam

Ga jij aan de slag als Managementassistent & Office Coördinator? Ben jij iemand die graag organiseert, overzicht houdt en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen? Voor een creatieve retailorganisatie in Amsterdam zoeken we een Managementassistent & Office Coördinator die de directie ondersteunt en uiteenlopende praktische en organisatorische werkzaamheden oppakt. Je start met 20 tot 24 uur per week, met de mogelijkheid om het aantal uren op termijn uit te breiden. Het salaris ligt tussen €3.000 en €4.000 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring.

Je komt terecht bij een ondernemende retailorganisatie met meerdere vestigingen. De organisatie heeft een informele werksfeer, korte lijnen en een directie die volop bezig is met de dagelijkse bedrijfsvoering en verdere ontwikkeling. Er gebeurt veel tegelijk. Jij helpt de directie om hierin overzicht te houden en zorgt dat praktische zaken goed worden geregeld.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt twee directieleden bij hun dagelijkse werkzaamheden.
• Je beheert agenda's, organiseert afspraken, bereidt overleggen voor en houdt bij welke acties nog openstaan.
• Je denkt vooruit en signaleert wanneer iets aandacht nodig heeft.
• Daarnaast ben je betrokken bij verschillende organisatorische werkzaamheden binnen de vestigingen.
• Je schakelt met medewerkers, leidinggevenden, leveranciers en externe partijen en zorgt dat vragen en verzoeken worden opgevolgd.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Beheren van agenda's, afspraken en planningen voor de directie.
• Voorbereiden van overleggen en bijhouden van actiepunten en deadlines.
• Ondersteunen bij personeelszaken, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, introductie van nieuwe medewerkers en trainingen.
• Contact onderhouden met de externe HR-adviseur over praktische HR-werkzaamheden.
• Coördineren van onderhoud, reparaties, bestellingen en leverancierscontacten.
• Offertes opvragen en bewaken dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd.
• Ondersteunen bij de organisatie van evenementen, campagnes en andere activiteiten.
• Bijhouden en opvolgen van aanvragen, boekingen en contacten met externe partijen.
• Administratieve werkzaamheden uitvoeren en informatie overzichtelijk vastleggen.

Je hoeft niet overal zelf een oplossing voor te bedenken. Wel zorg je dat duidelijk is wie iets oppakt, wanneer het moet gebeuren en of het daadwerkelijk is afgerond.

Wat krijg je ervoor terug?

• Je krijgt een afwisselende parttime functie binnen een creatieve en ondernemende organisatie.
• Je werkt nauw samen met de directie en hebt contact met verschillende collega's en externe partijen.
• Salaris van €3.000 tot €4.000 bruto per maand op basis van 40 uur.
• Een dienstverband van 20 tot 24 uur per week om mee te starten.
• Mogelijkheid om het aantal uren op termijn uit te breiden.
• Een zelfstandige, ondersteunende functie met afwisselende werkzaamheden.
• Direct contact met de directie en verschillende vestigingen.
• Een informele werkomgeving met korte communicatielijnen.
• Ruimte om werkzaamheden praktisch en efficiënt te organiseren.

Wat breng je mee?

• We zoeken een ervaren en praktische organisator die het leuk vindt om anderen te ondersteunen.
• Dit is belangrijk: MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementassistent, officemedewerker, directieassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je kunt goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd.
• Je communiceert prettig en duidelijk met verschillende mensen.
• Je durft collega's en externe partijen aan afspraken te herinneren.
• Je bent handig met digitale agenda's, documenten en administratieve systemen.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Mooi meegenomen:

• Ervaring binnen retail of een organisatie met meerdere vestigingen.
• Ervaring met praktische HR-ondersteuning.
• Ervaring met leverancierscontacten en facilitaire werkzaamheden.
• Ervaring met het ondersteunen van een ondernemer of directie.

Je hoeft geen specialist te zijn op het gebied van HR, marketing of bedrijfsvoering. Ook hoef je geen leidinggevende ambities te hebben. We zoeken vooral iemand die plezier haalt uit organiseren, regelen en ondersteunen en die graag een betrouwbare spil binnen de organisatie wordt.

Interesse in deze rol? Neem contact op met Helena Voss Peperkamp via 06) 57 47 14 44 of hmvoss@greenmonkeys.nl.