In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel draaiend kantoor en ondersteun het directieteam.
- Bedrijf: Kenniscentrum met een professionele, maar toegankelijke sfeer.
- Voordelen: Flexibele werkuren, ruimte voor initiatief en een collegiale werkomgeving.
- Overige informatie: Deze rol is ook beschikbaar voor ZZP’ers.
- Waarom deze baan: Maak impact door processen te optimaliseren en evenementen te organiseren.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in officemanagement en uitstekende communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 3150 - 3850 € per maand.
Vakgebied: Management support
Branche: Kenniscentrum/non profit
Opdracht: Officemanagement
Periode: 1 juni t/m 18 dec '25
Aantal uren: 24 uur per wk
Plaats: Utrecht
Contract: ZZP/detachering
Voor een kennisgedreven organisatie zoeken we een zelfstandige, ervaren en energieke officemanager met organisatietalent en een praktische instelling. Jij zorgt dat het kantoor op rolletjes loopt en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. In deze rol ondersteun je het directieteam en houd je het kantoor draaiende. Je zorgt voor goed georganiseerde agenda’s, organiseert diverse bijeenkomsten en vergaderingen en bewaakt deadlines. Ook zorg je voor een zorgvuldige verslaglegging van de vergaderingen en bewaak je de actiepunten. Je hebt daarnaast een coördinerende rol bij verschillende projecten en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van beleidsprocessen en het stroomlijnen van administratieve werkzaamheden. Aan het eind van jouw opdracht geef je praktisch advies over hoe de processen eventueel nog verder geoptimaliseerd kunnen worden.
Je komt terecht in een organisatie met korte lijnen, waar samenwerken centraal staat. De sfeer is professioneel maar laagdrempelig, en er wordt waarde gehecht aan initiatief en helderheid. Fysieke aanwezigheid op kantoor is belangrijk – je bent zichtbaar en aanspreekbaar in een rol die draait om verbinding en structuur.
Jouw werkzaamheden:
- Ondersteunen van de directie en het MT: agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging;
- Voorbereiden van bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, inclusief jaarplan- en begrotingsstukken;
- Administratieve coördinatie van diverse projecten;
- Bijhouden reserveringsysteem;
- Zorgdragen voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe medewerkers;
- Organiseren van evenementen, zoals teamdagen en de organisatiebrede bijeenkomst in september;
- Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in de dagelijkse kantoororganisatie;
- Samenwerken met collega’s binnen bedrijfsvoering, waaronder facilitair en hospitality en contact onderhouden met kennispartners.
Eisen:
- Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
- Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Zelfstandig, proactief en houdt van duidelijkheid;
- Sterk in plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende taken;
- Denkt vooruit, blijft rustig onder druk en communiceert helder;
- Werkt graag samen, maar weet ook goed je eigen koers te varen;
- Heeft een scherp oog voor detail én overzicht over het geheel;
- Mogelijkheid om op de kantoorlocatie te werken.
Deze opdracht staat ook open voor ZZP’ers. Bij de uitvoering van de werkzaamheden wordt rekening gehouden met de richtlijnen van de Wet DBA.
Ben je geïnteresseerd in deze functie, stuur dan zo snel mogelijk jouw update cv en een korte motivatie naar mijke@fourmonths.nl.
Officemanager in Utrecht werkgever: Fourmonths
Als werkgever bieden wij een stimulerende en dynamische werkomgeving waar je de kans krijgt om je analytische vaardigheden verder te ontwikkelen. Onze organisatie hecht veel waarde aan teamwork en persoonlijke groei, waardoor je niet alleen bijdraagt aan belangrijke HR-projecten, maar ook jezelf kunt ontplooien in een ondersteunende cultuur. Gelegen in een bruisende regio, profiteer je van uitstekende bereikbaarheid en een inspirerende omgeving die innovatie en samenwerking bevordert.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Officemanager in Utrecht kunt binnenhalen
✨Sluit je aan bij lokale ondernemersnetwerken
Als freelance bedrijfsleider is het essentieel om je netwerk uit te breiden. Sluit je aan bij lokale ondernemersnetwerken of business clubs waar je andere freelancers en ondernemers kunt ontmoeten. Dit kan leiden tot nieuwe opdrachten en waardevolle samenwerkingen!
✨Bezoek branche-evenementen
Zoek naar conferenties en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Deze evenementen zijn gouden kansen om in contact te komen met bedrijven zoals Fourmonths en je expertise te tonen. Vergeet niet om je visitekaartjes mee te nemen!
✨Creëer een sterke online aanwezigheid
Zorg ervoor dat je een professionele website hebt waarop je je diensten aanbiedt en succesvolle projecten laat zien. Deel je inzichten en ervaringen op platforms zoals LinkedIn. Hierdoor word je zichtbaar voor potentiële klanten die op zoek zijn naar freelance bedrijfsleiders.
✨Direct solliciteren via onze website
Bij StudieSmarter houden we ervan als je ons direct benadert! Kijk regelmatig op onze website voor freelance kansen, zoals Officemanager. We waarderen een directe aanpak, dus stuur ons gerust een bericht of vraag over de mogelijkheden.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Officemanager in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapsstijl zien!:In je CV of portfolio, beschrijf niet alleen je vorige functies, maar geef ook aan hoe jij als freelance bedrijfsleider andere teams hebt geleid. Dit kan je aanpak, je voorkeur voor communicatie of voorbeelden van succesvol teammanagement inhouden. Het toont aan dat je begrijpt wat er komt kijken bij bedrijfsleiderschap.
Portfolio vol succesverhalen:Zorg ervoor dat je een portfolio opbouwt met concrete voorbeelden van projecten of bedrijven die je hebt geleid. Dit kan een beschrijving van de uitdaging zijn die je hebt overwonnen, de oplossingen die je hebt geïmplementeerd, en de resultaten die je hebt behaald. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook de impact die je hebt gehad.
Duidelijke tarieven en beschikbaarheid:Als freelancer is het belangrijk om transparant te zijn over je tarieven en beschikbaarheid. Vermeld deze duidelijk in je sollicitatie, zodat nieuwsgierige bedrijven zoals Fourmonths weten waar ze aan toe zijn. Dat maakt het makkelijker voor hen om jou in te huren!
Een sterke motivatiebrief:In je motivatiebrief kun je niet alleen je ervaring en vaardigheden toelichten, maar ook jouw visie op het bedrijfsleiderschap. Vertel Fourmonths waarom jij een goede match bent en hoe jij hun uitdagingen kunt aanpakken. Laat zien dat je ook bereid bent om samen te groeien!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Fourmonths
✨Present je strategische denkvermogen
Als freelance bedrijfsleider is het belangrijk om je strategisch denkvermogen te tonen. Bereid een paar voorbeelden voor van situaties waarin je bedrijfsgroei hebt gestimuleerd of processen hebt geoptimaliseerd. Gebruik concrete cijfers om je impact te onderbouwen!
✨Ken je markt en netwerk
Verzeker jezelf ervan dat je goed op de hoogte bent van de huidige trends in de sector en mogelijke concurrenten. Toon je netwerk van contacten aan en hoe je dat kunt inzetten voor Fourmonths. Dit laat zien dat je niet alleen zelfstandig kunt werken, maar ook waarde kunt toevoegen vanuit je connecties.
✨Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Als freelancer in bedrijfsleiderschap is het cruciaal om je flexibiliteit te tonen. Praat over ervaringen waar je snel moest schakelen of je aanpak moest aanpassen aan veranderende omstandigheden. Dit laat zien dat je kunt inspelen op de dynamiek van het bedrijfsleven.
✨Pitch je portfolio met impact
Zorg ervoor dat je een sterk portfolio hebt dat je eerdere projecten en successen laat zien. Gebruik dit portfolio tijdens het interview om je ervaring te illustreren. Leg de nadruk op hoe je met eerdere klanten hebt samengewerkt en welke resultaten je hebt behaald, zodat ze direct zien wat ze in jou kunnen verwachten!
