In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de CFO met agendabeheer, reizen en vergaderingen in een internationale omgeving.
- Bedrijf: Fugro, een toonaangevend bedrijf met een diverse en inclusieve cultuur.
- Voordelen: Marktconform salaris, 29 vakantiedagen, flexibele werktijden en carrièremogelijkheden.
- Overige informatie: Werken in een professioneel team met uitstekende groeikansen en coaching.
- Waarom deze baan: Geen dag is hetzelfde; maak impact in een dynamisch team en ontwikkel je vaardigheden.
- Kwalificaties: Hbo werk- en denkniveau, ervaring als Executive Assistant en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Voor ons hoofdkantoor in Nootdorp zijn wij op zoek naar een ervaren, zelfstandige en servicegerichte Executive Assistant voor de CFO. In deze veelzijdige functie ondersteun je de CFO in een dynamische, internationale omgeving. Je beheert een complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox, organiseert reizen en meetings en zorgt dat afspraken en acties zorgvuldig worden opgevolgd. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer plannen op het laatste moment veranderen.
Voor inhoudelijke en bedrijfsmatige vraagstukken werkt de CFO nauw samen met een fulltime Business Manager. Als Executive Assistant ligt jouw focus op de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de CFO. Daarnaast ondersteun je de Company Secretary bij diverse governance-gerelateerde werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant van de CEO, tevens Team Lead van het Corporate Assistant Team, en met de andere assistants binnen het team. Zo werk je zelfstandig in jouw eigen rol, maar ben je tegelijkertijd onderdeel van een professioneel en betrokken team.
Wat je gaat doen:
- Je beheert de complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox van de CFO, stelt prioriteiten en zorgt dat belangrijke onderwerpen tijdig onder de aandacht worden gebracht;
- Je organiseert internationale reizen van A tot Z, inclusief vluchten, hotels, transfers en een overzichtelijke reisplanning;
- Je verzorgt administratieve en praktische ondersteuning, waaronder onkostendeclaraties, correspondentie, documentverwerking, printwerk en archivering, en ondersteunt bij IT- en facilitaire vraagstukken;
- Je coördineert tekenstukken en bewaakt het volledige proces van ondertekening, verwerking en, waar nodig, legalisatie;
- Je bent het eerste organisatorische aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders rondom de CFO en stemt, waar nodig, af met de Business Manager;
- Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind en verzorgt de bijbehorende faciliteiten en logistiek;
- Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van Executive Leadership Team- en Audit Committee-vergaderingen, waaronder het coördineren en verwerken van vergaderstukken in Diligent;
- Je ondersteunt de Company Secretary, bijvoorbeeld bij het beheer van de inbox en het opstellen en bijhouden van vertrouwelijkheidslijsten;
- Je werkt nauw samen met de andere assistants, fungeert als back-up en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.
Wat jij te bieden hebt:
- Je bent een ervaren Executive Assistant die vooruitdenkt, overzicht houdt en van nature ontzorgt. Je werkt zelfstandig en weet goed wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is;
- Je hebt hbo werk- en denkniveau en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een internationale of corporate omgeving;
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van een directielid of senior manager;
- Je bent proactief, georganiseerd en sterk in het stellen van prioriteiten;
- Je werkt nauwkeurig, bent administratief sterk en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
- Je communiceert professioneel en tactvol met collega’s en externe stakeholders op verschillende niveaus;
- Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365. Ervaring met Diligent of een vergelijkbare board portal is een pré;
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Op deze arbeidsvoorwaarden kan je rekenen:
- Een diverse en inclusieve werkomgeving;
- Een markconform salaris;
- 29 vakantiedagen per jaar op basis van fulltime dienstverband (waarvan 4 door Fugro management toegewezen) en de mogelijkheid om 12 dagen extra bij te kopen;
- Ruime carrière- en opleidingsmogelijkheden, zowel nationaal als internationaal;
- Flexibele werktijden en, in overleg met jouw manager en volgens corporate richtlijnen, de mogelijkheid om vanuit huis te werken;
- Reiskostenvergoeding;
- Moderne pensioenregeling;
- Collectieve ziektekostenverzekering;
- Mogelijkheid om deel te nemen aan ons bedrijfsfitnessplan;
- Coachingsmogelijkheden via ons EAP (Employee Assistance Program).
Interesse gewekt? Bezoek onze bedrijfspagina en ontdek meer over hoe het is om bij Fugro te werken.
Executive Assistant werkgever: Fugro
Fugro is een uitstekende werkgever die zijn medewerkers veel vrijheid en verantwoordelijkheid biedt in een dynamische werkomgeving. Met een focus op persoonlijke groei en ontwikkeling, biedt het bedrijf diverse opleidingsmogelijkheden en een moderne werkcultuur die samenwerking en innovatie stimuleert. Werken bij Fugro betekent bijdragen aan betekenisvolle projecten die de leefomgeving van morgen vormgeven, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werkopties en een goede werk-privébalans.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Fugro.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Fugro naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Fugro. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Executive Assistant bij Fugro.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Fugro.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Executive Assistant bij Fugro jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Fugro gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Fugro
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Fugro en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
