groepsondersteuner; managementondersteuner

Utrecht heeft jou nodig! Een goed georganiseerde afdeling begint bij een sterk secretariaat. In deze functie combineer je het beste van twee werelden: je bent zowel de organisatorische spil van de afdeling als een belangrijke schakel in de financieel-administratieve processen. Je werkt samen met betrokken collega's, hebt veel contact binnen de organisatie en krijgt volop ruimte om mee te denken en initiatief te nemen. Dankzij jouw bijdrage kunnen ruim 100 collega's zich inzetten voor het beheer van wegen, speelplekken en technische voorzieningen in Utrecht. Een afwisselende functie met impact, verantwoordelijkheid en een fijne dosis teamgevoel.

Dit is je werk

Als groepsondersteuner bij Wegen, Constructies en Installaties (WCI) ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling. Je functie is een combinatie van secretariële ondersteuning en financieel-administratieve werkzaamheden. Je ondersteunt het management, teamleiders en collega's bij het organiseren van hun werk, terwijl je ook zorgt voor een correcte verwerking van administratieve en financiële processen. Mede dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en servicegerichte instelling loopt de dagelijkse ondersteuning van de afdeling soepel.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en het bijhouden van actiepunten.
• Beantwoorden van e-mails en opstellen van brieven, agenda's en andere documenten.
• Verwerken van inkoopopdrachten en controleren en afhandelen van facturen in SAP.
• Ondersteunen van collega's bij uiteenlopende secretariële en administratieve vragen.

Samen met vier collega's vorm je het secretariaat van WCI. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen verschillende werkzaamheden, houdt moeiteloos overzicht en krijgt de ruimte om actief mee te denken en extra taken op te pakken.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) van de gemeente Utrecht. Deze afdeling zorgt voor het beheer en onderhoud van alles wat inwoners dagelijks gebruiken in de openbare ruimte, zoals wegen, groen, water en technische voorzieningen. Jij wordt onderdeel van de groep Wegen, Constructies, Spelen en Installaties (WCI), een afdeling van ruim 100 collega's die werkt aan veilige, goed onderhouden wegen, constructies, installaties en speelplekken in de stad.

Je werkt vanuit de locatie aan de Tractieweg. Stadsbedrijven zorgt onder andere voor afvalinzameling, groenonderhoud, sportlocaties, grachten, bomen en riolering. Vrijwel iedere inwoner van Utrecht komt dagelijks in aanraking met het werk van deze organisatie.

Binnen WCI werk je in het secretariaat samen met vier directe collega's. Jullie ondersteunen het groepshoofd, de teamleiders en de medewerkers van de afdeling en zijn een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. De sfeer is betrokken en collegiaal: er wordt hard gewerkt, maar er is ook volop ruimte voor humor en collega's helpen elkaar graag. Daarnaast krijg je de ruimte om initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, waardoor je werk afwisselend en uitdagend blijft.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Jij bent in elk geval een nauwkeurige en servicegerichte managementondersteuner die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je brengt structuur aan, houdt overzicht en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast werk je graag samen, neem je initiatief en denk je actief mee over verbeteringen.

In je sollicitatie letten we onder andere op de volgende competenties:

• Samenwerken: je bent een verbindende collega die prettig samenwerkt met management, collega's en externe contacten en niet in de laatste plaats met je directe collega groepsondersteuners. Je zoekt actief de afstemming op en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Organiseren en plannen: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en administratieve processen soepel verlopen.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig, hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat informatie en administratie correct worden verwerkt.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid: je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en blijft rustig en effectief werken, ook wanneer er veel tegelijk speelt.

Verder vinden we het belangrijk dat je het volgende meeneemt:

• Een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau.
• Ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met MS Office en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Goede administratieve vaardigheden en gevoel voor cijfers.
• Ervaring met financieel-administratieve systemen. Ervaring met SAP is een pre.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden bij:

• Een 24-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 2.875,- en € 4.065,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.

Enthousiast geworden om als Groepsondersteuner aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Maar uiterlijk op 20 september. De briefselectie en gesprekken vinden plaats in de week van 21 september.

Heb je een vraag over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Tom Kandou, Teamleider Bestuursadvies, Data en Contracten (a.i.) via tel. 06 21 55 63 60.

Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Dion van Leeuwen, Senior Corporate Recruiter, via tel. 06 40 45 15 29.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Ben je minder uren beschikbaar dan in de vacature staat? Of ben je in een bepaalde periode verhinderd voor gesprekken? Of heb je andere opmerkingen? Laat dit dan aan ons weten in je sollicitatiebrief. Heb je een arbeidsbeperking? We vragen je dan om dit in jouw sollicitatie te vermelden. We nemen dan graag contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. Bedankt voor je begrip!