Projectleider Implementatie Archiefwet 2026 (ZZP of Dienstverband) in Bussum

De opdracht

Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren. Je zorgt ervoor dat de gemeente aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

Werkzaamheden

• Projectleiding: Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s. Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS. Je rapporteert over de voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever. Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.
• Beleid en regelgeving: Je actualiseert de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels op basis van de VNG-modellen. Je stelt procesbeschrijvingen en werkinstructies op voor vernietiging, vervanging en overbrenging. Je werkt de procedure voor openbaarheidsbeperkingen uit, inclusief de motivering en het advies van de archivaris. Je brengt gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden in kaart en maakt met de andere AGVS-gemeenten afspraken over het verantwoordelijke overheidsorgaan. Je bereidt het verzoek voor een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission voor.
• Risico en informatiehuishouding: Je voert samen met proces-, systeem- en data-eigenaren een risico-inventarisatie uit naar achteruitgang en verlies van informatie, in afstemming met de CISO en privacy officer. Je adviseert over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid. Je stelt een actueel overzicht op van de informatiehuishouding, met systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER. Je actualiseert het calamiteitenplan, inclusief het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.
• Systemen en metadata: Je werkt samen met functioneel beheer en een jurist aan de inrichting van beperkingsgronden voor openbaarheid bij het afsluiten van zaken. Daarbij leg je grond, duur, datum en status vast. Je zorgt voor toepassing van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen. Je werkt de eisen uit het DUTO-raamwerk uit en toetst deze per systeem. Je rondt het metadataschema en de MDTO-pilot af, inclusief de verplichte metadata en aanvullende metadata voor langdurig te bewaren documenten.

Resultaten:

• Een plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever.
• Een voorstel voor een geactualiseerde archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels, gereed voor besluitvorming.
• Een functioneel ontwerp voor beperkingsgronden voor openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist.
• Procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Een overzicht van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan.
• Een risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen.
• DUTO-eisen, uitgewerkt en per systeem getoetst.
• Een overzicht van de informatiehuishouding.
• Een geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol.
• Een overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie.

Afbakening: De feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen vallen buiten de opdracht. Informatiespecialisten en functioneel beheer voeren deze werkzaamheden uit. Jij bewaakt de samenhang en planning.

Organisatie: Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s. We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk. Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing. We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Eisen:

• Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31-12-2027. Daarna kan er maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de opdrachtgever plaatsvinden van maximaal 2,5%.
• Beschikbaar per 23 november 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Een aanbieding buiten deze bandbreedte wordt niet in behandeling genomen; de uren staan vast.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen het informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is doorlopen.
• Een aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau in woord en geschrift.

Gunningscriteria:

• Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, opgedaan middels opleiding, werkervaring en/of cursus.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen zoals vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen en de volgende punten: selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid en metadata.
• Aantoonbare werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk.
• Aantoonbare werkervaring met een risicoanalyse informatiebeheer, een overzicht informatiehuishouding of passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.