In één oogopslag
- Taken: Zorg voor kwaliteit in informatiebeheer en ondersteun collega's bij het registreren van gegevens.
- Bedrijf: Gemeente Dordrecht, een stad met verborgen kwaliteiten en impact op de inwoners.
- Voordelen: Flexibel werken, goede balans werk-privé, en een aantrekkelijk salaris met extra voordelen.
- Overige informatie: Een kans om te groeien in een team dat plezier en ontwikkeling centraal stelt.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in de informatiehuishouding en ontwikkel je talent in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: Passie voor kwaliteit, ervaring in informatiebeheer, en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 41000 - 50000 € per jaar.
Ben jij een kwaliteitsmedewerker met een scherp analytisch vermogen en een passie voor kwaliteit? Leg je makkelijk contact en weet je met jouw advies de informatiehuishouding te verbeteren en naar een hoger plan te trekken? Dan komen wij graag met jou in contact!
Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden. Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten.
Het cluster Informatievoorziening, data en regie (IDR) verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en drie Gemeenschappelijke Regelingen. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen. Kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een grote rol.
Je gaat werken met een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team maakt deel uit van het cluster Informatievoorziening, data en regie. Het team voert de volgende werkzaamheden uit:
- informatieadvies, beleid en recordmanagement
- postontvangst, -distributie en -verzending
- registratie en kwaliteitsbewaking
- beheer, vernietiging en overbrenging archief
Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling. Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. We zijn aanpakkers met vakkennis, die oog hebben voor detail. Het motto van het team: Bij DIV begint het proces!
Wat ga je doen? Als kwaliteitsmedewerker draag je bij aan een toekomstgerichte informatievoorziening die de basis vormt voor de verdere ontwikkeling van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers van de Drechtsteden. Je zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van digitaal zaakgericht werken en archiveren binnen het centrale zaaksysteem en archiefwaardige procesapplicaties.
- Ondersteunen en adviseren van gebruikers bij het correct opslaan en registreren van informatie in het zaaksysteem.
- Adviseren over en toezien op het juiste gebruik en de juiste inrichting van het zaaksysteem en de zaaktypen.
- Coördineren, uitvoeren en verbeteren van systematische kwaliteitscontroles (o.a. steekproeven) in verschillende systemen.
- Signaleren en analyseren van afwijkingen in zaakgericht registreren en archiveren, en het doen van concrete verbetervoorstellen.
- Periodiek informeren van de organisaties over het gebruik van het zaaksysteem aan de hand van managementinformatie.
- Verzorgen van gebruikersondersteuning voor medewerkers van aangesloten partners.
- Coördineren van de periodieke vernietiging van te vervangen stukken.
- Ondersteunen bij de inrichting, het beheer en de doorontwikkeling van het centrale zaaksysteem en taakapplicaties.
- Opstellen en actualiseren van werkinstructies voor het registreren, controleren en archiveren van informatie.
- Begeleiden en coachen van collega’s in zaakgericht werken en archiveren om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
- Bijdragen aan het ontwikkelen, beheren en verbeteren van het kwaliteitssysteem en het bijbehorende handboek.
- Verzorgen van (maatwerk)trainingen voor eindgebruikers op het gebied van zaakgericht werken en archiveren.
Wat neem je mee? Je hebt een duidelijke passie voor informatiebeheer en kwaliteit en vindt het leuk om collega’s te ondersteunen bij het correct en rechtmatig beheren van informatie. Je weet anderen te laten zien hoe informatie vóór hen kan werken, houdt in de gaten of processen goed verlopen en stuurt bij waar nodig.
- mbo+/hbo-werk- en denkniveau;
- Aantoonbare werkervaring binnen het vakgebied informatiebeheer of kwaliteitsmanagement;
- Kennis van zaakgericht werken, zaaksystemen, het informatiebeheerplan, metadatering en archiefwetgeving;
- Ervaring met MS 365 als samenwerkomgeving is een pré;
- Een afgeronde relevante opleiding of de bereidheid deze te volgen (zoals SOD II, HMDI-AD, LARM of vergelijkbaar).
Tot slot beschik je over:
- Sterke communicatieve vaardigheden
- Uitstekend analytisch vermogen
- Overtuigingskracht en overwicht
- Professionele en representatieve houding
Wat bieden we jou? Een baan voor 32-36 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang.
In ruil voor jouw inzet krijg je:
- Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556,-op basis van een 36-urige werkweek (Schaal 08, Cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
- Naar keuze een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal € 776,80 (17,05% van je bruto maandsalaris);
- Flexibel en hybride werken;
- Een goede balans tussen werk en privé;
- Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
- Een uitstekende pensioenregeling bij ABP.
Goed om te weten: Iedereen die bij de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij.
Kwaliteitsmedewerker DIV werkgever: Gemeente Dordrecht
Gemeente Dordrecht is een uitstekende werkgever die zich richt op het bieden van betekenisvol werk in de uitvaart- en crematoriumsector. Met een focus op samenwerking en communicatie binnen een hecht team van 15 professionals, biedt de gemeente volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling. De werkomgeving is ondersteunend en gericht op kwaliteit en veiligheid, wat bijdraagt aan een positieve werkcultuur en een marktconform salaris met aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Kwaliteitsmedewerker DIV kunt binnenhalen
✨Leer de kneepjes van de overheidswereld
Neem deel aan evenementen en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de overheid en de publieke sector. Dit is dé plek waar je mensen kunt ontmoeten die al werken bij organisaties zoals Gemeente Dordrecht en je kunt een goed beeld krijgen van hun cultuur en wensen.
✨Gebruik je connecties
Vraag aan vrienden of familie die in de publieke sector werken om je te koppelen aan hun netwerk. Het gaat vaak om wie je kent, dus laat je niet schamen om dat aanspreekpunt te zoeken dat je verder kan helpen op de arbeidsmarkt.
✨Wees proactief op sociale media
Volg de relevante overheidsinstanties en publieke organisaties op platforms zoals LinkedIn en Twitter. Dit kan je helpen om op de hoogte te blijven van vacatures bij Gemeente Dordrecht en om te zien welke vaardigheden en kennis momenteel het meest gevraagd worden.
✨Neem deel aan vrijwilligerswerk
Ervaring doen in de publieke sector kan een goede manier zijn om je cv op te bouwen en je netwerk uit te breiden. Zoek naar vrijwilligersprojecten die aansluiten bij waar je bij Gemeente Dordrecht zou willen werken en laat zien dat je betrokken bent bij de gemeenschap.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Kwaliteitsmedewerker DIV te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Ken je DEI-beleid:In de overheid en publieke sector is Diversiteit, Gelijkheid en Inclusie (DEI) superbelangrijk. Zorg ervoor dat je in je motivatiebrief aangeeft hoe jij deze waarden ondersteunt en wat jouw visie daarop is. Dit laat zien dat je de organisatie snapt en een goede fit bent voor Gemeente Dordrecht.
Wees transparant over je ervaring:Bij een fulltime rol in de overheid verwachten ze vaak relevante ervaring of opleidingen. Wees specifiek over jouw eerdere functies, stages of projecten die een link hebben met de publieke sector, en hoe deze jou voorbereiden op de rol van Kwaliteitsmedewerker DIV. Gebruik bijvoorbeeld concrete voorbeelden of resultaten die je hebt behaald.
Opleidingen en certificaten zijn key:Vergeet niet om je relevante diploma’s en certificaten goed in je CV te vermelden. Dit kan betekenen dat je naast je HBO of WO-diploma ook aanvullende cursussen hebt gevolgd die belangrijk zijn voor deze rol. Laat zien dat je blijft leren en ontwikkelen, dat bevalt werkgevers!
Kijk naar de taal en stijl:In de overheid hechten ze veel waarde aan een duidelijke en formele schrijfstijl. Zorg ervoor dat je motivatiebrief en CV vrij zijn van jargon, maar ook niet te casual zijn. Gebruik een professionelere toon, zodat je laat zien dat je de sector serieus neemt. Dit kan het verschil maken in je sollicitatie bij Gemeente Dordrecht!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Gemeente Dordrecht
✨Ken je wetgeving en beleid
In de overheid en publieke sector draait alles om wetgeving en beleid. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van belangrijke wetten en actuele beleidskwesties die relevant zijn voor Gemeente Dordrecht en de rol van Kwaliteitsmedewerker DIV.
✨Bereid je voor op scenario's
Verwacht dat je wordt uitgedaagd met scenario's waarin je moet laten zien hoe je omgaat met publieke belangen en ethische dilemma's. Dit soort vragen zijn veelvoorkomend in interviews binnen de overheid en publieke sector, dus oefen je reacties en beslissingsprocessen.
✨Toon je motivatie voor de publieke zaak
Omdat het hier gaat om een fulltime functie, willen ze zien dat je echt gemotiveerd bent om in de publieke sector te werken. Deel je redenen waarom je deze rol bij Gemeente Dordrecht wil en hoe je je kunt inzetten voor de gemeenschap.
✨Netwerk met professionals in de sector
Probeer contact te leggen met mensen die al werkzaam zijn in de overheid en publieke sector. Dit kan je inzichten geven in de bedrijfscultuur bij Gemeente Dordrecht en tips over hoe je je kunt onderscheiden in het interview.
