Bestuurssecretaresse van de burgemeester in Almere Stad

Als bestuurssecretaresse van de burgemeester werk je letterlijk en figuurlijk dicht op het bestuur van Almere. Alles wat zijn agenda raakt, komt bij jou en je directe collega samen. In een omgeving waar je moet inspelen op actualiteit, belangen samenkomen en veel mensen de aandacht van de burgemeester nodig hebben, zorg jij voor rust, overzicht en een gastvrije ontvangst. Je bent daarbij niet alleen ondersteuner, maar ook poortwachter, ambassadeur en een vertrouwd eerste aanspreekpunt voor agendazaken.

In deze functie ondersteun je de burgemeester in zijn dagelijkse werkzaamheden. Dat doe je samen met een collega-bestuurssecretaresse, met wie je intensief samenwerkt. Jullie zorgen dat zijn agenda, stukken en contacten goed georganiseerd zijn en spelen voortdurend in op wat de actualiteit en de dag van hem vragen. Dat vraagt om vooruitdenken, snel kunnen schakelen en voortdurend afwegen wat op dat moment prioriteit heeft.

De werkzaamheden zijn misschien herkenbaar voor een ervaren bestuurssecretaresse, maar de onderwerpen, mensen en situaties zijn dat zelden. De ene afspraak vraagt om extra voorbereiding, een andere om snel schakelen met de organisatie en soms moet je aangeven dat een afspraak niet mogelijk is en een alternatief aanbieden. Een verzoek afwijzen dat bij de burgemeester terechtkomt, kan namelijk bestuurlijke sensitiviteit vragen. Het gaat er vooral om dat je duidelijk bent of en wanneer een afspraak mogelijk is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Regie voeren over de complexe agenda van de burgemeester en daarin continu prioriteiten stellen en bewaken;
• De stukkenstroom coördineren en zorgen dat de burgemeester voor afspraken en overleggen tijdig over de juiste informatie beschikt. Daarbij werk je onder andere met iBabs;
• Dagelijks contact onderhouden met collega's, inwoners en externe organisaties en zorgen voor een zorgvuldige afhandeling van vragen en verzoeken;
• Het leggen van verbindingen tussen mensen, afspraken, stukken en processen wanneer je ziet dat zaken elkaar raken;
• Optreden als poortwachter van de agenda en positie innemen wanneer dat nodig is.

Dienstverlening werkt in deze functie twee kanten op. Je bent er voor de burgemeester én voor de mensen die contact met hem zoeken. Hoe druk de dag ook is, jij blijft toegankelijk, representatief en behulpzaam.

Wie ben jij

Jij voelt je thuis op een plek waar de telefoon gaat, de agenda verandert en ondertussen iemand aan je bureau staat met een vraag. Daar raak je niet van in de stress: juist in die dynamiek houd jij overzicht en bepaal je wat eerst moet. Je hebt affiniteit met de veelzijdige rol van een burgemeester. De ene dag draait om werkbezoeken en ontmoetingen in de stad, de andere om herdenkingen, vieringen of onderwerpen rondom openbare orde en veiligheid. Die afwisseling spreekt je aan en je begrijpt dat iedere situatie om een andere benadering kan vragen.

Je begrijpt bovendien dat goed ondersteunen soms betekent dat je tegengas geeft. Je durft keuzes te maken, bewaakt de agenda en spreekt wanneer je ziet dat iets anders kan of moet. Dat doe je met gevoel voor verhoudingen en met respect voor de mensen met wie je werkt.

Je kiest bewust voor intensieve samenwerking. Samen met de andere bestuurssecretaresse werk je volgens vaste werkafspraken, zodat jullie elkaar goed kunnen vervangen en de continuïteit van het secretariaat is gewaarborgd.

Je bent van nature toegankelijk en gastvrij. Als eerste aanspreekpunt ben je ook een ambassadeur van de burgemeester en van Almere. En omdat de dagen soms lang en druk kunnen zijn, komen relativeringsvermogen en humor goed van pas.

Wat breng jij verder mee:

• HBO- werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een dynamische werkomgeving met een hoog werktempo;
• Ervaring met complex agenda- en stukkenbeheer;
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Je bent flexibel inzetbaar wanneer het werk daarom vraagt en vindt het vanzelfsprekend om deze functie vanuit het stadhuis te vervullen.

Meer over jouw werkomgeving

Je komt te werken binnen de afdeling Bestuur, Veiligheid en Leefbaarheid. Deze afdeling ondersteunt het bestuur en de concerndirectie in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving en staat daarbij voortdurend in verbinding met de gemeentelijke organisatie, inwoners, ondernemers en andere organisaties in de stad.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit twaalf bestuurssecretaresses, een coördinator en twee chauffeurs die werken voor de burgemeester en wethouders. Jij vormt samen met een collega-bestuurssecretaresse het directe secretariaat rondom de burgemeester. Daarnaast werk je nauw samen met onder andere zijn bestuursadviseur, woordvoerder, de chauffeurs en het kabinet van gemeente Almere.

Verwacht geen rustige werkplek waar iedere dag volgens planning verloopt. Mensen, afspraken, stukken en onderwerpen vragen voortdurend om aandacht. Juist dat maakt het werk afwisselend. Vanuit jouw positie krijg je bovendien veel mee van wat er in de stad en rondom het bestuur speelt.

De werktijden zijn in principe van 09.00 tot 17.30 uur en één halve dag van 09.00 tot 13.00 uur. Vanwege de aard van het werk wordt deze functie op het stadhuis uitgevoerd.

Wat wij jou bieden

Bij Almere werk je aan een jonge stad die anders durft te denken. Een plek waarin je ruimte krijgt om zelfstandig te werken en samen te bouwen aan iets groters. Waar je wordt gestimuleerd om met nieuwe ideeën te komen, waar leren en ontwikkelen vanzelfsprekend zijn en er oog is voor jou als individu en jouw ambities.

Daarnaast mag jij nog de volgende arbeidsvoorwaarden verwachten:

• Een jaarcontract met de intentie tot vast;
• Salaris in schaal 8 van minimaal € 3.246 en maximaal € 4.556 bruto per maand, o.b.v. 36 uur;
• Een baan voor 36 uur per week;
• 17,05% individueel keuzebudget bovenop jouw salaris;
• Volledige vergoeding van het openbaar vervoer of € 0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer per fiets. Maak je gebruik van de auto en woon je buiten Almere, dan geldt een tegemoetkoming in de reiskosten;
• Aanvullend (gedeeltelijk) betaald ouderschapsverlof;
• En nog meer uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag. Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Gemeente Almere bepaalt, op basis van jouw functie, welke VOG voor jou van toepassing is.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, voor deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega.