In één oogopslag
- Taken: Zorg voor betrouwbare en toegankelijke informatie binnen de gemeente.
- Bedrijf: Gemeente Leeuwarden, een betrokken en collegiale organisatie.
- Voordelen: Flexibele werktijden, salaris tussen €2921 en €4130, en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Inclusieve organisatie met kansen voor iedereen.
- Waarom deze baan: Draag bij aan een transparante overheid en maak impact in je gemeenschap.
- Kwalificaties: Mbo-4 diploma en affiniteit met informatiebeheer.
Het verwachte salaris ligt tussen 2921 - 4130 € per maand.
Voor het team Documentaire Informatie zijn wij op zoek naar een Medewerker Documentaire Informatie voor 32 tot 36 uur per week. Goede dienstverlening begint met goede informatie. Achter vrijwel elke vergunning, aanvraag, melding of beslissing staat een zorgvuldig georganiseerd informatieproces. Als Medewerker Documentaire Informatie (DI) zorg jij ervoor dat documenten, dossiers en informatie op de juiste manier worden geregistreerd, beheerd en beschikbaar zijn. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare en transparante overheid.
Je gaat aan de slag binnen het team Documentaire Informatie (DI), onderdeel van de afdeling Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI). Samen met je collega's zorg je ervoor dat informatie duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk wordt vastgelegd en beheerd. Je houdt je onder andere bezig met:
- Registreren en verwerken van inkomende post in het zaaksysteem en vaksystemen;
- Vormgeven, beheren en completeren van digitale dossiers;
- Verstrekken van informatie uit het digitale archief;
- Toekennen van informatie aan de juiste afdelingen en behandelaars;
- Verwerken van verzendtaken en digitale handtekeningen;
- Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan de kwaliteit van het digitaal informatiebeheer;
- Ondersteunen van collega's bij vragen over documentaire informatievoorziening.
Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en zorgt ervoor dat informatie tijdig en correct wordt verwerkt. Daarmee draag je direct bij aan een goede informatievoorziening binnen de organisatie.
Wie ben jij? Je hebt affiniteit met informatiebeheer en dienstverlening en begrijpt het belang van betrouwbare en toegankelijke informatie. Je werkt zorgvuldig, bent leergierig en vindt het prettig om samen te werken in een team.
- Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
- SOD-I diploma of een vergelijkbare opleiding op het gebied van informatiebeheer, documentmanagement of archiefbeheer;
- Aantoonbare ervaring binnen het vakgebied documentaire informatievoorziening;
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Affiniteit met digitale informatievoorziening en administratieve processen.
Daarnaast ben je:
- Nauwkeurig en kwaliteitsgericht;
- Proactief en dienstverlenend;
- Een teamspeler die gemakkelijk samenwerkt;
- Geïnteresseerd in ontwikkelingen binnen het vakgebied.
Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar denk je wel dat deze functie goed bij je past? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. We kijken graag naar jouw potentieel, ervaring en motivatie.
Waar ga je werken? Met ruim 129.000 inwoners is gemeente Leeuwarden de grootste gemeente van Fryslân en het bestuurlijke, economische en culturele hart van de provincie. Samen met bijna 2.000 collega's werken we dagelijks aan een betrouwbare dienstverlening voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Je komt te werken binnen de afdeling Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI), onderdeel van het Shared Servicecentrum (SSC). Het SSC ondersteunt de gemeentelijke organisatie en levert daarnaast ook dienstverlening aan externe partners. Het team Documentaire Informatie bestaat uit circa 14 medewerkers en een kwaliteitscluster. Samen zorgen jullie voor een goede ondersteuning van de primaire processen en een betrouwbaar digitaal informatiebeheer. De werksfeer is collegiaal, betrokken en gericht op samenwerken en ontwikkelen.
Wat bieden wij? Een structurele functie voor 32 uur per week; Een salaris tussen €2921 en €4130, conform functieschaal 7 van de cao Gemeenten, afhankelijk van opleiding en ervaring; Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris; Flexibele werktijden en mogelijkheden om hybride te werken waar de werkzaamheden dit toelaten; Een laptop voor de uitvoering van je werkzaamheden; Een gunstige pensioenregeling en aantrekkelijke collectieve kortingen; Korting op diverse verzekeringen en een fitnessabonnement; Ruimte voor opleidingen, cursussen en persoonlijke ontwikkeling; Vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen ideeën en initiatieven.
Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Jelle van Netten, Hoofd SSC Facilitair Beheer en Documentaire Informatie, via 058 750 5425 of 06 433 65456. De vacature staat open voor interne medewerkers van gemeente Leeuwarden. Overige belangstellenden kunnen eveneens reageren, waarbij interne medewerkers een voorrangspositie hebben. Gemeente Leeuwarden wil een inclusieve organisatie zijn en staat open voor kandidaten ongeacht herkomst, religie, leeftijd, beperking, seksuele oriëntatie of gender. Om in dienst te kunnen treden bij gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
Allround Medewerker Documentaire Informatie in Leeuwarden werkgever: Gemeente Leeuwarden
De gemeente Leeuwarden is een uitstekende werkgever die zich richt op maatschappelijk relevante en uitdagende projecten binnen een dynamische en energieke organisatie. Werknemers krijgen de kans om zich te ontwikkelen door middel van opleidingen en worden aangemoedigd om hun ideeën en initiatieven vorm te geven, met flexibele werktijden en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget. Met een focus op samenwerking en verbinding biedt de gemeente een stimulerende werkomgeving in een prachtige historische stad.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Allround Medewerker Documentaire Informatie in Leeuwarden kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Gemeente Leeuwarden!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Gemeente Leeuwarden zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Gemeente Leeuwarden.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Gemeente Leeuwarden!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Allround Medewerker Documentaire Informatie in Leeuwarden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Gemeente Leeuwarden en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Gemeente Leeuwarden. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Leeuwarden
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Gemeente Leeuwarden.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Gemeente Leeuwarden kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Gemeente Leeuwarden via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
