In één oogopslag
- Taken: Ondersteun bestuurders en zorg voor een soepel verloop van de organisatie.
- Bedrijf: Gemeente Heemstede met een hecht en enthousiast team.
- Voordelen: Flexibele werktijden, thuiswerkmogelijkheden en een aantrekkelijk salaris.
- Overige informatie: Ontwikkelingsmogelijkheden en een gezellige werksfeer met leuke collega's.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische omgeving en werk nauw samen met het bestuur.
- Kwalificaties: Organisatorisch talent met goede communicatieve vaardigheden en ervaring met Microsoft Office.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Wil jij deel uitmaken van een klein en hecht team waar je nauw samenwerkt met collega’s en direct schakelt met de burgemeester, de wethouders en het managementteam? En doe jij dit het liefst in een dynamische omgeving? Lees dan snel verder!
Wat ga je doen als bestuurssecretaresse? Als bestuurssecretaresse van de gemeente Heemstede bied je organisatorische ondersteuning aan de burgemeester, de wethouders, de gemeentesecretaris en het managementteam. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat afspraken worden gepland. Geen dag is hetzelfde, want jouw werk is veelzijdig:
- Verzorgen van complex agendabeheer en behandeling van (vertrouwelijke) post.
- Verzamelen en ordenen van (digitale) vergaderstukken voor de collegeleden.
- Onderhouden van de interne en externe contacten.
- Zelfstandig afhandelen van telefoongesprekken, e-mails en correspondentie.
- Gastvrij en correct ontvangen van gasten.
- Vervangen van jouw collega’s op het bestuurssecretariaat bij ziekte en vakantie.
Korte lijnen en direct samenwerken met bestuurders en collega’s maken jouw werk bij ons dynamisch en veelzijdig. Je werkt hoofdzakelijk op het gemeentehuis, met flexibiliteit voor thuiswerken.
Wat zoeken wij? Je bent iemand met een sterk organisatorisch vermogen, die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken. Verder beschik je over:
- Minimaal een mbo-opleiding of gelijkwaardig denk- en werkniveau; een afgeronde secretaresseopleiding is een pré.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Ervaring en goede kennis van Microsoft Office-programma’s (Outlook, Word en Excel).
- Ervaring bij een gemeente is een pré.
Aan competenties breng je verder mee:
- Nauwkeurigheid: je werkt precies en zorgvuldig, zonder details over het hoofd te zien.
- Flexibiliteit: je past je moeiteloos aan en schakelt snel in veranderende omstandigheden.
- Plannen en organiseren: je houdt het overzicht en weet precies welke activiteiten prioriteit hebben. Jij stemt jouw werk en dat van collega’s op elkaar af, zodat alles soepel verloopt.
Wat bieden wij?
- Een functie voor 24 - 32 uur per week, met de woensdagmiddag en vrijdagochtend als vast dagdeel;
- Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een salaris van maximaal € 4.065,- (functieschaal 7) bruto per maand o.b.v. 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Bovenop jouw salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05% (inclusief 8% vakantiegeld). Elke maand kan jij kiezen hoe je dit budget wilt inzetten. Wil je extra salaris ontvangen, of toch liever extra verlofdagen bij kopen?
- Andere extra’s, zoals een vitaliteitsbudget van € 195,- bruto per jaar, een tegemoetkoming in de ziektekosten van € 168,- bruto per jaar en korting op je maandelijkse premie;
- Een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen via het ABP;
- Aandacht voor jouw ontwikkeling met uitstekende studiefaciliteiten;
- Mogelijkheid om deels thuis te werken met flexibele werktijden. We zorgen voor een ingerichte thuiswerkplek naast een flexwerkplek op het gemeentehuis en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag;
- Betaald ouderschapsverlof (13 weken) naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof.
Waarom werken bij het Bestuurssecretariaat in Heemstede? Het team bestaat uit vier enthousiaste collega’s (inclusief deze vacature). Eén van hen vervult een ondersteunende rol binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces. Een bestuurssecretaresse ondersteunt één of twee bestuurders. Het secretariaat is niet zomaar een ondersteunende afdeling, maar echt de spil van de organisatie. Vanuit deze centrale positie heb je met vrijwel alle teams contact en draag je direct bij aan een soepele bedrijfsvoering. Daarnaast is er volop ruimte om collega’s uit de hele organisatie te ontmoeten: tijdens de gezamenlijke lunch, maar ook bij het maandelijkse koffiemoment waar de gemeentesecretaris iedereen bijpraat over actuele ontwikkelingen. Samen met 251 collega’s werken wij aan een fijne leefomgeving voor onze 27.556 inwoners. We kennen brede functies met veel zelfstandigheid en vrijheid. Werken bij Heemstede is werken binnen een gezellige en collegiale werkomgeving, waar iedereen elkaar kent. We investeren graag in jouw groei. Of het nu gaat om trainingen, workshops of doorstroommogelijkheden, jouw ontwikkeling staat centraal. Ook vinden wij een goede werk/privébalans belangrijk. Daarom bieden wij flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
Enthousiast geworden over de vacature van bestuurssecretaresse? Neem voor meer informatie contact op met Lennard Kadiks, domeinmanager Bestuurs- en Juridische Zaken, telefoonnummer (023) – hij vertelt je graag meer! Wil je reageren? Wat leuk! Solliciteren kan tot en met 2 november 2026. We kijken uit naar je reactie!
Hoe komen wij met elkaar in gesprek? Wij nodigen kandidaten uit op gesprek aan de hand van de brief, CV én een online selectietest. De online selectietest is geen lange vragenlijst, maar bestaat uit games zodat het ook leuk is om te doen. De online games brengen jouw cognitieve capaciteiten in beeld. We krijgen hiermee inzicht in hoe jij observeert, denkt, besluit, organiseert en handelt. En dat terwijl jij gewoon aan het gamen bent! De games zijn leuk en uitdagend om te doen, maar ook volledig wetenschappelijk onderbouwd door neurowetenschappers. Door middel van deze games kunnen wij het potentieel van onze kandidaten beoordelen. Ook van kandidaten die normaal gesproken misschien minder goed zijn in het doen van games of testjes. Als je reageert op onze vacature met brief en CV ontvang je binnen de reactietermijn nadere uitleg over de games en de link om de games te starten. Je ontvangt altijd een waardevol rapport over jouw breinprofiel. We kijken uit naar je reactie!
Locatie: Heemstede
Bestuurssecretaresse in Heemstede werkgever: Gemeente Heemstede
Als Beheerder Informatiebeveiliging bij onze gemeenten speel je een cruciale rol in het beschermen van gevoelige informatie. Wij bieden een stimulerende werkomgeving met een sterke focus op samenwerking en professionele groei, waar je de kans krijgt om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen de publieke sector. Met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en een cultuur die innovatie en betrokkenheid waardeert, is dit de ideale plek voor jou om een betekenisvolle impact te maken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaresse in Heemstede kunt binnenhalen
✨Verken Netwerkactiviteiten in de Publieke Sector
Ga naar lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de overheid en publieke sector. Dit is een geweldige kans om direct in contact te komen met professionals in het vakgebied en om meer te leren over de organisatiecultuur van bedrijven zoals Gemeente Heemstede.
✨Maak Gebruik van Stageprogramma's en Traineeships
Veel overheidsinstellingen hebben specifieke programma's voor parttime medewerkers. Zoek naar traineeships of stageprogramma's die jou een voet tussen de deur bieden en relevant zijn in de publieke sector. Dit kan een uitstekende manier zijn om jouw ervaring uit te breiden met een parttime rol.
✨Zet Sociale Media in voor Zichtbaarheid
Gebruik platforms zoals LinkedIn om jezelf te positioneren als een serieuze kandidaat voor parttime functies in de publieke sector. Deel content en raak betrokken bij discussies over actuele thema's in de overheid; dat maakt je zichtbaarder voor bedrijven als Gemeente Heemstede.
✨Toon Je Passie voor de Publieke Sector
Wanneer je sollicitaties doet, zorg ervoor dat je jouw motivatie en toewijding aan de publieke sector duidelijk communiceert. Laat in gesprekken met mogelijke werkgevers zien waarom je enthousiast bent om parttime bij een organisatie als Gemeente Heemstede te werken, en hoe je kunt bijdragen aan hun doelen.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaresse in Heemstede te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen!:Bij een rol in de overheid en publieke sector is je motivatie superbelangrijk. Zorg ervoor dat je in je sollicitatiebrief laat zien waarom je dit soort werk wilt doen. Focus op je interesse in de publieke dienstverlening en hoe je bij kunt dragen aan de gemeenschap. We willen zien dat je begrijpt waar de organisatie voor staat!
Enthousiasme voor publieke waarden:Benadruk in je CV je ervaring of opleidingen die relevant zijn voor de overheid en publieke sector, zoals stages, vrijwilligerswerk of projecten. Dit laat zien dat je een passie hebt voor publiek belang en dat je in staat bent om rekening te houden met de behoeften van de samenleving.
Flexibiliteit in je beschikbaarheid:Omdat het een parttime functie betreft, is het handig om je flexibiliteit qua beschikbaarheid van tevoren duidelijk te maken. Vermeld op je CV wat je ideale werktijden zijn en als je openstaat voor verschillende uren, laat dat dan ook weten in je aanvraag. Dit kan je kansen vergroten!
Laat je enthousiasme voor de functie zien:In je motivatiebrief is het belangrijk om te praten over waarom je specifiek bij Gemeente Heemstede wilt werken en wat je hoopt te leren. Dit laat niet alleen je interesse zien, maar ook je bereidheid om te groeien en bij te leren binnen de publieke sector. Vergeet niet om te solliciteren via onze website!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Heemstede
✨Zorg voor relevante voorbeelden
In de overheid en publieke sector draait het vaak om concrete ervaring. Bereid een paar voorbeelden voor van situaties waarin je met beleid of regelgeving te maken had. Hoe heb je problemen opgelost of projecten opgezet? Dit laat zien dat je praktijkgericht bent.
✨Ken de actuele vraagstukken
Zorg dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen binnen de overheid en publieke sector. Wat zijn de actuele thema's of uitdagingen waar Gemeente Heemstede mee te maken heeft? Dit laat zien dat je je verdiept hebt in de sector en geïnteresseerd bent in de organisatie.
✨Toon je leergierigheid
Als je solliciteert voor een parttime functie, wil de werkgever weten hoe gemotiveerd je bent om bij te leren. Deel je plannen om jezelf verder te ontwikkelen in de publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld een cursus zijn of een project waar je aan wilt werken.
✨Vlees je betrokkenheid
In de publieke sector is betrokkenheid bij de gemeenschap cruciaal. Laat in je antwoorden zien waarom je dit belangrijk vindt en hoe je hier eerder in je leven of werk mee te maken hebt gehad. Dit verbindt je direct met de waarden van Gemeente Heemstede.
