In één oogopslag
- Taken: Ondersteun teams en verbeter processen binnen de gemeente Venlo.
- Bedrijf: Gemeente Venlo, een organisatie die waarde hecht aan samenwerking en ontwikkeling.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, flexibele verlofopties en een Individueel Keuzebudget.
- Overige informatie: Een dynamische werkomgeving met kansen voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact door teams te helpen en bij te dragen aan de gemeentelijke ontwikkeling.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau met sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
Jij ziet wat nodig is, regelt wat beter kan en brengt teams verder. Is gemeente Venlo klaar voor jou?
Wij zijn op zoek naar een energieke, zelfstandige en proactieve Managementondersteuner om ons team te versterken. Als managementondersteuner draag jij bij aan de interne samenwerking, professionalisering en de verdere ontwikkeling van de gemeente Venlo. Je bent een belangrijke schakel tussen het hoofd, medewerkers en interne en externe samenwerkingspartners. Met jouw organisatorische kwaliteiten, adviserende vaardigheden en proactieve houding zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en teams effectief kunnen samenwerken.
Je ondersteunt en adviseert het hoofd gevraagd en ongevraagd bij uiteenlopende vraagstukken. Daarbij kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden: je signaleert knelpunten, denkt mee over verbeteringen en neemt initiatief om werkprocessen en dienstverlening te optimaliseren. Door goede coördinatie help je collega's beter samenwerken. Je bewaakt voortgang van werkzaamheden waardoor de gemeentelijke organisatie meer slagvaardig wordt.
Als Managementondersteuner:
- Adviseer je bij teambrede en organisatorische aangelegenheden, zoals werkprocessen, teamplannen, protocollen, bedrijfsvoering en projecten.
- Fungeer je als inhoudelijk sparringpartner en bent een verbindende schakel tussen management/directie, medewerkers en samenwerkingspartners.
- Lever je een bijdrage aan beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, evaluaties en directievoorstellen.
- Verzamel, inventariseer, interpreteer en analyseer je informatie en gegevens ter ondersteuning van beleidsvorming en advisering.
- Draag je bij aan managementrapportages en jaarplannen.
- Optimaliseer je werkprocessen.
- Signaleer je knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden en doe je voorstellen om de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren.
- Bewaken de voortgang van werkzaamheden, acties, afspraken en bestuurlijke termijnen en stimuleer je een tijdige opvolging.
- Ondersteun en coördineer je zelfstandig personele, organisatorische en administratieve werkzaamheden.
- Stem je af met onder andere medewerkers, de bedrijfsarts, P-adviseurs, P-consulenten en andere betrokkenen.
- Verricht je voorbereidende werkzaamheden voor HR-processen, waaronder het opstellen van documenten zoals een plan van aanpak en een eerstejaarsevaluatie.
- Lever je gegevens en analyses voor budgetbewaking, begrotingen, meerjarenramingen, managementrapportages en jaarplannen.
- Verzorg je de afhandeling en verwerking van financiële budgetten, declaraties en inhuuropdrachten en stem je hierover af met de betrokken adviseurs en medewerkers.
- Zorg je voor een efficiënte en doelgerichte interne en externe communicatie, onder andere via intranet en internet.
- Onderhoud je contacten met interne en externe samenwerkingspartners, leveranciers, inhuurkrachten en andere stakeholders.
- Ga je op een zorgvuldige manier om met bestuurlijk gevoelige situaties en complexe belangenafwegingen.
- Maak je onderdeel uit van de ondersteuningsstructuur van het team en vervul je, indien dit tot de functie behoort, een vertrouwelijke ondersteuningsrol voor de directie en/of het hoofd.
Wat neem je mee?
- Een HBO werk- en denkniveau.
- Organisatie en politieke sensitiviteit.
- Organisatorisch talent met sterke communicatieve vaardigheden.
Onmisbare competenties voor deze functie zijn:
- Integer handelen: Eigen verantwoordelijkheid nemen voor moreel juist handelen en beslissen.
- Klantgerichtheid: De wensen en behoeften van de (interne en externe) klant onderzoeken en hiernaar handelen.
- Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken.
- Ondernemerschap: Kansen en mogelijkheden signaleren voor bestaande en nieuwe diensten en producten.
- Probleemanalyse: Problemen signaleren, belangrijke informatie herkennen, relevante gegevens zoeken en hiertussen verbanden leggen.
Waar kom je te werken?
Team Secretariaat en ondersteuning ontzorgt de organisatie op het gebied van administratieve processen. Door administratieve taken uit handen te nemen zorgen we ervoor dat teams, managers, directie en bestuur optimaal kunnen functioneren.
Wat bieden we jou?
- Aantrekkelijk salaris: Een bruto maandsalaris in schaal 9, variërend van €3568,- tot €5096,- afgestemd op jouw ervaring.
- Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband.
- Flexibel verlof: Je ontvangt 28 vakantiedagen per jaar op basis van een 36-urige werkweek.
- Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je jaarsalaris extra, vrij inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlof.
- Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: €0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer.
- Ouderschapsverlof: Naast het wettelijke verlof ontvang je vanuit de cao een doorbetaling van je salaris variërend van 50 tot 100%.
Is dit jouw baan? Bij gemeente Venlo geloven we in jouw talent en de kracht van diversiteit. Voel je welkom om te solliciteren en jouw carrière bij ons te starten!
Wil je graag meer weten over de vacature, neem dan contact op met Eefje Joosten, Hoofd. Voor vragen over het sollicitatieproces of om alvast informeel kennis te maken staat Frederique Janssen klaar om je verder te helpen.
Heb jij interesse in deze vacature? Reageer dan uiterlijk 15 november door het uploaden van jouw motivatie en CV. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 18 november in de ochtend of 19 november in de middag.
Bij gemeente Venlo vinden we het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen hun loopbaan verder vorm te geven. Daarom krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur.
Managementondersteuner in Venlo werkgever: Gemeente Venlo
Gemeente Venlo is een uitstekende werkgever voor stagiairs die op zoek zijn naar een leerzame en betekenisvolle ervaring. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, bieden we goede begeleiding, een stagevergoeding van €500 per maand en de kans om verschillende aspecten van stedelijk waterbeheer te verkennen. Onze open en ondersteunende werkcultuur, gecombineerd met toegang tot faciliteiten zoals sportactiviteiten en elektrische deelfietsen, maakt het een unieke plek om te leren en te groeien.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementondersteuner in Venlo kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Gemeente Venlo en kun je je enthousiasme voor de rol van Managementondersteuner beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementondersteuner in Venlo te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Gemeente Venlo.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Gemeente Venlo. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Venlo
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Gemeente Venlo, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Managementondersteuner is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Gemeente Venlo werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
