In één oogopslag
- Taken: Beheer digitale en analoge dossiers en voer kwaliteitscontroles uit.
- Bedrijf: Gemeente Velsen, een transparante en uitnodigende organisatie.
- Voordelen: Tot €4.556,- bruto per maand, hybride werken en opleidingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Word onderdeel van een team dat waarde hecht aan samenwerking en ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact door betrouwbare overheidsinformatie toegankelijk te maken voor iedereen.
- Kwalificaties: MBO-opleiding in archief- en informatiebeheer en minimaal 1 jaar ervaring.
Ben jij graag ambassadeur voor Informatiebeheer binnen Velsen? Zorg jij graag voor betrouwbare, duurzame en toegankelijke overheidsinformatie? Dan zoeken wij jou!
Informatiebeheer is volop in ontwikkeling. Als Medewerker Informatiebeheer ben jij bezig met digitaal en analoog dossierbeheer. Met jouw inzet is informatie snel vindbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig en lever je een belangrijke bijdrage aan een informatiehuishouding die klaar is voor de nieuwe Archiefwet. Jij voert kwaliteitscontroles uit op registraties, past wet- en regelgeving toe en monitort gemaakte werkafspraken. Ook kom je met verbetervoorstellen om de kwaliteit van informatiebeheer te verhogen en daarmee de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren.
Jij hebt contact met collega’s van andere afdelingen over de juiste verwerking van dossiers in de systemen. Als het gaat om bevindingen m.b.t. kwaliteit van registraties en archivering stem jij af met de Specialist Informatie- en Archiefbeheer en de betreffende afdelingen.
Wat ga jij concreet doen?
- Digitaal en analoog dossierbeheer
- Uitvoeren van scan- en registratiewerkzaamheden
- Uitvoeren van archiefwerkzaamheden, zoals vernietigen en ondersteunt bij overbrengingstrajecten van permanent te bewaren archieven
- Uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers, registraties, wet- en regelgeving en gemaakte werkafspraken
- Proactief verbetering en voorstellen om de kwaliteit van informatiebeheer te verhogen
- Afstemmen met collega’s van andere afdelingen over de juiste verwerking van informatie in de systemen (zaaksysteem, vak-applicaties, MS-Teams en mailboxen)
- Bijdragen aan initiatieven op het gebied van digitale duurzaamheid, archiefbeheer en informatiehuishouding die voldoet aan de nieuwe Archiefwet.
- Afstemmen met de Specialist Informatie- en Archiefbeheer en de betreffende afdelingen als het gaat om bevindingen m.b.t. kwaliteit van vastlegging en archivering.
Wie ben jij?
Jij bent een proactieve teamspeler en stelt je klant- en samenwerkingsgericht op. Jij beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Je plant, organiseert en bewaakt de voortgang van jouw eigen werkzaamheden. Je voelt je verantwoordelijk voor het op orde brengen van het informatiebeheer van de gemeente Velsen. Vanzelfsprekend voer jij jouw werkzaamheden zorgvuldig en geordend uit.
Wat breng je in elk geval mee?
- Afgeronde MBO-opleiding op het gebied van archief- en informatiebeheer
- Minimaal 1 jaar ervaring binnen het vakgebied
- Kennis van de Archiefwet- en regelgeving, De VNG-selectielijst en basale kennis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet open overheid.
Wat bieden wij?
- Salaris: Tot € 4.556,- bruto per maand (schaal 8) bij 36 uur;
- Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je salaris;
- Contract: Een jaarcontract met intentie tot vast dienstverband;
- Flexibiliteit: Hybride werken; bepaal zelf voor een groot deel waar en wanneer je werkt;
- Ontwikkeling: Opleidings- en doorgroeimogelijkheden;
- Goede voorwaarden: Reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en pensioenregeling (ABP).
Waar ga je werken?
Team Informatie binnen het domein Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het beleid, de regie en de samenhang van de gemeentelijke informatievoorziening en informatiebeveiliging. Het team bestaat uit ongeveer 40 collega’s. Jij werkt nauw samen met jouw collega’s van Informatiebeheer: 3 andere medewerkers Informatiebeheer en de Specialist Informatie- en Archiefbeheer. Daarnaast werk jij ook samen met de andere collega’s van Team Informatie, en van andere domeinen.
Wie zijn wij?
Bij Team Velsen werken we vanuit onze kernwaarden: uitnodigend & transparant, doeltreffend en verantwoordelijk. Deze waarden vormen de basis voor onze samenwerking en dienstverlening, altijd met de Velsenaar in hoofd en hart. We geloven in open en eerlijke communicatie. Samen maken we impact en zorgen we voor een omgeving waarin jij je welkom, gewaardeerd en uitgedaagd voelt.
Wil je meer informatie over deze functie? Bel met Esther Schelvis, manager team Informatie, telefoon 06 - 57530749. Wil je meer weten over gemeente Velsen? Kijk dan op: Werken bij Gemeente Velsen.
Wij geloven dat verschillen ons sterker maken. Dalk nodigen wij iedereen uit te solliciteren, ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, arbeidsvermogen, genderidentiteit, seksuele oriëntatie of levensbeschouwing. Heb je iets nodig om deel te kunnen nemen aan de sollicitatieprocedure? Laat het ons weten; we denken graag mee.
Medewerker Informatiebeheer in IJmuiden werkgever: GEMEENTE VELSEN
Gemeente Velsen is een uitstekende werkgever die zich inzet voor duurzaamheid en klimaatverandering, met een sterke focus op samenwerking en ontwikkeling. Werken in het gemeentehuis van Velsen biedt niet alleen de kans om impact te maken in een dynamische omgeving, maar ook flexibele werkmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke groei. Met een team van gedreven collega's en een cultuur van open communicatie, voel je je hier welkom en gewaardeerd.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker Informatiebeheer in IJmuiden kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij GEMEENTE VELSEN!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of GEMEENTE VELSEN zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij GEMEENTE VELSEN.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor GEMEENTE VELSEN!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker Informatiebeheer in IJmuiden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van GEMEENTE VELSEN en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van GEMEENTE VELSEN. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij GEMEENTE VELSEN
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen GEMEENTE VELSEN.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen GEMEENTE VELSEN kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over GEMEENTE VELSEN via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
