Office Manager (m/f/d) (parttime) in Houten

Als Office Manager ben je de cruciale kracht die ons levendige, internationale kantoor soepel laat draaien! Als een georganiseerde, proactieve en charismatische professional maak je deel uit van ons moderne, groeiende team. Je bent het verwelkomende gezicht van ons bedrijf en de organisatorische mastermind achter de schermen, die zorgt voor een naadloze ervaring voor collega's en bezoekers.

Dit is een parttime functie (20 uur per week), met flexibiliteit terwijl je een sleutelrol speelt in het dagelijkse succes van ons kantoor.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Het Hart van het Kantoor: Dien als het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en externe partners. Fungeer als de belangrijkste schakel met onze co-working ruimte om de toegang voor medewerkers, bezoekersregelingen, reserveringen van vergaderruimtes, koeriers- en postdiensten en dagelijkse kantoorbehoeften te coördineren.
• Operationele Uitmuntendheid: Toezicht houden op de dagelijkse kantooroperaties, proactief het voorraadniveau en kantoorbenodigdheden beheren, bestellingen plaatsen en volgen, onkosten verwerken, facilitaire contracten en onderhoudsinterventies coördineren, en ervoor zorgen dat de werkruimte te allen tijde professioneel, functioneel en gastvrij blijft.
• Reisarrangementen: Coördineer end-to-end zakelijke reizen, inclusief vluchten, accommodatie, grondtransport en het beheer van reisplannen.
• Financiële Administratieve Ondersteuning: Ondersteun de dagelijkse financiële administratie, inclusief het verwerken van onkostenrapporten, het bijhouden van uitgaven ten opzichte van het budget, en coördineren met externe leveranciers en dienstverleners.
• Evenementcoördinatie: Plan en organiseer interne vergaderingen, team evenementen en bedrijfsactiviteiten, en zorg voor een naadloze uitvoering en een positieve werknemerservaring.
• Onboarding Ondersteuning: Wees het eerste gezicht dat onze nieuwe medewerkers begroet op hun eerste dag en help hen op weg met hun leertraject.

Jouw interesse en vaardigheden:

• Een proactieve professional met een relevante bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring; een achtergrond in office management, hospitality, bedrijfsadministratie of werkplekoperaties is een plus.
• 2-3 jaar ervaring in office management, werkplekoperaties of een vergelijkbare administratieve rol.
• Eerdere ervaring in een snelgroeiende technologie-, scale-up- of startupomgeving is een voordeel.
• Vloeiende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, met het vermogen om sterke relaties op te bouwen op alle niveaus van de organisatie.
• Uitzonderlijke organisatorische, tijdmanagement- en probleemoplossende vaardigheden, met een proactieve, detailgerichte aanpak voor het effectief beheren van meerdere prioriteiten, projecten en operationele uitdagingen.
• Bekwaamheid in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint en Word) en ervaring met samenwerkings- en productiviteits-tools zoals Microsoft Teams.
• Ervaring met het beheren van leveranciers, verkopers en werkplekserviceproviders, met sterke follow-through en stakeholdermanagementvaardigheden.
• Een klantgerichte mindset en een oprechte passie voor het creëren van een uitzonderlijke werkplek en werknemerservaring.
• Hoog niveau van discretie en professionaliteit bij het omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

Wat wij bieden:

Wij verwelkomen je graag in een internationaal en multicultureel bedrijf dat al meer dan 30 jaar actief is en elke 5 jaar verdubbelt in omvang. Groei is onze tweede naam, terwijl we sterk vasthouden aan onze horizontale en open bedrijfscultuur. Bij Sofico geloven we dat geweldige ideeën vaak beginnen met een goed kopje koffie. Natuurlijk zijn water en andere verfrissingen ook altijd beschikbaar. Buiten het werk hechten we veel waarde aan verbinding als team door middel van verschillende sociale evenementen, waaronder borrels, BBQ's, familiedagen, bedrijfsweekenden of een walking dinner met het hele bedrijf. Je werkt vanuit ons moderne, state-of-the-art kantoor, dat gemakkelijk bereikbaar is. In ruil voor jouw toewijding en bijdragen bieden we een uitgebreid salarispakket.