Kwaliteitsmanager processen in Amstelveen

Geef jij richting aan de digitale transformatie bij Gemeente Amstelveen als kwaliteitsmanager processen? Zorg jij voor kwaliteit, structuur en procesverbetering die impact maakt?

Werkgebied: ICT | Data

Uren per week: 36 uur

Functieniveau: HBO

Salarisindicatie: € 3.824 tot € 5.624

Dan is dit jouw uitdaging! Door wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen en toenemende digitalisering bevindt de gemeente Amstelveen zich midden in een digitale transformatie. Deze transformatie gaat verder dan alleen technologie en richt zich nadrukkelijk op het verbeteren van dienstverlening, samenwerking en procesoptimalisatie.

Het optimaliseren en standaardiseren van processen is een belangrijk uitgangspunt binnen alle digitaliseringsinitiatieven. De kwaliteitsmanager speelt hierin een sleutelrol en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, borgen en continu verbeteren van procesbeschrijvingen binnen de organisatie.

Een belangrijk onderdeel van deze doorontwikkeling is het centraal stellen van informatiestromen en een toekomstbestendige informatiehuishouding. Je zult werken aan de implementatie en doorontwikkeling van procesbeschrijvingen in samenhang met interne beheersing, kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening en datagedreven werken.

Daarnaast zorg je voor de juiste organisatorische randvoorwaarden, zodat processen voldoen aan geldende wet- en regelgeving en relevante normen op het gebied van onder andere de AVG, de Archiefwet, informatiebeheer en rechtmatigheid. Hiermee lever je een belangrijke bijdrage aan een efficiënte, transparante en betrouwbare dienstverlening.

Je staat in direct contact met de stakeholders, proces-/applicatie-eigenaren en leveranciers en houdt de kaders voor het optimaliseren en beschrijven van processen en de ontwikkelingen op zowel strategisch als sturend niveau (in en buiten de organisatie) goed in de gaten. Je brengt deze kaders en ontwikkelingen actief naar stakeholders en eigenaren en begeleidt de vakafdeling met de optimalisatie, procesbeschrijvingen en de vastlegging ervan in de applicatie Engage.

Daarnaast heb je een sturende en bewakende rol in het kader van de organisatie brede toepassing van Engage voor het creëren en registreren van procesbeschrijvingen. En de kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding en de centrale rol van Engage hierin.

Je werkt nauw samen met de 'procesregisseur optimalisatie en digitalisering', procesbeheerders/proceseigenaren, 'Product Owner Zaakgericht Werken, Digitalisering en M365' en met informatie- en procesadviseurs.

Wat ga je doen?

• Het verder uitrollen, borgen en opstellen van een uniforme aanpak voor procesmanagement binnen de gemeente.
• Zorgdragen voor een overzichtelijke uniforme processenstructuur, onderlinge verbondenheid, de integrale kwaliteit en de eindcontrole op de procesbeschrijvingen.
• Beheert de randvoorwaarden en kaders voor het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen en voert regie op het organisatiebreed toepassen hiervan.
• Verzorgt training en coaching aan proceseigenaren en procesbeheerders met betrekking tot procesmanagement.
• Volgt en vertaalt ontwikkelingen rond procesmanagement en adviseert directie en proceseigenaren over de doorontwikkeling van procesmanagement.
• Slaat bruggen en legt verbindingen tussen processen van verschillende afdelingen en schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en uitvoerend niveau.
• Communiceert actief binnen de organisatie over de mogelijkheden van Engage (modelleren, raadplegen etc.) en stimuleert het gebruik daarvan.
• Organiseert de gebruikersondersteuning van Engage, en is voorzitter bij gebruikersoverleggen (intern en extern).
• Heeft een actieve rol bij het opzetten van een community om de samenwerking en samenhang in de organisatie te stimuleren.
• Legt verantwoording af aan directie en rapporteert over de implementatiegraad van procesmanagement in de organisatie.
• Regisseren, organiseren, faciliteren en uitvoeren van toetsen op kwaliteit processen en kwaliteit procesbeschrijvingen.
• Het optimaliseren, digitaliseren en modelleren van processen.
• Opstellen van Functionele ontwerpen voor aanpassingen processen in applicaties.
• Optimaliseren processen en deze vastleggen in procesbeschrijvingen als ondersteuning voor afdelingen.

Op te leveren resultaten

• Zorgdragen samen met afdelingen dat in de organisatie de processen beschreven zijn en deze voldoen aan de kwaliteitseisen-normen en vervolgens deze kwaliteitseisen jaarlijks uitbreiden en zorgdragen dat de processen en beschrijvingen ook weer aan deze verbeterde kwaliteitseisen gaan voldoen.
• Kwaliteitseisen opstellen, afstemmen en blijven optimaliseren en deze inbedden samen met de procesbeheerders en proceseigenaren.
• Engage trainingen verzorgen aan procesbeheerders.
• Zorgdragen voor uniforme wijze van processen beschrijven in Engage door en met alle procesbeheerders.
• Meewerken aan verbetering volwassenheidsniveaus procesmanagement in organisatie.
• Verbeteren van processen nav toetsen op informatiehuishouding vanuit Team informatievoorziening; Onder andere in de vorm van het opstellen van verbeteragenda's.

Wat breng je mee?

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Minimaal 4 jaar werkervaring als procesconsultant.
• Audit ervaring op processen en procesbeschrijvingen.
• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken en het optimaliseren en digitaliseren van processen.
• De ideale kandidaat is een ervaren senior proces consultant met ruime ervaring op het gebied van digitalisering in een bestuurlijke omgeving met een groot ICT component.
• Het is fijn als je kennis van methoden en standaarden op het gebied van procesmanagement (Prince II) hebt, van de WOO en informatiebeheer.
• We zoeken verder iemand die ervaring heeft met agile werken, overtuigingskracht heeft, analytisch en doortastend is.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen €3.824,- en €5.624,- bruto per maand (Cao Gemeenten, schaal 10) bij een 36-urige werkweek. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Een aanloopschaal kan van toepassing zijn.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris, dat je kunt inzetten voor extra inkomen, extra verlof of andere arbeidsvoorwaarden.
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen, inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.

En wat nog meer?

• Een uitgebreid onboardingprogramma, een moderne werkplek in Amstelveen en volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Wie zijn wij?

De ambtelijke organisatie AA werkt voor de gemeentebesturen van Aalsmeer en Amstelveen. Twee gemeentebesturen voor een totaal van ongeveer 120.000 inwoners, bediend door één ambtelijke organisatie.

Onze afdeling Automatisering en Informatiemanagement (A&I) bestaat uit de teams Advies & projecten, Infrastructuur & Servicedesk, Applicaties, Informatievoorziening en Basisinformatie. De afdeling is verantwoordelijk voor ICT beheer en onderhoud, de geo- en basisregistraties, de documentaire informatievoorziening, proces- en projectmanagement en advies. Team Informatievoorziening houdt zich bezig met de kwaliteit en het continu verbeteren van de Informatiehuishouding.

Wat verder goed is om te weten Binnen gemeente Amstelveen is Nederlands de voertaal. Vergaderingen, interne communicatie en het contact met inwoners en bestuurders vinden voornamelijk in het Nederlands plaats. Als je bij ons komt werken, lever je vóór je start een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan. Aan het begin van je dienstverband leg je als ambtenaar een ambtseed/belofte af. Een referentiecheck is onderdeel van de selectieprocedure.