Organisatie Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht bewaart, processen bewaakt en ervoor zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden nagekomen? Heb je ervaring met managementondersteuning, bedrijfsvoering en administratieve processen binnen een complexe organisatie? Dan is Freep voor de Gemeente Utrecht opzoek naar jou!
Over de rol Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken wij een tijdelijke Secretaris die een belangrijke bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie.
Wat ga je doen? Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van diverse bedrijfsvoeringsprocessen binnen de afdeling. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.
Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.
Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.
Vervullen van de rol van matchingcoördinator, waarbij je uren alloceert naar verschillende teams en medewerkers.
Verzamelen van managementinformatie en opstellen, bewerken en redigeren van rapportages.
Ondersteunen bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.
Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.
Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.
Met wie werk je samen? Je werkt nauw samen met:
Het afdelingshoofd Ruimte
Het PMO hoofd
Het managementteam (MT)
De strategisch adviseur van het MT
Diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatie
Wie ben jij? Een uitstekende kandidaat onderscheidt zich door:
Sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.
Het vermogen om overzicht te houden in een dynamische omgeving.
Proactief handelen en knelpunten tijdig signaleren.
Het verbinden van verschillende informatiestromen, processen en stakeholders.
Doorzettingsvermogen en overtuigingskracht om zaken voor elkaar te krijgen.
Een praktische instelling: je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.
Praktische informatie Werkdagen en werktijden
Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is een vereiste.
De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over vier of vijf werkdagen.
#J-18808-Ljbffr
Secretaris-bedrijfsvoering (zzp - freelance) in Utrecht werkgever: Gemeente Utrecht
Gemeente Utrecht is een uitstekende werkgever die zich inzet voor maatschappelijke impact en de verbetering van zorgverlening aan kwetsbare groepen. Met een sterke focus op samenwerking en professionaliteit biedt de organisatie een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om te groeien en bij te dragen aan betekenisvolle projecten. De cultuur is open en ondersteunend, wat zorgt voor een collegiale sfeer waarin iedereen zijn of haar stem kan laten horen.
