Executive Assistant to the CFO & CTO in Amsterdam

Bij Fourthline is onze missie om financiële criminaliteit te bestrijden. We helpen het wereldwijde financiële systeem te beschermen door miljoenen identiteiten te verifiëren voor banken, neobanken, online brokers, crypto exchanges en verzekeraars.

Onze Chief Financial Officer en Chief Technology Officer hebben twee van de meest veeleisende agenda's in het bedrijf, en hun tijd is een van onze schaarse middelen. Jij bent de persoon die samen met hen beslist waar het naartoe gaat.

Dit is geen rol waarin je alleen maar doet wat je gevraagd wordt. Je hebt de bevoegdheid om bijeenkomsten uit te dagen, te weigeren en opnieuw vorm te geven, zodat beide executives zich kunnen concentreren op het werk dat Fourthline vooruit helpt in onze strijd tegen financiële criminaliteit.

Wat je zult doen:

• Je verdeelt je tijd tussen twee executives, beheert hun agenda's, reizen en administratie van begin tot eind, en je krijgt toegang tot enkele van de meest gevoelige informatie in het bedrijf.
• Maak hun agenda's werkbaar voor hen.
• Beheer beide agenda's, bescherm focus tijd, weiger of verkort vergaderingen die geen rechtvaardiging hebben, en zorg ervoor dat elke week weerspiegelt wat het belangrijkst is.
• Balans tussen twee executives, transparant.
• Los conflicterende prioriteiten op met duidelijke, afgesproken regels, en houd beide leiders op de hoogte van afwegingen voordat ze verrassingen worden.
• Maak elke vergadering waardevol.
• Bereid agenda's en briefingmaterialen voor, zorg ervoor dat de juiste mensen in de kamer zijn, leg beslissingen en acties vast, en volg op totdat ze zijn afgerond.
• Beheer reizen van boeking tot ontvangst.
• Vliegtickets, hotels, reisplannen en de onvermijdelijke last-minute wijzigingen, sluit de lus over uitgaven daarna.
• Houd de administratieve motor draaiende.
• Uitgaven, bonnetjes, goedkeuringen en handtekeningen snel afgehandeld, zodat er niets wacht op een executive en niets slippen.
• Breng mensen samen.
• Help bij het organiseren van technologie- en financiën leiderschapsvergaderingen, offsites en team evenementen in Amsterdam en Barcelona.
• Kijk om de hoeken.
• Spot wat eraan komt — een clash volgende maand, een ontbrekend document voor morgen — en handel het af voordat iemand vraagt.
• Bewaar wat je ziet.
• Financiële, organisatorische, personele en strategische informatie, behandeld met totale discretie.

Wat we zoeken:

• Je hebt gewerkt in scale-up en internationale omgevingen ter ondersteuning van C-level executives.
• Je bent een ervaren Executive Assistant met meer dan 5 jaar ervaring in de rol, inclusief ondersteuning van C-level executives.
• Je behandelt tijd als een strategische hulpbron.
• Je bent comfortabel om een senior leider te vertellen 'deze vergadering heeft jou niet nodig' en legt uit waarom.
• Je neemt verantwoordelijkheid.
• Je wacht niet tot je iets verteld wordt, en je weet het verschil tussen een oproep die je moet maken en een die je moet escaleren.
• Je balanceert concurrerende behoeften kalm.
• Je hebt twee of meer senior leiders tegelijkertijd ondersteund, en je hebt een systeem om iedereen geïnformeerd te houden en prioriteiten duidelijk te maken.
• Je bent onwrikbaar discreet.
• Mensen vertrouwen je met gevoelige informatie omdat je nooit een reden hebt gegeven om dat niet te doen.
• Je let op de details.
• Reisplannen zijn juist, documenten zijn klaar, follow-ups gebeuren.
• Je communiceert met flair.
• Je geschreven en gesproken Engels is uitstekend, en je voelt je op je gemak met belanghebbenden op verschillende niveaus.
• Je bent bereid om persoonlijk aanwezig te zijn.
• Je kunt drie dagen per week in ons kantoor in Amsterdam zijn en indien nodig naar Barcelona reizen.

Aanvullende vereisten:

• Spaans spreken is een pluspunt voor deze functie.

Onze waarden in actie:

• Droom. Bouw. Lever.
• Je blijft verbeteren hoe twee drukke executives werken — betere agenda regels, slimmere tools — en volhard wanneer een week drie keer opnieuw moet worden opgebouwd.
• Neem het in eigen hand.
• Je bezit beide agenda's van begin tot eind, en je bent open en ondubbelzinnig met beide executives over afwegingen.
• Doe wat juist is.
• Vertrouwen is de basis van deze rol. Je behandelt gevoelige informatie met integriteit en spreekt je uit wanneer iets niet klopt.
• Hou van wat we doen.
• Je brengt warmte in een stressvolle rol en helpt leiderschapsvergaderingen en team evenementen momenten te maken die mensen leuk vinden.
• Omarm verschillen.
• Je werkt over landen en culturen heen, en past je aan aan twee executives met zeer verschillende stijlen en behoeften.
• Kwaliteit is onze handtekening.
• Elke reisplanning, agenda en uitgave is de eerste keer juist — omdat kwaliteit in de details leeft.

Wat succes eruit ziet in deze rol:

• Aan het einde van je eerste zes maanden: Beide executives vertrouwen je om voor hen te handelen.
• Je weigert, verplaatst en hervormt vergaderingen zonder goedkeuring, en je oordeel houdt stand.
• Hun tijd komt overeen met hun prioriteiten.
• Minder vergaderingen met lage waarde, beschermde focus tijd die beschermd blijft, en wekelijkse agenda's die weerspiegelen wat elke executive zegt dat het belangrijkst is.
• Niets valt door de mazen.
• Acties van vergaderingen worden gevolgd en afgesloten, uitgaven en goedkeuringen op tijd, geen handtekeningen die stof verzamelen.
• Twee executives, geen wrijving.
• Concurrerende verzoeken worden snel en open opgelost — niemand voelt zich de tweede prioriteit.
• Evenementen en reizen verlopen soepel.
• Reizen en team evenementen gebeuren zonder drama, zelfs wanneer plannen op het laatste moment veranderen.

Bij Fourthline geloven we dat diversiteit onze cultuur verrijkt en je inspireert om je beste werk te doen. We waarderen je unieke talenten en perspectieven, verwelkomen ze in een veilige en inclusieve werkomgeving, om uiteindelijk de beste producten aan onze klanten en de samenleving te leveren. Je bent hier welkom. Fourthline is voor iedereen.

Ons wervingsproces is ontworpen om gelijk, eerlijk en transparant te zijn. We verwelkomen mensen uit alle achtergronden, etniciteiten, geslachten, seksuele oriëntaties, leeftijden, vaardigheden, religies en levenservaringen. Als je enthousiast bent over deze rol, maar je ervaring niet perfect aansluit bij elke kwalificatie in de functiebeschrijving, moedigen we je aan om toch te solliciteren. Je zou wel eens de juiste kandidaat kunnen zijn voor deze of andere rollen.