In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de CFO met agendabeheer, reizen en vergaderingen in een internationale omgeving.
- Bedrijf: Fugro, een toonaangevend bedrijf met een diverse en inclusieve cultuur.
- Voordelen: Markconform salaris, 29 vakantiedagen, flexibele werktijden en carrièremogelijkheden.
- Overige informatie: Moderne werkomgeving met mogelijkheden voor coaching en bedrijfsfitness.
- Waarom deze baan: Geen dag is hetzelfde; maak impact in een dynamisch team en ontwikkel je vaardigheden.
- Kwalificaties: Hbo werk- en denkniveau, ervaring als Executive Assistant en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 42750 - 52250 € per jaar.
Voor ons hoofdkantoor in Nootdorp zijn wij op zoek naar een ervaren, zelfstandige en servicegerichte Executive Assistant voor de CFO. In deze veelzijdige functie ondersteun je de CFO in een dynamische, internationale omgeving. Je beheert een complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox, organiseert reizen en meetings en zorgt dat afspraken en acties zorgvuldig worden opgevolgd. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer plannen op het laatste moment veranderen.
Voor inhoudelijke en bedrijfsmatige vraagstukken werkt de CFO nauw samen met een fulltime Business Manager. Als Executive Assistant ligt jouw focus op de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de CFO. Daarnaast ondersteun je de Company Secretary bij diverse governance-gerelateerde werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant van de CEO, tevens Team Lead van het Corporate Assistant Team, en met de andere assistants binnen het team. Zo werk je zelfstandig in jouw eigen rol, maar ben je tegelijkertijd onderdeel van een professioneel en betrokken team.
Wat je gaat doen
- Je beheert de complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox van de CFO, stelt prioriteiten en zorgt dat belangrijke onderwerpen tijdig onder de aandacht worden gebracht;
- Je organiseert internationale reizen van A tot Z, inclusief vluchten, hotels, transfers en een overzichtelijke reisplanning;
- Je verzorgt administratieve en praktische ondersteuning, waaronder onkostendeclaraties, correspondentie, documentverwerking, printwerk en archivering, en ondersteunt bij IT- en facilitaire vraagstukken;
- Je coördineert tekenstukken en bewaakt het volledige proces van ondertekening, verwerking en, waar nodig, legalisatie;
- Je bent het eerste organisatorische aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders rondom de CFO en stemt, waar nodig, af met de Business Manager;
- Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind en verzorgt de bijbehorende faciliteiten en logistiek;
- Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van Executive Leadership Team- en Audit Committee-vergaderingen, waaronder het coördineren en verwerken van vergaderstukken in Diligent;
- Je ondersteunt de Company Secretary, bijvoorbeeld bij het beheer van de inbox en het opstellen en bijhouden van vertrouwelijkheidslijsten;
- Je werkt nauw samen met de andere assistants, fungeert als back-up en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.
Wat jij te bieden hebt
- Je hebt hbo werk- en denkniveau en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een internationale of corporate omgeving;
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van een directielid of senior manager;
- Je bent proactief, georganiseerd en sterk in het stellen van prioriteiten;
- Je werkt nauwkeurig, bent administratief sterk en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
- Je communiceert professioneel en tactvol met collega’s en externe stakeholders op verschillende niveaus;
- Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365. Ervaring met Diligent of een vergelijkbare board portal is een pré;
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Op deze arbeidsvoorwaarden kan je rekenen
- Een diverse en inclusieve werkomgeving;
- Een markconform salaris;
- 29 vakantiedagen per jaar op basis van fulltime dienstverband (waarvan 4 door Fugro management toegewezen) en de mogelijkheid om 12 dagen extra bij te kopen;
- Ruime carrière- en opleidingsmogelijkheden, zowel nationaal als internationaal;
- Flexibele werktijden en, in overleg met jouw manager en volgens corporate richtlijnen, de mogelijkheid om vanuit huis te werken;
- Reiskostenvergoeding;
- Moderne pensioenregeling;
- Collectieve ziektekostenverzekering;
- Mogelijkheid om deel te nemen aan ons bedrijfsfitnessplan;
- Coachingsmogelijkheden via ons EAP (Employee Assistance Program).
Interesse gewekt?
Bezoek onze bedrijfspagina en ontdek meer over hoe het is om bij Fugro te werken. Voor meer informatie neem contact op met Wendy Homan, Talent Acquisition Professional, tel. 06 - 34971169.
Executive Assistant werkgever: Fugro Group
Fugro Group biedt een dynamische en internationale werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om initiatief te nemen en bij te dragen aan het succes van hun teams. Met mogelijkheden voor professionele groei en ontwikkeling, evenals een focus op samenwerking en servicegerichtheid, is het een aantrekkelijke werkgever voor zowel ervaren professionals als starters. Medewerkers profiteren van een ondersteunende cultuur die innovatie en waardecreatie bevordert.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant kunt binnenhalen
✨Word actief in HR-community's
Zoek naar lokale of online HR-groepen en netwerken. Dit zijn geweldige plekken om in contact te komen met anderen in het veld, ervaringen uit te wisselen en op de hoogte te blijven van de laatste trends. Deel je kennis en leer van anderen; dat maakt je zichtbaar!
✨Bezoek HR-events en conferenties
Neem deel aan HR-conferenties, workshops of netwerkevenementen in jouw omgeving. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om je vaardigheden en kennis te laten zien. Wie weet ontmoet je wel iemand van Fugro Group!
✨Gebruik onze website om te solliciteren
Bij Fugro Group zijn we altijd op zoek naar enthousiaste HR-professionals. Zorg ervoor dat je je sollicitatie via onze website indient, zodat je in onze systemen terechtkomt en je kan laten zien dat je echt geïnteresseerd bent in de rol.
✨Laat je ervaring spreken
Vergeet niet om concrete voorbeelden van je werk en prestaties klaar te hebben. Tijdens gesprekken is het belangrijk om te laten zien wat je hebt bereikt in eerdere functies. Gebruik data en verhalen om je impact te illustreren!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor personeel zien:Schrijf een coverletter waarin je duidelijk maakt waarom je enthousiast bent over HR. Deel persoonlijke ervaringen die je passie voor het menselijk aspect van werk benadrukken. Dit laat ons bij Fugro Group zien dat je niet alleen over vaardigheden beschikt, maar ook echte betrokkenheid toont.
Benadruk je communicatieve vaardigheden:In de HR-wereld zijn sterke communicatieve vaardigheden cruciaal. Zorg ervoor dat je CV en eventuele bijlagen laten zien hoe je in het verleden effectief hebt gecommuniceerd met teams, leidinggevenden en medewerkers. Dit kan via voorbeelden van projecten of successen in eerdere functies.
Toon je kennis van arbeidsrecht en HR-tools:Vermeld specifieke kennis van arbeidsrechten of ervaring met HR-software in je CV. Dit geeft ons een goed beeld van jouw vaardigheden en hoe je een waardevolle aanvulling voor Fugro Group kan zijn. Certificaten of cursussen die je hebt gevolgd zijn hier ook erg relevant!
Een professionele maar persoonlijke aanpak:Als je een CV opmaakt, probeer dan een balans te vinden tussen professionaliteit en een persoonlijke touch. We willen weten wie de persoon achter de ervaring is! Zorg ervoor dat je bij Fugro Group solliciteert via onze website zodat we jouw unieke persoonlijkheid kunnen leren kennen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Fugro Group
✨Ken je HR-tools en -software
Zorg ervoor dat je goed thuis bent in de tools die veel gebruikt worden in HR, zoals HRIS-systemen of ATS-software. Tijdens je interview bij Fugro Group kunnen ze specifieke vragen stellen over je ervaring met deze systemen, dus bereid je voor om voorbeelden te delen.
✨Weet wat de huidige HR-trends zijn
HR is altijd in beweging, dus wees goed geïnformeerd over de laatste trends zoals thuiswerken en diversiteit op de werkvloer. Bij Fugro Group kan het zijn dat ze willen weten hoe jij deze trends kunt toepassen in de rol als Executive Assistant.
✨Bereid je voor op gedragsvragen
In een HR-rol draait het veel om mensen. Wees voorbereid op gedragsvragen zoals hoe je met lastige situaties omgaat of hoe je de teamdynamiek kunt verbeteren. Gebruik de STAR-methode om je antwoorden gestructureerd te houden.
✨Toon je passie voor mensen en organisatiecultuur
Aangezien dit een fulltime rol is, is het belangrijk dat je laat zien dat je gefocust bent op mensen en organisatiecultuur. Geef aan hoe je de werkplek tot een betere omgeving wilt maken en hoe je dat in het verleden hebt gedaan. Dit kan echt het verschil maken in je gesprek met Fugro Group.
