In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en organiseer belangrijke overleggen voor de directeur Bedrijfsvoering.
- Bedrijf: Universiteit van Amsterdam, een internationale en academische omgeving.
- Voordelen: Flexibele uren, 232 vakantie-uren, en goede ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Werken met betrokken collega's in een inspirerende setting op het Amsterdam Science Park.
- Waarom deze baan: Breng rust in een dynamische omgeving en maak impact op onderwijs en onderzoek.
- Kwalificaties: Ervaring als managementassistent en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
- Managementassistent directeur Bedrijfsvoering
- Universiteit van Amsterdam | Faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica
Jij brengt rust waar veel tegelijk gebeurt.
Voor de directeur Bedrijfsvoering van de FNWI zoeken wij een ervaren managementassistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat afspraken, overleggen en acties soepel verlopen.
Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering iedere dag samenkomen.
Ben jij organisatiesensitief, discreet en sterk in regelen?
En vind je het leuk om op bestuurlijk niveau te schakelen met verschillende mensen en belangen?
Dan maken we graag kennis met je.
Over de organisatie
De Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica is onderdeel van de Universiteit van Amsterdam.
Binnen de FNWI werken ongeveer 1.800 medewerkers aan onderwijs, onderzoek en ondersteunende dienstverlening voor circa 8.000 studenten.
Van elementaire deeltjes en het ontstaan van het universum tot de werking van het brein, nieuwsgierigheid en samenwerking vormen de basis.
Je wordt onderdeel van het bestuurssecretariaat dat bestaat uit een vijf collega's inclusief de teamleider.
Dit team ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het faculteitsbureau.
Binnen het team heeft ieder een eigen aandachtsgebied, wordt nauw samengewerkt en nemen collega's werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.
Jouw rol
Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering.
Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint.
Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen.
Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega's op.
- Wat ga je doen
- Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.
- Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.
- Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.
- Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.
- Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
- Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier.
- Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.
- Wat breng jij mee
Jij hebt een vooruitziende blik.
Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig.
Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.
- Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.
- Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken.
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.
- Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
- Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Wat kun je verwachten
Je krijgt een veelzijdige functie binnen een academische en internationale werkomgeving waar eigen initiatief wordt gewaardeerd.
Je werkt met betrokken collega's die hard werken, elkaar helpen en oog hebben voor de mens achter het werk.
- Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.
- De functie valt onder UFO-profiel Management/Office-Assistent en schaal 8 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring.
- 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan
- 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.
- Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.
- 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Een pensioen bij ABP, waar de Uv A voor tweederde aan bijdraagt.
- Een inspirerende werkplek op het Amsterdam Science Park.
- Interesse
Ben jij de managementassistent die vooruitdenkt, rust brengt en ervoor zorgt dat de directeur Bedrijfsvoering en het team optimaal kunnen functioneren?
Reageer dan met je cv en motivatie.
Gewoon Jans vertelt je graag meer over de functie, het team en de sollicitatieprocedure.
Managementassistent in Amsterdam werkgever: Gewoon Jans
Stichting Het Sticht is een uitstekende werkgever die zich richt op goed onderwijs en een sterke organisatie. Met een focus op samenwerking, ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid biedt de organisatie een prettige werkomgeving met korte lijnen en betrokken collega's. Je krijgt veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief, wat bijdraagt aan jouw persoonlijke groei en de impact die je maakt in het onderwijs.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementassistent in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Gewoon Jans.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Gewoon Jans naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Gewoon Jans. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementassistent in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Managementassistent bij Gewoon Jans.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Gewoon Jans.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Managementassistent bij Gewoon Jans jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Gewoon Jans gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gewoon Jans
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Gewoon Jans en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
