In één oogopslag
- Taken: Coördineer het inhuurproces en zorg voor een vlekkeloze administratieve afhandeling.
- Bedrijf: Gemeente Vlaardingen, een dynamische overheidsorganisatie met ambitie.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, hybride werken, flexibele werktijden en veel opleidingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Een functie met veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Speel een cruciale rol in het stroomlijnen van complexe processen binnen een collegiaal team.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau en minimaal 1 jaar relevante ervaring in HRM.
Het verwachte salaris ligt tussen 3568 - 5096 € per maand.
Onze Ambitie, Jouw Missie
Ben jij de organisatorische spil die de complete stroom van externe inhuur strak coördineert? Een rol waarin je de logistiek achter inhuur naadloos laat verlopen, scherp toetst op beleid en kaders, en dagelijks de verbindende schakel bent tussen managers, HR en externe leveranciers? Dan is de functie van Coördinator Externe Inhuur jouw missie!
Jouw rol
Als Coördinator Externe Inhuur ben jij van selectie tot uitdiensttreding in the lead. Jij hebt de regie over het gehele proces rondom onze flexibele schil: je coördineert de instroom, bewaakt de kaders tijdens de inzet en zorgt voor een vlekkeloze administratieve en logistieke afhandeling. Daarmee ben jij de onmisbare, communicatieve schakel tussen managers, HR en externe partners. Je fungeert als de eerste vraagbaak voor de organisatie (fysiek, per mail en telefoon) en bent dé sparringpartner bij inhuurvragen. Of het nu gaat om ZZP’ers, uitzendkrachten, detachanten of aanbestede diensten zoals beveiligers en parkeerwachters: jij zorgt dat de gehele keten klopt en dat er strak wordt gestuurd op afspraken en wet- en regelgeving.
In het kort:
- Regie op het inhuurproces: Vanaf de eerste selectie, contractering en autorisaties (in Youforce, Topdesk en ERPx) tot en met een nette uitstroom en afhandeling;
- Toetsen en bewaken van kaders: Scherp controleren op interne beleidsregels, CAO-wijzigingen en wet- en regelgeving rondom externe inhuur; je houdt rapportages en het incidentenboek bij;
- Operationeel contract- en leveranciersbeheer: Schakelen met de broker (Flextender) en uitzendbureaus, toezien op de naleving van raamovereenkomsten en processen continue optimaliseren;
- Communicatie & advisering: Eerstelijns vraagbaak zijn voor de organisatie (waaronder ook het beheren van een mailbox), inhuurverzoeken van managers uitzetten en HR Business Partners en recruiters proactief ondersteunen;
- Logistieke organisatie: Aanmelden, verwerken en bewaken van de inzet van specifiek gecontracteerd personeel zoals parkeerwachters en beveiligers.
Wie ben jij?
Jij bent een daadkrachtige, georganiseerde netwerker die energie krijgt van het stroomlijnen van complexe processen. Je werkt uiterst nauwkeurig, durft kritisch te toetsen op afspraken en hebt sterke communicatieve vaardigheden om op elk niveau (van manager tot externe leverancier) snel te schakelen en de juiste toon te vinden.
Wat breng je mee?
- HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen HRM en personeelsadministratie met een coördinerend component;
- Sterke organisatorische, logistieke en communicatieve vaardigheden. Je moet namelijk ook in staat zijn om zowel goed- als slecht nieuws te brengen bij verschillende stakeholders;
- Kennis van of ervaring met HR-systemen; ervaring met Youforce is een grote pre (kennis van Topdesk of ERPx is een pluspunt);
- Affiniteit met de wet- en regelgeving rondom flexibele arbeid, inhuur en de gemeentelijke context.
Jouw team en de organisatie
Je maakt onderdeel uit van team HRM binnen de gemeente Vlaardingen. Een collegiaal en gedreven team dat elke dag klaarstaat om de organisatie te adviseren, te ondersteunen en te ontzorgen. We werken met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en oog voor elkaar. Vlaardingen is een stad vol ambitie en grote projecten, van de transformatie van de Rivierzone tot het versterken van de binnenstad. Om deze ambities te realiseren is een sterke en flexibele schil essentieel. Jij zorgt er achter de schermen voor dat deze capaciteit rechtmatig, efficiënt en vlekkeloos wordt georganiseerd. Bij Vlaardingen geloven we dat verschillende perspectieven onze organisatie beter maken. Iedereen die zich herkent in deze rol nodigen we van harte uit om te solliciteren.
Wat bieden wij jou?
We bieden een afwisselende en spilfunctie binnen een dynamische overheidsorganisatie met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:
- Een functie voor 32 tot 36 uur per week.
- Een salaris van € 3.568,- tot € 5.096,- bruto per maand op basis van 36 uur (Salarisschaal 9, cao Gemeenten, afhankelijk van je kennis en ervaring).
- Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, vrij in te zetten voor bijvoorbeeld extra verlof of een uitkering.
- Goede faciliteiten voor hybride werken (een combinatie van het stadhuis en thuiswerken) en flexibele werktijden.
- Een degelijke pensioenregeling via het ABP.
- Reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
- Meer dan 250 trainingen en opleidingen via de Vlaardingse Academie.
- Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Coördinator Salarisadministratie & Procesoptimalisatie in Vlaardingen werkgever: Gemeente Vlaardingen
De Gemeente Vlaardingen is een uitstekende werkgever die een dynamische en ondersteunende werkomgeving biedt voor de rol van Externe Inhuur Coördinator. Met een focus op hybride werken en volop doorgroeimogelijkheden, stimuleert de organisatie persoonlijke ontwikkeling en samenwerking tussen teams. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan de gemeenschap met een sterke nadruk op werkplezier en professionele groei.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Gemeente Vlaardingen
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Coördinator Salarisadministratie & Procesoptimalisatie in Vlaardingen kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Gemeente Vlaardingen hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Coördinator Salarisadministratie & Procesoptimalisatie in Vlaardingen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Gemeente Vlaardingen.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Gemeente Vlaardingen en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Vlaardingen
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Gemeente Vlaardingen. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Gemeente Vlaardingen beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Gemeente Vlaardingen en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
