In één oogopslag
- Taken: Organiseer en ondersteun managers met complexe agenda's en vergaderingen.
- Bedrijf: Gemeente Hengelo, een dynamische en samenwerkende organisatie.
- Voordelen: Competitief salaris, flexibele werktijden, en ruimte voor professionele groei.
- Overige informatie: Enthousiast team met mogelijkheden voor hybride werken.
- Waarom deze baan: Neem initiatief en verbeter werkprocessen in een inspirerende omgeving.
- Kwalificaties: Afgeronde secretariële opleiding en ervaring met Microsoft 365.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Ben jij goed in organiseren, houd je overzicht en denk je graag een stap vooruit? Vind je het leuk om managers te ondersteunen én mee te denken over hoe we ons werk slimmer kunnen organiseren? Dan zoeken we jou als managementassistent bij de gemeente Hengelo!
Als managementassistent ben je de rechterhand van de managers binnen jouw domein. Je zorgt dat afspraken, overleggen en acties goed geregeld zijn en weet wat er speelt. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega’s. Je werkzaamheden zijn afwisselend. Je houdt je onder andere bezig met:
- het beheren van complexe agenda’s en mailboxen en het plannen van afspraken en overleggen;
- het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
- het bewaken van acties, afspraken en deadlines;
- het verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden;
- het organiseren en coördineren van werkzaamheden rondom het management;
- het signaleren van wat er nodig is en waar mogelijk vooruitlopen;
- het meedenken over en verbeteren van werkprocessen.
Je werkt nauw samen met andere managementassistenten en collega’s binnen de organisatie. Je weet wanneer je zelfstandig aan de slag kunt en wanneer afstemming nodig is.
Wie ben jij? Je bent georganiseerd, zelfstandig en dienstverlenend. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en blijft rustig als het druk is. Je bent daarnaast digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen. Je maakt nieuwe systemen en toepassingen snel eigen en ziet kansen om je werk slimmer en efficiënter te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365, Copilot, AI en automatisering. Je vindt het leuk om hierover mee te denken en je ideeën met collega’s te delen. Daarnaast:
- heb je een afgeronde secretariële opleiding en relevante werkervaring;
- heb je ruime ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer;
- werk je nauwkeurig en zorgvuldig;
- beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
- heb je ruime ervaring met Microsoft 365, zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint;
- kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belangen;
- neem je verantwoordelijkheid en werk je zelfstandig;
- beweeg je gemakkelijk binnen een complexe organisatie. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré;
- ben je beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag en incidenteel op vrijdag.
Wat bieden wij? Je komt terecht in een enthousiast team waarin we samenwerken, elkaar helpen en graag kijken hoe we ons werk steeds beter kunnen organiseren. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen. Daarnaast krijg je:
- een bruto maandsalaris van maximaal €4.056,- (schaal 7, op basis van 36 uur), afhankelijk van je kennis en ervaring;
- een individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris, dat je flexibel kunt inzetten voor zaken die voor jou belangrijk zijn. Zoals bijvoorbeeld extra verlof, extra inkomen, scholing, aflossen van je studieschuld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
- eventueel aanvullend betaald ouderschapsverlof;
- een reiskostenvergoeding;
- mogelijkheden voor hybride werken en flexibele werktijden, inclusief een vergoeding om je thuiswerkplek goed in te kunnen richten;
- ruimte voor professionele groei: interne trainingen, studiemogelijkheden, coaching;
- pensioenopbouw via ABP;
- elke dag vers fruit van lokale ondernemers, een inspirerende werkomgeving in ons moderne stadhuis midden in het centrum van Hengelo.
Lijkt het je leuk om managers te ondersteunen, maar wil je vooral ook zelf initiatief nemen en bijdragen aan hoe we ons werk organiseren? Dan maken we graag kennis met je!
Managementassistent (24 uur) in Hengelo werkgever: Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een uitstekende werkgever die een professionele en collegiale werkomgeving biedt, waar samenwerking en innovatie centraal staan. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid om bij te dragen aan betekenisvolle projecten in een dynamische stad, biedt deze rol als Projectleider/beleidsadviseur beschermd wonen de kans om impact te maken in de gemeenschap. De organisatie waardeert initiatief en resultaatgerichtheid, wat zorgt voor een stimulerende werkcultuur en volop kansen voor groei.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementassistent (24 uur) in Hengelo kunt binnenhalen
✨Ga naar netwerkbijeenkomsten!
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management zijn netwerken en connecties echt key. Zoek naar lokale netwerkbijeenkomsten of seminars in jouw omgeving en zorg dat je erbij bent. Dit zijn niet alleen geweldige plekken om gelijkgestemden te ontmoeten, maar vaak hebben ze ook informele gesprekken over openstaande parttime functies!
✨Gebruik je huidige netwerk
Praat met collega's, vrienden of zelfs oud-studiegenoten en laat ze weten dat je op zoek bent naar een parttime rol in bedrijfsleiderschap en management. Misschien weten ze wel van kansen bij hun bedrijf of kunnen ze je introduceren bij iemand die dat doet! Voordelen van interne verwijzingen zijn vaak de beste manieren om binnen te komen.
✨Volg relevante leiderschapstrainingen
Door je vaardigheden op te frissen met parttime leiderschapstrainingen of cursussen, maak je niet alleen je cv aantrekkelijker, maar vergroot je ook je netwerk. Veel van deze trainingen hebben netwerkevenementen of communitygroepen waar je andere professionals in je vakgebied kunt ontmoeten.
✨Keep it local!
Kijk naar lokale bedrijven die op zoek zijn naar parttime managers. Vaak hebben zij specifieke behoeften en willen ze iemand die daadwerkelijk in de regio is. Kijk ook eens op websites van lokale organisaties voor vacatures en solliciteer via de bedrijfssite. Vergeet niet: bij ons kun je ook direct solliciteren via de website van Gemeente Hengelo!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementassistent (24 uur) in Hengelo te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschap zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om jouw managementervaring en leiderschapskwaliteiten te benadrukken. Vertel vooral over specifieke projecten of teams die je hebt geleid en wat je rol daarin was. Dit laat zien dat je de juiste vaardigheden bezit voor een rol in bedrijfsleiderschap.
Focus op resultaatgerichtheid:Bedrijven zoeken vaak naar kandidaten die resultaten kunnen leveren. Zorg ervoor dat je in je documenten kunt aantonen hoe jouw eerdere ervaringen hebben geleid tot meetbare resultaten. Denk aan statistieken of voorbeelden waaruit blijkt dat je impact hebt gehad.
Vermeld je beschikbaarheid:Omdat je solliciteert voor een parttime rol, is het belangrijk om duidelijk te maken in je sollicitatie wanneer je beschikbaar bent. Dit helpt om verwachtingen te managen en laat zien dat je serieus bent over de functie bij Gemeente Hengelo.
Ondersteun je sollicitatie met voorbeelden:Een sterke portfolio kan een groot pluspunt zijn. Als je eerdere projecten hebt die je leiderschap of managementvaardigheden tonen, overweeg dan om voorbeelden hiervan bij te voegen of ze kort te beschrijven in je sollicitatie. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Hengelo
✨Laat je leiderschapsstijl zien
Bij bedrijfsleiderschap is het belangrijk dat je jouw leiderschapsstijl kunt toelichten. Denk aan voorbeelden van situaties waarin je teams hebt geleid of problemen hebt opgelost. Geef inzicht in hoe jij mensen motiveert en aanstuurt, vooral in een parttime rol waar zelfdiscipline en initiatief belangrijk zijn.
✨Bereid je voor op strategische vragen
Een parttime managementrol kan ook vragen met zich meebrengen over strategisch denken. Verwacht scenario's waarin je moet aantonen hoe je bedrijfsbeslissingen maakt of hoe je een strategie implementeert. Zorg ervoor dat je enkele voorbeelden hebt waarin je omzet- of groeicijfers hebt verbeterd door succesvolle strategieën.
✨Ken de specifieke uitdagingen van {{$company}}
Een parttime positie betekent ook dat je flexibel moet zijn. Probeer te begrijpen welke unieke uitdagingen {{$company}} heeft en hoe jouw rol daarbinnen een verschil kan maken. Denk aan marktveranderingen of teamdynamieken.
✨Focus op jouw samenwerkingservaring
In een managementrol is samenwerking met verschillende afdelingen cruciaal. Laat zien hoe jij effectief hebt samengewerkt met teams van verschillende niveaus en functies. Dit kan je met een paar goede voorbeelden onderbouwen, zodat je laat zien dat je de juiste connecties kunt leggen - zelfs in een parttime functie.
