Medewerker bewonerszaken en locatiebeheer – opvang ontheemden

Katwijk | 24-28 uur per week | schaal 7

Een opvanglocatie goed laten draaien vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en aandacht voor bewoners. Als medewerker bewonerszaken en locatiebeheer combineer je bewonerscontact met administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt dat bewonerszaken op orde zijn, nieuwe bewoners goed worden ontvangen en de dagelijkse gang van zaken op de locatie soepel verloopt. Je werkt zelfstandig binnen duidelijke gemeentelijke kaders. Je hebt veel contact met bewoners, collega's en externe partners en schakelt gemakkelijk tussen verschillende vragen en situaties. Daarbij weet je goed je grenzen aan te geven en herken je wanneer een situatie extra aandacht of ondersteuning vraagt.

De Oekraïneopvang van gemeente Katwijk is volop in ontwikkeling. We werken aan een efficiëntere inrichting van de opvang en aan het vergroten van de zelfredzaamheid van bewoners. Ook bereiden we de transitie van een opvanglocatie naar een huisvestingslocatie voor. Vanuit jouw rol zorg je dat de dagelijkse werkzaamheden goed verlopen en draag je bij aan deze ontwikkeling.

Een werkdag vol afwisseling

Je start de dag met het bijwerken van je mail en de bewonersadministratie. Daarna spreek je een bewoner die vragen heeft over leefgeld. Tijdens een ronde op de locatie spreekt een andere bewoner je aan met een vraag over zijn kamer. Even later neemt het Coördinatie- en Informatiecentrum (CIC) contact met je op. Er is een gezin van vier dat mogelijk op de locatie geplaatst kan worden. Je controleert of er plek is en regelt vervolgens de registratie, kamerindeling en het inhuizen. Je legt de huisregels uit en zorgt dat de nieuwe bewoners weten waar ze terechtkunnen met vragen. Tussendoor stem je af met collega's van Burgerzaken en Participatie & Inkomen over een wijziging in de situatie van een bewoner. Tijdens een gesprek merk je dat een bewoner ergens mee zit. Je luistert, denkt mee en verwijst waar nodig door naar de woonbegeleider of een andere professional. Daarna werk je de administratie bij. Geen dag is hetzelfde. Juist de combinatie van bewonerscontact, administratie, organiseren en samenwerken maakt deze functie afwisselend.

Wat ga je doen?

• Bewonerszaken en administratie: Je verwerkt in- en uitschrijvingen, wijzigingen en verblijfs- en registratiestatussen. Je beheert de bewonersadministratie en legt relevante afspraken en informatie vast. Je signaleert ontbrekende of onjuiste informatie en zorgt voor opvolging. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Plaatsingen en locatiebeheer: Je onderhoudt contact met het CIC over nieuwe plaatsingen en verzorgt het inhuizen, inclusief registratie en kamerindeling. Je geeft nieuwe bewoners uitleg over huisregels en praktische informatie. Je organiseert interne verhuizingen en stemt wijzigingen af met collega's. Je signaleert bijzonderheden rondom bewoners en de locatie.
• Leefgeld, inkomen en eigen bijdrage: Je signaleert wijzigingen en verwerkt deze administratief. Je stemt af met collega's van Participatie & Inkomen en Burgerzaken. Je beantwoordt vragen van bewoners of verwijst hen door naar de juiste collega of afdeling.
• Bewonerscontact en signalering: Je voert gesprekken, luistert en denkt mee over vragen en situaties waar bewoners tegenaan lopen. Je signaleert sociale kwetsbaarheid, psychosociale problematiek en andere bijzonderheden. Je verwijst waar nodig door naar de woonbegeleider of externe ondersteuning. Je handelt professioneel en zorgvuldig, ook wanneer situaties gevoelig zijn.
• Samenwerken en ontwikkelen: Je stemt af over wijzigingen, bijzonderheden en aandachtspunten. Je draagt bij aan een efficiënte en professionele opvang en aan de zelfredzaamheid van bewoners. Je werkt mee aan de transitie van opvanglocatie naar huisvestingslocatie.

Dit neem je mee

Je houdt van een functie waarin administratie en mensenwerk voortdurend door elkaar lopen. Je werkt nauwkeurig, maar verliest de persoon achter de administratie niet uit het oog. Je kunt zelfstandig beslissingen nemen binnen de afgesproken kaders en weet ook wanneer je moet afstemmen of doorverwijzen. Daarbij:

• heb je mbo+ werk en denkniveau;
• heb je ervaring met administratieve processen en bewoners-, cliënt- of klantcontact;
• communiceer je duidelijk en dienstverlenend, ook wanneer een situatie gevoelig of ingewikkeld is;
• spreek je redelijk tot goed Engels;
• werk je zorgvuldig met vertrouwelijke informatie;
• kun je goed je grenzen aangeven en tegelijkertijd betrokken blijven bij bewoners;
• werk je zelfstandig en zoek je actief de samenwerking op;
• ben je bereid om ongeveer eens per drie weken piketdienst te draaien, ook in het weekend.

Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, het sociaal domein of de vluchtelingenopvang is een pré. Belangrijker is dat je kunt werken in een omgeving waarin situaties kunnen veranderen, belangen soms uiteenlopen en je zelf verantwoordelijkheid neemt.

Waar kom je terecht?

Je maakt onderdeel uit van het opvangteam van gemeente Katwijk. Je werkt samen met professionals die zich bezighouden met bewonerscontact, begeleiding, administratieve processen en de dagelijkse organisatie van de opvang. De Oekraïneopvang is volop in ontwikkeling. De Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) eindigt in maart 2028. Tot die tijd werken we aan een efficiëntere inrichting van de opvang en aan het vergroten van de zelfredzaamheid van bewoners. Ook bereiden we de transitie van een opvanglocatie naar een huisvestingslocatie voor. Dat maakt jouw werk breder dan alleen de dagelijkse uitvoering. Je zorgt dat bewonerszaken goed geregeld zijn en denkt mee over hoe we de opvang verder kunnen verbeteren.

Bij gemeente Katwijk krijg je ruimte om je werk zelfstandig te organiseren. Die ruimte vraagt ook iets van jou: je neemt initiatief, pakt verantwoordelijkheid en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is. De lijnen zijn kort en je ziet snel wat je werk oplevert. Een bewoner die weet waar die aan toe is, een plaatsing die goed verloopt, een administratie die klopt of een situatie die op tijd wordt gesignaleerd: het zijn concrete resultaten die bewoners direct merken.

Dit bieden we

Een salaris van minimaal €2.875 en maximaal €4.065 bruto per maand op basis van 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring, schaal 7 van de cao gemeenten. Je krijgt een tijdelijke aanstelling voor de duur van circa één jaar. Aan het eind van de periode vindt een evaluatie plaats en wordt besloten of er een verlenging mogelijk is. Je ontvangt een persoonlijk budget van 17,05% bovenop je salaris dat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra vakantiedagen, salaris of opleidingen. Je bouwt keuzepensioenregeling via het ABP-pensioenfonds. Je ontvangt een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerkdagen.

Enthousiast? Dan maken we graag kennis met je. Bel gerust met Bastiaan Schwaneberg (Operationeel manager vluchtelingenopvang) op 0657977295, voor een inkijkje in de functie. Vragen over de procedure? Neem contact op met recruiter Evelien van Hest via 0642220781.

Even praktisch

We houden de sollicitatieprocedure graag overzichtelijk. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandagmiddag 9 november, zodat je hier alvast rekening mee kunt houden. Zijn we na het gesprek allebei enthousiast? Dan zal er nog een tweede gesprek volgen. Zijn we dan allebei nog steeds enthousiast dan nodigen we je graag uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.