In één oogopslag
- Taken: Beheer digitale agenda's en ondersteun teams in onderwijs en sport.
- Bedrijf: Werken bij een betrokken organisatie die innovatie waardeert.
- Voordelen: Persoonlijke groei, opleidingen, fietsregeling en sportabonnement tegemoetkoming.
- Overige informatie: Flexibele uren met goede arbeidsvoorwaarden en een jaarcontract.
- Waarom deze baan: Maak impact in de gemeenschap en werk in een dynamisch team.
- Kwalificaties: Mbo4-opleiding en 3 jaar ervaring in een ondersteunende rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 48730 - 59558 € per jaar.
Je werkt voor de teams Onderwijs & Sport en voor de afdeling JOS. Je verzorgt de digitale agenda, waaronder het maken van afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega’s en het interne teamoverleggen tussen onderwijs(huisvesting), onderwijs, jeugdpreventie, Leerplein en het teamoverleg sport, maar ook op inhoudelijke onderwerpen zoals bijvoorbeeld het maken van een jaaragenda t.b.v. het Bestuurlijke Overleg Primair- en Voortgezet Onderwijs Haarlem (BOPOH/BOVOH) of het Bestuurlijke Overleg Lokaal Onderwijs Zandvoort (BOLOZ) in overleg met de bestuurssecretariaten van betrokken wethouders.
Je verzorgt de agenda en notuleert de OOGO-overleggen jeugd/passend onderwijs/onderwijs. Je beheert de mailbox en voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een breed terrein en bewaakt de voortgang van acties en processen. Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein. Je houdt, samen met het MT, de P&C-cyclus van Haarlem en Zandvoort bij en zorgt voor een totaal JOS-overzicht van alle voor afd. JOS betreffende bestuurlijke afhandelzaken in overleg met het MT. Je maakt inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank, verzorgt de facturering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is en zorgt voor de inkomende en uitgaande postafhandeling (mailbox afd. JOS, verseon), voor de afdeling en de teams sport, onderwijs en jeugdpreventie.
Een dynamische baan in een enthousiast en betrokken team in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen. Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement. Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.556 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. Een dienstverband voor 32-36 uur per week. De werkzaamheden vinden minimaal 3 dagen op kantoor plaats. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP.
Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Je signaleert wat er speelt, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en houdt ook onder druk overzicht. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op in de teams en waar ondersteuning nodig is. De competenties stressbestendigheid, heldere (mondelinge en schriftelijke) communicatie. Je hebt minimaal een relevante afgeronde mbo4-opleiding en hebt ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie. Jij bent een zelfstandige, daadkrachtige ondersteuner die vooruitdenkt, kansen ziet om processen te verbeteren en ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Je bezit digitale vaardigheden en bent bekend met Office-applicaties, als Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.
Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) maken we impact. Bij deze afdeling werken zo’n 50 medewerkers, waaronder 5 teams Jeugd, Jeugdhulp, Onderwijsbeleid, Onderwijshuisvesting en Sport met seniors die zorgdragen voor de inhoudelijke coördinatie en twee teammanagers Jeugd en Onderwijs & Sport. Team Jeugdhulp gaat per januari 2027 verder in een zelfstandige organisatie. Daarnaast heeft JOS een regionaal bureau leerplicht/RMC met een teammanager.
Net zo enthousiast als wij? Solliciteren kan tot en met 1 november 2026. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Annemariecke Schneider, Afdelingsmanager, via a.schneider@haarlem.nl. Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl. De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek. Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Managementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport in Haarlem werkgever: Gemeente Haarlem
Als Senior Coördinator Planning en Control bij ons bedrijf krijg je de kans om te werken in een stimulerende omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan. We bieden uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder een competitief salaris en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, zodat je kunt groeien in je rol. Onze open en inclusieve werkcultuur moedigt medewerkers aan om hun ideeën te delen en bij te dragen aan het succes van de organisatie, wat deze functie niet alleen uitdagend maar ook zeer bevredigend maakt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport in Haarlem kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Gemeente Haarlem!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Gemeente Haarlem zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Gemeente Haarlem.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Gemeente Haarlem!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport in Haarlem te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Gemeente Haarlem en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Gemeente Haarlem. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Haarlem
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Gemeente Haarlem.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Gemeente Haarlem kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Gemeente Haarlem via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
