Projectleider Implementatie Archiefwet in Amsterdam

Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER. Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

Werkzaamheden

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, nodige capaciteiten en risico’s;
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS;
• Je rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever;
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA‑cyclus voor informatie- en archiefbeheer.

Beleid en regelgeving

• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen;
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging;
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris;
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere AGVS-gemeenten, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4);
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.

Risico en informatiehuishouding

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy;
• Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1);
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER;
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.

Systemen en metadata

• Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid (grond, duur, datum en status) bij het afsluiten van zaken;
• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen;
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO‑raamwerk en deze per systeem toetsen;
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten.

Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.

Resultaten

• Gereed Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever binnen 4 weken na start;
• Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, klaar voor besluitvorming eind Q1 2027;
• Functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist einde Q1 2027;
• Procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging Q2 2027;
• Overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan Q2 2027;
• Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen Q3 2027;
• DUTO‑eisen uitgewerkt en per systeem getoetst Q3 2027;
• Overzicht informatiehuishouding Q3/Q4 2027;
• Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol Q4 2027;
• Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie einde opdracht.

De eerste drie resultaten vallen binnen de initiële looptijd. De overige resultaten worden opgeleverd als de opdracht wordt verlengd.

Competenties

• Plannen en organiseren – je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen.
• Resultaatgericht werken – je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld.
• Samenwerken – je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst;
• Overtuigen – je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Tactisch gedrag – je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af.
• Analyserend vermogen – je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen;
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk) – je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.
• Planning – je werkt effectief met tijd en prioriteiten om doelen te bereiken.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 11 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 10 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.