Medewerker Secretariaat in De Bilt

Stichting Utrechts Landschap is sinds 1927 dé beschermer van natuur en monumentaal erfgoed in de provincie Utrecht. Bij Utrechts Landschap werken ruim 60 medewerkers en daarnaast een groot aantal vrijwilligers. Verspreid door de provincie hebben we een grote variatie aan natuur en erfgoed in eigendom. We zijn dus letterlijk dichtbij veel Utrechters. Het merendeel van onze prachtige natuurgebieden is toegankelijk voor bezoekers. Daarnaast hebben we belangrijk monumentaal erfgoed onder onze hoede: meerdere landgoederen met opstallen, 23 werkende molens en Kasteel Loenersloot.

Voor de afdeling Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een Medewerker secretariaat (24 uur per week).

Taken

• Als medewerker secretariaat ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers en externe contacten.
• Je ondersteunt afdelingen, projecten en leidinggevenden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied.
• Je zorgt samen met je collega’s voor een goede bezetting van het secretariaat tijdens kantoortijden.
• Je ontvangt gasten op Landgoed Oostbroek en staat mensen vriendelijk en professioneel te woord via telefoon en e-mail.
• Je plant afspraken, verzorgt de inkomende en uitgaande post, maakt brieven op en helpt bij mailingen, acties en evenementen.
• Binnen het facilitaire aandachtsgebied voer je zelfstandig routinematige werkzaamheden uit, zoals het bestellen van kantoor- en facilitaire benodigdheden.
• Bij afwezigheid van de huismeester verzorg je de vergaderzalen en keuken.
• Je houdt overzicht, stemt de voortgang af, signaleert knelpunten en lost veelvoorkomende problemen waar mogelijk zelf op.
• Wanneer dat nodig is, schakel je het afdelingshoofd Bedrijfsvoering in.

Functie-eisen en profiel

• Je hebt mbo werk- en denkniveau (niveau 3 of 4), bij voorkeur aangevuld met een secretariële of administratieve opleiding.
• Je beschikt over secretarieel-administratieve en facilitaire vakkennis en hebt bij voorkeur enkele jaren relevante werkervaring.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd, neemt initiatief en houdt overzicht.
• Je bent klantgericht, dienstverlenend en betrouwbaar en werkt graag samen met collega’s en vrijwilligers.
• Je kunt goed plannen en organiseren, stelt gemakkelijk prioriteiten en blijft flexibel wanneer werkzaamheden veranderen.
• Je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en staat interne en externe contacten vriendelijk en professioneel te woord.
• Je hebt gedegen kennis van Microsoft Office en gevoel voor organisatorische en functionele verhoudingen.
• Je woont bij voorkeur in de provincie Utrecht.
• Je hebt een groen hart en voelt je verbonden met natuur, erfgoed en landschap.

Ons aanbod

• De mogelijkheid om bij een organisatie te werken die opkomt voor de belangen van de natuur en het erfgoed in de provincie Utrecht.
• Een plek waar je de ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en het beste uit jezelf te halen.
• Een aanstelling voor één jaar die bij goed functioneren wordt verlengd voor onbepaalde tijd.
• De allermooiste plek om te werken: op Landgoed Oostbroek midden in het groen, pal naast Science Park Utrecht.
• Je wordt collega van ongeveer 65 enorm betrokken medewerkers en bijna 800 enthousiaste vrijwilligers.
• Inschaling in schaal 4 volgens de Raam‑cao Bos en Natuur deel Landschappen (minimaal € 3.137,49 tot maximaal € 3.776,48 bruto per maand bij een 37-urige werkweek).

Informeren en solliciteren

Heb je belangstelling? Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Fendi Vos, Interim Afdelingshoofd Bedrijfsvoering, via 030-220 55 55 of via f.vos@utrechtslandschap.nl. Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.