In één oogopslag
- Taken: Organiseer en beheer de agenda van de wethouder in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Werken bij het Bestuurssecretariaat met een hecht team.
- Voordelen: Maximaal salaris van €4.065,- en een individueel keuzebudget.
- Overige informatie: Flexibele werkuren en mogelijkheden voor thuiswerken.
- Waarom deze baan: Maak impact door ondersteuning te bieden aan het college van burgemeester en wethouders.
- Kwalificaties: Minimaal MBO-niveau en 3 jaar ervaring als secretaresse.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Heb jij een talent voor organiseren, overzicht houden en plannen? En lijkt het je leuk om in een dynamische omgeving werkzaam te zijn, waar geen dag hetzelfde is? Lees dan verder, want wij zoeken jou!
Als secretaresse van de wethouder heb je een belangrijke rol. Jij bent de spil tussen het college en de organisatie en je hebt veel contact met externe partijen, zoals inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, overheden en samenwerkingspartners. Je ondersteunt de wethouder in de dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat er in alle drukte rust, overzicht en een fijne sfeer blijft. Je houdt de stukkenstroom in de gaten, voert de regie over de agenda en zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn - inclusief alle benodigde stukken.
Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Agenda-expert: Jij houdt het complexe agendabeheer strak onder controle;
- Eerste contact: Je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon, e-mail en post;
- Organisatietalent: Je organiseert vergaderingen en gemeentelijke evenementen waaronder Lintjesregen, Dodenherdenking, Veteranendag en de Nieuwjaarsreceptie;
- De regisseur achter de schermen: Je coördineert de digitale stukkenstroom, zorgt dat alles op tijd binnenkomt voor vergaderingen en bewaakt de voortgang van lopende zaken;
- Allround ondersteuner: Van advies en input voor speeches tot kabinetszaken, jij bent van alle markten thuis;
- Koninklijke Onderscheidingen: Verantwoordelijk voor het behandelen en coördineren van de aanvraagprocedure.
Je werkt in het gezellige en hechte team van het Bestuurssecretariaat. Samen met vier collega’s zorg je ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal ondersteund wordt. Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van één van de wethouders, waarbij onderlinge samenwerking met je team altijd vooropstaat.
Jouw visitekaartje
Een secretaresse in hart en nieren! Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindt het leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen. Als visitekaartje van het college zorg je voor een professionele en warme uitstraling, kom je representatief over, communiceer je prettig en helder en handel je integer.
Wat wij van je vragen:
- Minimaal een MBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs-) secretaresse binnen een overheidsinstelling; goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Je werkt nauwkeurig, schakelt snel, je bent flexibel en energiek en je hebt goede kennis van MS Office;
- 36 uur beschikbaar, vrijdag is een vaste werkdag;
- Kennis van koninklijke onderscheidingen is een pré. Indien geen ervaring aanwezig is, bieden wij een gerichte cursus aan.
Wat bieden we:
- Je salaris bedraagt maximaal € 4.065,- bruto per maand o.b.v. 36 u/wk (schaal 7 afhankelijk van je werkervaring);
- Je ontvangt een individueel keuzebudget van 17,05 %, dat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen;
- Je treedt in dienst voor een jaar, bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst;
- Je bouwt een keuzepensioen op bij ABP;
- Je krijgt van ons faciliteiten om verantwoord thuis te werken.
Reageren en meer informatie:
Voor meer informatie over deze vacature neem je contact op met Renate op (0610941970). Renate is coach dienstverlening binnen het cluster en vertelt je graag over deze functie en het team.
Praktisch: interne medewerkers hebben voorrang in het sollicitatieproces. De eerste gesprekken staan gepland in de week van 2 november.
Dienstverband: Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
Bestuurssecretaresse werkgever: Gemeente Katwijk
Gemeente Katwijk is een uitstekende werkgever die zich richt op de ontwikkeling van haar medewerkers en het creëren van een positieve werkcultuur. Met een focus op samenwerking en innovatie in civiele techniek, biedt de gemeente volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling, terwijl je bijdraagt aan de verbetering van de openbare ruimte in een dynamische omgeving. Werken bij de gemeente betekent ook dat je impact hebt op de gemeenschap en betrokken bent bij projecten die het leven van inwoners verbeteren.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaresse kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Gemeente Katwijk!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Gemeente Katwijk zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Gemeente Katwijk.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Gemeente Katwijk!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaresse te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Gemeente Katwijk en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Gemeente Katwijk. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Katwijk
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Gemeente Katwijk.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Gemeente Katwijk kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Gemeente Katwijk via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
