Adviseur facilitaire dienstverlening in Zwolle

Je gaat werken bij Top-Services. Deze afdeling ondersteunt gemeente Zwolle met managementondersteuning, facilitaire dienstverlening en het Serviceplein. We zorgen voor betrouwbare ondersteuning, zodat medewerkers en huurders hun werk goed kunnen doen en inwoners en partners goed geholpen worden.

We werken aan voorspelbare en gebruiksvriendelijke dienstverlening. Heldere afspraken, eigenaarschap en samenwerking over rollen en afdelingen heen staan daarbij centraal. We kijken steeds wat beter kan en gebruiken ervaringen uit de praktijk om onze dienstverlening verder te ontwikkelen.

Binnen Services hebben adviseurs ieder een eigen aandachtsgebied, zoals contractmanagement, facilitair beheer, projecten en beleid. We werken vanuit deze verschillende rollen samen aan betrouwbare en gebruiksvriendelijke facilitaire dienstverlening.

In deze functie combineer je de rol van accountmanager objecten met die van projectleider Services. De twee rollen versterken elkaar: vanuit accountmanagement weet je wat er speelt in de gebouwen en bij de gebruikers, en als projectleider vertaal je facilitaire opgaven naar een concrete aanpak die je begeleidt tot en met de overdracht aan beheer.

• Je onderhoudt relaties en adviseert over dienstverlening.
• Je bewaakt de gebruikerstevredenheid, haalt signalen op bij gebruikers en vertaalt deze naar voorstellen voor verbetering. Je werkt hiervoor nauw samen met de Servicedesk en de adviseur facilitair beheer.
• Je zorgt dat gebruikersvragen bij de juiste collega’s binnen Services terechtkomen en bewaakt de afhandeling. Je houdt gebruikers op de hoogte en informeert hen over wijzigingen. Bij knelpunten die meerdere objecten raken, coördineer je de afstemming en escalatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het meerjarenonderhoudsplan van jouw objecten. De collega’s van Gebouwenbeheer en Facilitair Beheer leveren hiervoor inhoudelijk advies.
• Je levert input voor de dienstverleningsovereenkomsten van de toegewezen objecten. Voor het aangaan of aanpassen van huurcontracten geef je opdracht aan Vastgoed.
• Je leidt facilitaire projecten. Als projectleider leid je facilitaire projecten, bijvoorbeeld rond huisvesting, veiligheid of andere facilitaire thema’s. Je werkt vanuit een duidelijke opdracht en vastgestelde kaders.
• Je werkt de projectopdracht uit en stelt een plan van aanpak op, met heldere afspraken over resultaten en verantwoordelijkheden.
• Je stuurt projectteams en leveranciers aan. Je bewaakt planning, budget, kwaliteit, risico’s en scope, en bespreekt afwijkingen op tijd met de opdrachtgever.
• Je betrekt gebruikers en andere belanghebbenden bij het project en zorgt voor duidelijke communicatie over de voortgang en de veranderingen.
• Je organiseert de implementatie, de overdracht aan beheer en de evaluatie. Wat je leert, gebruik je om projectmatig werken binnen Services te verbeteren.

Je krijgt verantwoordelijkheid voor je advieswerk en je projectuitvoering binnen de afgesproken bevoegdheden. Het afdelingshoofd blijft budgethouder en opdrachtgever. Dagelijkse beheertaken en kleine facilitaire projecten liggen bij de daarvoor aangewezen collega’s.

Je luistert aandachtig en vraagt door. Je begrijpt dat achter een facilitaire vraag verschillende belangen kunnen zitten en je maakt die bespreekbaar. Je bent benaderbaar, communiceert duidelijk en durft aan te geven wanneer iets niet haalbaar is.

Je combineert een dienstverlenende houding met resultaatgericht werken. Je houdt overzicht, legt afspraken vast en zorgt voor opvolging. Ook als prioriteiten veranderen, breng je rust en maak je inzichtelijk welke keuzes nodig zijn.

Voor deze combinatie van rollen zoeken we iemand met:

• Hbo-werk- en denkniveau;
• Ervaring met facilitaire dienstverlening of huisvestingsvraagstukken;
• Ervaring met relatiebeheer, accountmanagement of het adviseren van interne opdrachtgevers;
• Ervaring met projectleiding en het aansturen van een projectteam;
• Inzicht in projectbeheersing en in het werken met dienstverleningsafspraken en rapportages;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden en gevoel voor de verschillende belangen binnen een bestuurlijke organisatie.

Je werkt graag samen en zoekt collega’s actief op. Je gebruikt hun expertise, deelt je eigen inzichten en maakt lastige onderwerpen op een prettige manier bespreekbaar.

Een afwisselende functie waarin je langdurige relaties opbouwt en concrete projecten realiseert. Je krijgt ruimte voor initiatief en draagt samen met je collega’s bij aan de verdere ontwikkeling van onze facilitaire dienstverlening. Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je professionele en persoonlijke ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 5.096 (functieschaal 9) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• Een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• Een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Je bent zichtbaar op de locaties waarvoor je werkt en bij de mensen met wie je projecten uitvoert. Waar het werk het toelaat, maken we afspraken over hybride werken.

Wil je meer weten over de functie? Neem contact op met Simone Bouwer, afdelingshoofd Top-Services: s.bouwer@zwolle.nl.

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad. Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.