In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het programmateam bij de opvang van vluchtelingen en beheer planningen en deadlines.
- Bedrijf: Werken voor een betrokken organisatie die zich inzet voor Oekraïense ontheemden.
- Voordelen: Flexibele werkuren, goede pensioenregeling en opleidingsmogelijkheden vanaf dag één.
- Overige informatie: Hybride werken mogelijk; minimaal 50% op locatie voor teamverbinding.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in de samenleving en help mensen in nood.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau met ervaring in projectondersteuning.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Binnen het programma Opvang Vluchtelingen zorg jij dat planningen, deadlines en afspraken op koers blijven. Je werkt organisatie breed in een betrokken programmateam dat zich inzet voor de opvang van Oekraïense ontheemden en de asielopgave. Met jouw gestructureerde en nauwkeurige werkwijze ben je een stevige steun voor het team én een vraagbaak voor collega’s. Heb jij affiniteit met projectbeheersing en -structuur? Dan maken we graag kennis met jou!
Wat houdt je functie in?
Binnen het programmateam Opvang Vluchtelingen ondersteun je de programmamanager en de andere programmateamleden bij de organisatie van de verschillende programmaonderdelen. Daarbij houd je je bezig met programmabeheersing, zoals planning, het opstellen van documenten en documentmanagement. Ook lever je een bijdrage aan onder meer voortgangsrapportages, de voorbereiding, planning en uitwerking van overleggen, voortgangsbewaking en het verbinden van verschillende programmaonderdelen. Samen met de programmamanager en de overige programmateammedewerkers vorm je een belangrijk onderdeel van het programmateam Opvang Vluchtelingen.
Dit zijn jouw kerntaken als programmaondersteuner:
- Het beheren van de agenda van het programmateam voor in- en externe overleggen valt onder jouw verantwoordelijkheid.
- Het plannen van complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
- Van deze overleggen maak je notulen en/of stel je verslagen en actielijsten op.
- Je bewaakt mijlpalen en deadlines binnen het project en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
- Je handelt proactief en neemt waar nodig initiatief.
- Je ondersteunt bij het onderhouden van de programma-omgeving in Teams en de programmaplanning in Teams.
- Op het gebied van programmabeheersing bied je ondersteuning en bereid je, in afstemming met de programmamanager, voortgangsrapportages voor.
- Je ondersteunt proactief bij de planning, plaatsing en verwerking van stukken in iBabs.
- Je zorgt ervoor dat agenda’s en stukken tijdig in iBabs en/of Teams beschikbaar zijn voor deelnemers.
- Je ondersteunt de communicatie rond het programma, beheert de twee mailboxen van het programma en verzorgt mailings aan bewoners.
- Je organiseert bijeenkomsten met externen en bewoners.
- Je ondersteunt bij inkoopopdrachten.
- Je regelt vergaderlocaties en eventueel de catering, en zorgt ervoor dat externen worden aangemeld via Topdesk.
Wat breng je mee?
- HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de ondersteuning op project- of managementniveau.
- Kennis van MS Office en SharePoint. Het werken vanuit een zaaksysteem of iBabs is een pré.
- Je werkt zelfstandig, maar weet ook op tijd hulp in te schakelen wanneer dat nodig is.
- Met jouw nauwkeurige en gestructureerde manier van werken houd je overzicht en pak je nieuwe taken snel op.
- Binnen de organisatie weet je je weg goed te vinden, bent communicatief sterk en legt makkelijk contact om zaken af te stemmen of te regelen.
- Daarnaast heb je oog voor detail, signaleer je waar ondersteuning nodig is en neem je initiatief.
- Kennis, informatie en doelen kun je helder overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk.
- Binnen een team voel je je verantwoordelijk, werk je prettig samen en ben je collegiaal, positief en betrokken.
Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je werkt vanuit het Programmateam Opvang Vluchtelingen en wordt op interne detacheringsbasis voor een jaar aangesteld in het team beleid Werk, Re-integratie en Inkomen/Vluchtelingen binnen de afdeling Sociaal Domein. In het programmateam wordt gewerkt aan projecten en beleid voor de opvang van Oekraïense ontheemden en asielopvang. Dit doen we met onder meer een programmamanager, beleidsadviseurs, projectleiders, omgevingsmanager, jurist, financieel adviseur, facilitair coördinator, inkoopadviseur. Het programmateam wordt functioneel/inhoudelijk aangestuurd door een programmamanager en valt onder verantwoordelijkheid van een concernmanager als ambtelijk opdrachtgever.
Wat kun je van ons verwachten?
- Werkweek: 28 – 32 uur.
- Contract: Het betreft een contract voor een jaar met mogelijkheid tot een tijdelijke verlenging.
- Salaris: Schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.568- €5.096 bruto p/m bij 36 uur).
- Voorzieningen: Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
- Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
- Vergoeding OV: Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
- Ontwikkeling: Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
- Werk-privébalans: Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.
Enthousiast? De sluitingsdatum van deze vacature is donderdag 12 november 2026. De eerste ronde gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 17 november. De tweede ronde gesprekken vinden plaats op maandagochtend 23 november. Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure. Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl. Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.
Programmaondersteunervoor Opvang Vluchtelingen in Hilversum werkgever: Gemeente Hilversum
Als Coördinator Werkcentrum bij ons in de regio Gooi en Vechtstreek krijg je de kans om een betekenisvolle impact te maken op de arbeidsmarkt en de ontwikkeling van inwoners. Wij bieden een stimulerende werkomgeving met een sterke focus op samenwerking, waar je kunt rekenen op uitstekende opleidingsmogelijkheden en een goede werk-privébalans. Met een competitief salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuzebudget en volledige vergoeding van openbaar vervoer, zijn wij een werkgever die investeert in jouw groei en welzijn.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Programmaondersteunervoor Opvang Vluchtelingen in Hilversum kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Gemeente Hilversum!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Gemeente Hilversum zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Gemeente Hilversum.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Gemeente Hilversum!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Programmaondersteunervoor Opvang Vluchtelingen in Hilversum te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Gemeente Hilversum en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Gemeente Hilversum. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Hilversum
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Gemeente Hilversum.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Gemeente Hilversum kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Gemeente Hilversum via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
