In één oogopslag
- Taken: Verbeter de kwaliteit van managementondersteuning en versterk samenwerking binnen gemeente Zwolle.
- Bedrijf: Gemeente Zwolle, een betrokken en collegiale organisatie.
- Voordelen: Hybride werken, opleidingsbudget en een goed salaris met extra voordelen.
- Overige informatie: Kans om een nieuwe rol vorm te geven en bij te dragen aan de stad.
- Waarom deze baan: Maak impact op de dienstverlening en ontwikkel jezelf in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: Hbo werk- en denkniveau en ervaring met procesverbetering.
Het verwachte salaris ligt tussen 2925 - 3575 € per maand.
Je team / afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten en ondersteunende professionals. Zij werken binnen verschillende afdelingen en domeinen van gemeente Zwolle. Als kwaliteitsadviseur werk je niet voor één secretariaat, maar juist voor en mét alle secretariaten. We zoeken iemand die het team aanvult met verbinding, structuur en verbeterkracht. Iemand die collega’s helpt zonder het werk over te nemen, makkelijk contact legt en mensen weet mee te nemen in een gezamenlijke werkwijze.
Top verzorgt de managementondersteuning voor leidinggevenden en afdelingen binnen gemeente Zwolle. Denk aan agenda- en mailboxbeheer, informatievoorziening, procesondersteuning en organisatorische ondersteuning. De uitdaging is om deze dienstverlening klaar te maken voor de toekomst. Top-Services wil de samenwerking tussen secretariaten versterken, werkprocessen eenduidiger maken, kennis beter delen en de continuïteit van de ondersteuning vergroten. Zo ontstaat een herkenbare, Top-brede werkwijze en houden we de kwaliteit van de ondersteuning op peil.
Als kwaliteitsadviseur werk je intern samen met managementassistenten, de teamleiders van Top en met afdelingen als HR, Financiën en Informatievoorziening. Af en toe werk je ook samen met externe partijen, zoals leveranciers of opleidings- en kennispartners. De cultuur is collegiaal, betrokken en dienstverlenend. Medewerkers staan voor elkaar klaar en voelen zich verantwoordelijk voor goede ondersteuning. Tegelijk werken we aan meer samenwerking, kennisdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Dit doe jij
Als kwaliteitsadviseur borg en verbeter je de kwaliteit, uniformiteit en continuïteit van de managementondersteuning binnen Top. Je combineert analyseren met praktisch ondersteunen en zorgt dat afspraken niet alleen op papier staan, maar ook in de praktijk werken. Daarnaast ben je bezig met het versterken van samenwerking en kennisuitwisseling tussen secretariaten.
Kwaliteitsborging en procesverbetering
Je analyseert, beschrijft, actualiseert en verbetert de Top-brede werkprocessen, werkwijzen en instructies. Je maakt verschillen, knelpunten en risico’s zichtbaar en vertaalt die naar haalbare verbetervoorstellen en implementeert deze. Daarbij blijf je toetsen of de afgesproken verbetervoorstellen in de praktijk werken.
Adviseren, instrueren en ondersteunen
Je geeft praktisch en uitvoeringsgericht advies aan de managementassistenten. Je ondersteunt collega’s bij het toepassen van processen, systemen, formats en hulpmiddelen en toetst de afgesproken werkwijzen. Je organiseert en ondersteunt kennis-, instructie- en praktijkgerichte bijeenkomsten.
Kennismanagement en onboarding
Je houdt werkinstructies, formats, handleidingen en centrale informatie actueel, toegankelijk en vindbaar. Ook ondersteun je een uniforme onboarding en kennisoverdracht bij instroom, uitstroom en functiewisselingen.
Digitalisering, monitoring en terugkoppeling
Je ziet kansen om slimmer en efficiënter te werken, ondersteunt bij het testen en invoeren van nieuwe hulpmiddelen en verzamelt ervaringen van gebruikers. Je legt je bevindingen en verbeteracties vast en rapporteert regelmatig aan de teamleiders.
Wat maakt deze functie interessant?
Je krijgt de kans om een nieuwe functie binnen Top meer vorm te geven en zichtbaar impact te maken op de managementondersteuning binnen gemeente Zwolle. Je werkt op het snijvlak van kwaliteit, dienstverlening, procesverbetering, digitalisering en kennisontwikkeling. De functie biedt ruimte om je verder te ontwikkelen in kwaliteit, procesverbetering, projectmatig werken en advisering binnen de bedrijfsvoering.
Dit ben jij
Je ziet van nature hoe het werk slimmer, eenvoudiger en beter kan. Je houdt van structuur, bent toegankelijk, praktisch en zorgvuldig en combineert analyseren met doen. Collega’s ervaren jou als iemand die overzicht houdt, afspraken bewaakt, en zoekt naar oplossingen die uitvoerbaar zijn.
Je Brengt In Elk Geval Het Volgende
- Hbo werk- en denkniveau;
- Ervaring met managementondersteuning, administratieve ondersteuning, procesondersteuning of een vergelijkbare werkomgeving;
- Ervaring met procesmatig werken en met het vastleggen, toepassen of verbeteren van processen en procedures;
- Je kunt goed praktische uitleg en instructie geven en neemt anderen er in mee;
- Goede mondelinge, schriftelijke en digitale vaardigheden;
- Interesse in kennisdeling, kwaliteitsverbetering, dienstverlening en digitalisering.
Drie Belangrijke Competenties
- Analytisch en kwaliteitsgericht: je ziet verbanden, signaleert verbetermogelijkheden en werkt zorgvuldig.
- Samenwerkingsgericht en verbindend: je creëert draagvlak en brengt verschillende perspectieven bij elkaar.
- Communicatief sterk: je legt helder uit, adviseert, instrueert en neemt collega’s mee in de uniforme werkwijze.
Deze functie past bij iemand die meer invloed wil hebben op verbeteringen, minder puur uitvoerend wil werken en energie krijgt van afwisseling, kennisdeling en organisatieontwikkeling. Bij Zwolle krijg je de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en een nieuwe rol verder vorm te geven.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 28-32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.
Je Kunt Het Volgende Van Ons Verwachten
- Een bruto maandsalaris in functieschaal 9, op basis van een werkweek van 24-32 uur. Het exacte bedrag volgt de actuele salaristabel en is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
- Een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
- Een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.
Wil je meer weten? Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, Top- Services via s.huisman@zwolle.nl.
Werk dat de stad voelt. Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad. Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken? Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.
Kwaliteitsadviseur Top-Services in Zwolle werkgever: Gemeente Zwolle
Gemeente Zwolle is een uitstekende werkgever die een stimulerende en dynamische werkomgeving biedt binnen het Sociaal Domein. Medewerkers profiteren van een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, een opleidingsbudget voor persoonlijke ontwikkeling en een cultuur die samenwerking en groei bevordert. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan de maatschappelijke ontwikkeling van Zwolle, met volop kansen om je vaardigheden te ontwikkelen en impact te maken in de gemeenschap.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Kwaliteitsadviseur Top-Services in Zwolle kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Gemeente Zwolle!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Gemeente Zwolle zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Gemeente Zwolle.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Gemeente Zwolle!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Kwaliteitsadviseur Top-Services in Zwolle te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Gemeente Zwolle en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Gemeente Zwolle. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Zwolle
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Gemeente Zwolle.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Gemeente Zwolle kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Gemeente Zwolle via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
