Adviseur gemeentesecretaris / bestuursadviseur concerndirectie in Utrecht

Utrecht heeft jou nodig! Dat Utrecht groeit zie je als je door de stad loopt, maar ook in de organisatie is dat merkbaar. We werken aan en investeren in hoogwaardige, duurzame en inclusieve groei vanuit het principe van ‘gezond stedelijk leven voor iedereen’. Om onze lange termijn ambities te realiseren zetten wij ons keihard in. Daarin kijken we voorbij afdelingen of de horizon van morgen. Het is de taak van de gemeentesecretaris en de concerndirectie om de organisatie hierin te leiden. De concerndirectie stuurt als één team en handelt in het belang van de stad en de organisatie als geheel.

Als adviseur en secretaris ben je een spil in de brede ondersteuning van de concerndirectie, je bent bestuursadviseur naar de gemeentesecretaris en je bent een belangrijke schakel in de organisatie.

In deze functie heb je een stevige rol in de advisering van onze gemeentesecretaris Michiel Ruis en in het functioneren van de concerndirectie. Je bent de één-op-één adviseur van de gemeentesecretaris. In een complexe en dynamische politiek-bestuurlijke omgeving adviseer je hem over uiteenlopende vraagstukken, houd je overzicht en help je hem effectief invulling te geven aan zijn verschillende rollen. Denk hierbij aan uiteenlopende onderwerpen die samenhangen met de organisatie, zoals organisatieontwikkeling, ziekteverzuim en diversiteit en grote opgaven en transities in een groeiende stad. Je gaat hands-on aan de slag en bent verbindend. Je komt snel tot de kern van een vraagstuk en helpt je collega’s daarbij. Je kan net een zetje geven als iets stokt. Je adviseert en stuurt (bij) op proces en hebt daarbij oog voor positie van de gemeentesecretaris en concerndirectie. Je vindt de kwaliteit van stukken belangrijk en adviseert hierover, zonder de verantwoordelijkheid over te nemen.

Deze adviseursrol combineer je met het secretarisschap van de wekelijkse vergaderingen van de concerndirectie. Je bent daarin meer dan alleen procesmatig sterk. Je handhaaft afspraken, bewaakt de planning en zorgt dat afspraken worden nageleefd, zonder de bedoeling uit het oog te verliezen.

Concreet betekent dit dat jij:

• de gemeentesecretaris proactief adviseert, je bent sparringspartner en vertrouweling. Je bent de spil in het team van de gemeentesecretaris en werkt daarbij nauw samen met de communicatieadviseur en secretariaat van de gemeentesecretaris;
• de concerndirectie adviseert over inhoudelijke ontwikkelingen en de rol van de directie daarin;
• een verbindende rol vervult binnen de organisatie en, waar nodig, optreedt als opdrachtgever. Ook waar het gaat om de organisatie van heidagen of voor organisatiebrede belangrijke momenten zoals de nieuwjaarsreceptie;
• verantwoordelijk bent voor de agenda, verslaglegging en opvolging van de overleggen van de concerndirectie. Je zorgt dat besluiten worden uitgezet, bewaakt de voortgang en weet de kern van besluiten helder over te brengen;
• zorgt voor scherpte in de vergaderingen, positief-kritische verbetervoorstellen doet en knelpunten tijdig bespreekbaar maakt;
• een procesondersteuner functioneel aanstuurt voor de praktische ondersteuning van overleggen, heisessies en andere bijeenkomsten.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Strategie en Public Affairs binnen het organisatieonderdeel Strategie en Bestuur. Je thuisbasis is een team van secretarissen en concernstrategen. Dit organisatieonderdeel ondersteunt en adviseert het college van B&W en de concerndirectie. Je werkt dus dicht bij de plek waar bestuurlijke keuzes worden voorbereid.

Binnen Strategie en Bestuur werken collega’s aan brede en soms complexe vraagstukken voor de hele organisatie. Het organisatieonderdeel houdt zich onder andere bezig met de strategische agenda van de gemeente Utrecht, lobby en relatiebeheer, besluitvorming en bestuursondersteuning. Je werkt in een omgeving waar het tempo hoog ligt en waar betrouwbaarheid en zorgvuldigheid belangrijk zijn. Er wordt hard gewerkt in een informele werksfeer, waarbij medewerkers elkaar makkelijk weten te vinden. Onze medewerkers hebben een hoge betrokkenheid bij de stad, het bestuur en bij elkaar. Je standplaats is het Stadskantoor, met uitzicht over de stad waar je voor werkt. Omdat je verschillende rollen hebt als secretaris en adviseur, heb je veel contact met collega’s uit verschillende domeinen, portefeuilles en organisatieonderdelen. Dat maakt deze functie breed, afwisselend en zichtbaar binnen de organisatie.

Vanwege vaste vergaderingen en de directe sparringsrol is het nodig om regelmatig op kantoor te zijn, in ieder geval op maandag, woensdag en (deels) vrijdag. Daarnaast maak je deel uit van de crisisorganisatie van de gemeente Utrecht. In dit kader kun je worden ingezet als ondersteuner van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) en draai je piketdiensten. Op jaarbasis gaat het om 7 keer een 24-uursdienst tijdens recessen, 14 nachtdiensten en 5 keer een 24-uursdienst in weekenden buiten het reces.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking.

Dit is jouw inbreng:

• hbo / wo werk- en denkniveau;
• ervaring binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie;
• ruime ervaring in een advies- en secretarisrol waarin je besluitvorming op management-, directie- of concernniveau voorbereidde en begeleidde;
• ervaring met het beoordelen, structureren en aanscherpen van voorstellen of andere besluitvormingsstukken;
• ervaring met het gelijktijdig organiseren en bewaken van meerdere overleg- en besluitvormingsprocessen, inclusief de opvolging van afspraken en besluiten.

Je hoeft niet op elk onderwerp inhoudelijk specialist te zijn. Wel heb je voldoende inzicht om het overleg goed te kunnen volgen, samenhang tussen onderwerpen te herkennen en de juiste vragen te stellen en interventies te doen. Daarnaast laat je de volgende competenties in de praktijk zien:

• Duidelijk, resultaatgericht en aanspreken (DRA) - Je formuleert helder wat is afgesproken, wat nog openstaat en wat nodig is voor vervolg. Je spreekt betrokkenen direct en professioneel aan wanneer opvolging, verduidelijking of aanscherping nodig is.
• Zorgvuldig - Je werkt nauwkeurig, betrouwbaar en navolgbaar. Je let op volledigheid, heldere formulering en goede vastlegging van afspraken, acties en vervolgstappen.
• Organisatiesensitief - Je herkent belangen, gevoeligheden en afhankelijkheden rond onderwerpen die worden besproken. In jouw rol weet je verbanden en verbinding te leggen, zowel op inhoud als tussen mensen.
• Integraal werken - Je kijkt verder dan één domein, portefeuille of organisatieonderdeel. Je begrijpt dat de verantwoordelijk van de gemeentesecretaris en de concerndirectie is voor het geheel. Jouw advies moet bijdragen aan concernbrede afweging.
• Communicatief sterk - Je luistert goed, vat zorgvuldig samen en formuleert helder. Je zorgt dat informatie begrijpelijk wordt overgedragen. Ook als dat niet de boodschap is die men wil horen. En je weet net zo goed het gesprek te voeren met collega's als directeuren.

Wij zijn op zoek naar een collega die ons belang voor culturele diversiteit en inclusie deelt en bevordert. Wij moedigen kandidaten van diverse achtergronden aan om te solliciteren en samen met ons te bouwen aan een meer inclusieve organisatie.

Dit bieden we je:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 5.885 en € 7.740 op basis van 36 uur (schaal 13). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: je werkt op het Stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op maandag 26 oktober 2026. In die week zal de briefselectie plaatsvinden en we streven ernaar om de eerste gesprekken te voeren in de week van 2 november 2026.

Wil je eerst meer weten over de functie? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Sanne van den Broek, directeur Strategie en Bestuur via s.van.den.broek@utrecht.nl. Heb je in de periode van 19 t/m 26 oktober vragen, dan kun je contact opnemen met Martine Kersten, coördinator Strategie en Bestuur via martine.kersten@utrecht.nl.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

De gemeente Utrecht wil een organisatie zijn die de culturele diversiteit van de stad weerspiegelt. Bij vacatures op schaal 12 en hoger geven wij bij gelijke geschiktheid de voorkeur aan kandidaten die bijdragen aan deze diversiteit. In het sollicitatieformulier kun je, als je dat wilt, aangeven of je een cultureel diverse achtergrond hebt. Dit is vrijwillig en heeft geen invloed op je sollicitatie voor de functie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin.