Medewerker Receptie & Organisatieservice in Zeist

Organisatie Vogelbescherming Nederland zet zich in voor de bescherming van wilde vogels en hun leefgebieden, zowel in Nederland als wereldwijd. Sinds onze oprichting in 1899 zijn we uitgegroeid tot dé organisatie in Nederland voor de bescherming van vogels, als onderdeel van BirdLife International. Door projecten als de Nationale Tuinvogeltelling, Beleef de Lente en Wij & Wadvogels betrekken we miljoenen mensen bij onze missie om vogels en natuur een toekomst te geven.

In deze veelzijdige rol ben jij het eerste aanspreekpunt bij de receptie én de praktische spil in de dagelijkse kantoororganisatie. Je zorgt dat bezoekers zich welkom voelen, collega’s goed worden geholpen en facilitaire en kantoor gerelateerde zaken soepel verlopen. Onderdeel van je takenpakket zijn werkzaamheden waarmee je ook verschillende teams ondersteunt. Je ziet wat er moet gebeuren, houdt overzicht, signaleert knelpunten en neemt eigenaarschap. Soms pak je zaken zelf op, soms zorg je ervoor dat anderen in beweging komen. Daarbij blijf je rustig, professioneel en oplossingsgericht, ook als het druk is.

Concreet betekent dit dat je:

• een werkplek hebt bij de receptie, waar je telefoonverkeer regelt, gasten en leveranciers ontvangt, pakketten aanneemt en zorgt voor een representatieve ontvangstruimte;
• hét visitekaartje bent voor gasten, bezoekers, vrijwilligers, leveranciers en collega’s;
• er samen met je team voor zorgt dat de receptie, vergaderruimtes en algemene kantoorruimtes praktisch, netjes en gastvrij georganiseerd zijn;
• facilitaire en kantoor gerelateerde knelpunten signaleert en zorgt voor een passende opvolging;
• de coördinatie verzorgt van kantoorbenodigdheden, post, leveringen, voorraden, bestellingen en kleine facilitaire werkzaamheden;
• ondersteunende werkzaamheden verricht voor teams, waarmee je hen kunt ontzorgen;
• praktische en organisatorische vragen oppakt, zoals post, telefoonafhandeling, vergaderfaciliteiten, bestellingen, catering en interne bijeenkomsten;
• de praktische organisatie rondom presentaties, bijeenkomsten en borrels regelt, van ruimte en catering tot ontvangst en materialen;
• meedenkt over het verbeteren en vastleggen van werkwijzen en werkafspraken;
• contact onderhoudt met leveranciers en collega’s en de opvolging van gemaakte afspraken bewaakt;
• overzicht houdt, prioriteiten stelt en anderen op een prettige manier in beweging brengt wanneer dat nodig is.

We zoeken een klantvriendelijke en enthousiaste collega met een dienstverlenende instelling en een hart voor vogels en natuur. Je voelt je thuis in een organisatie met een maatschappelijke missie en krijgt energie van orde, overzicht en een prettige werkomgeving. Je ziet wat er moet gebeuren, neemt verantwoordelijkheid en haalt voldoening uit het goed organiseren van zaken.

Je bent vrolijk, flexibel en praktisch ingesteld, maar ook kritisch genoeg om door te vragen en verbeteringen voor te stellen. Je neemt initiatief, wacht niet af en denkt in oplossingen. Daarbij kun je goed omgaan met verschillende mensen en belangen. Ook als het druk is of wanneer zaken niet direct lopen zoals gepland, blijf je rustig, vriendelijk en professioneel. Je communiceert helder en tactvol, spreekt mensen waar nodig aan op gemaakte afspraken en houdt altijd oog voor de samenwerking.

Voor deze leuke en uitdagende baan heb je:

• mbo+ werk- en denkniveau;
• aantoonbare ervaring met receptie-, facilitaire, secretariële of organisatorische werkzaamheden;
• uitstekende mondelinge, schriftelijke en telefonische communicatievaardigheden;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• organisatiesensitiviteit en het vermogen om goed om te gaan met verschillende persoonlijkheden en belangen;
• eigenaarschap en initiatief: je ziet wat nodig is en pakt dit zelfstandig op;
• het vermogen om meerdere werkzaamheden tegelijk te organiseren, prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren;
• een praktische en oplossingsgerichte instelling, waarbij je niet bang bent om zelf de handen uit de mouwen te steken;
• stevigheid en tact: je blijft vriendelijk en professioneel, ook wanneer je anderen moet aanspreken of achter afspraken aan moet gaan;
• goede digitale vaardigheden, waaronder goede kennis van Microsoft 365-applicaties en ervaring met Teams.

Deze functie past bij iemand die graag ontzorgt, makkelijk schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden en er plezier in heeft om ervoor te zorgen dat collega's, bezoekers en vrijwilligers zich welkom voelen en alles achter de schermen goed geregeld is.

Wij vinden het belangrijk om iedereen die bij ons werkt de ruimte te geven om zichzelf te zijn, want iedereen heeft een unieke achtergrond, persoonlijkheid, perspectief en kwaliteiten.

Een leuke en interessante baan in een betrokken organisatie met veel kennis, enthousiasme, inspiratie en doorzettingsvermogen, waarin je bijdraagt aan het behoud van de natuur en aan een leefbare wereld. Er is een prettige en informele werksfeer met korte lijnen en gedreven collega’s, die het beschermen van vogels en de natuur belangrijk vinden.

Je krijgt bij ons een jaarcontract. De functie is voor 24 uur per week en is ingeschaald in schaal 7 van de salarisschalen van Vogelbescherming Nederland. Het geboden salaris ligt tussen min € 2.960,48 en max € 3.858,63 bruto, op basis van 40 uur, afhankelijk van je relevante kennis en ervaring. Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Beloning: vakantiegeld, eindejaarsuitkering en personeelskorting op veel producten in onze winkel.
• Zekerheid: pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• Verlof & flexibiliteit: mogelijkheid om extra vakantiedagen bij te kopen.
• Faciliteiten: laptop en mobiele telefoon/vergoeding, moderne werkplek in Zeist.
• Ontwikkeling: mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling.
• Welzijn & groei: inzetbaarheidsbudget en ruimte voor eigen inbreng en initiatief.

Gezien de aard van deze functie, zal deze op ons mooie kantoor in Zeist ingevuld worden.

Wij vinden het belangrijk de betrouwbaarheid, professionaliteit en integriteit van onze organisatie en (toekomstige) werknemers te waarborgen. Screening op integriteit kan daarom onderdeel zijn van ons selectieproces.