Ben jij een digitale duizendpoot die graag organiseert, ontzorgt en het verschil maakt voor collega's? Werk je zelfstandig, ben je flexibel inzetbaar en maak je je nieuwe werkzaamheden en omgevingen snel eigen? Dan is onze flexpool op zoek naar jou! Als managementondersteuner geniet je van afwisseling, ontmoet je verschillende teams en zet je jouw talent in waar dat het meest nodig is.
Als managementondersteuner in de flexpool spring je bij waar tijdelijke ondersteuning nodig is. Je wordt ingezet binnen verschillende sectoren, afdelingen of ter ondersteuning van het bestuur. Je maakt je snel een nieuwe werkomgeving eigen, brengt rust en overzicht en zorgt ervoor dat managers, teams en bestuurders op je kunnen rekenen.
Je werkzaamheden verschillen per opdracht, waardoor geen dag hetzelfde hoeft te zijn. Je beheert agenda's en mailboxen, handelt vragen zelfstandig af en organiseert en bereidt vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen voor. Ook verzorg je heldere verslagen, bewaak je afspraken en actiepunten en ondersteun je bij het opstellen en redigeren van correspondentie, presentaties, rapportages en vergaderstukken. Daarnaast zorg je voor een nauwkeurige en veilige documentatie en archivering, regel je praktische en facilitaire zaken en pak je ad-hocwerkzaamheden op.
Je weet Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams, slim in te zetten om je werkzaamheden efficiënt uit te voeren. Maar je kijkt ook verder dan de dagelijkse ondersteuning. Met jouw proactieve blik signaleer je mogelijkheden om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten. Je bespreekt verbeterkansen, komt met concrete voorstellen en helpt deze na overleg en goedkeuring in de praktijk te brengen. Zo zorg je niet alleen voor continuïteit tijdens tijdelijke opdrachten, maar draag je ook bij aan het verbeteren van de werkprocessen binnen de organisatie.
Werken in een flexpool
Binnen de afdeling Management & Organisatieondersteuning (M&OO) zoeken we twee enthousiaste managementondersteuners voor onze flexpool-MO. In deze functie ondersteun je verschillende managementteams tijdens drukke periodes en vervang je collega's bij bijvoorbeeld ziekte of verlof. Zo lever je een waardevolle bijdrage aan de ondersteuning van de organisatie.
De flexpool is een nieuw team dat momenteel wordt samengesteld. Je krijgt de mogelijkheid om actief mee te denken over de vormgeving ervan, waarbij jouw inbreng wordt gewaardeerd. Als managementondersteuner binnen de flexpool werk je onder leiding van de teamleider(s) MO.
De functie is voor 35 uur per week, maar we staan open voor een flexibele invulling van de arbeidsduur, met een minimum van 26 uur per week. We bespreken graag samen wat hierin mogelijk is.
Wat bieden wij?
Een vast contract voor 35 uur per week. Startdatum is in overleg;
Een bruto maandsalaris conform de Cao FNV Organisaties in schaal 8, tussen € 3.121 en € 4.049, op basis van een 35-urige werkweek;
Een goede pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering;
Een goede verlofregeling van 228 verlofuren per kalenderjaar op basis van een 35-urige werkweek en de mogelijkheid om verlof gedeeltelijk te (ver)kopen;
De keuze uit een NS-kaart of een reiskostenvergoeding;
De mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken met bijbehorende ICT-middelen;
Een thuiswerkvergoeding;
Een moderne werkplek in een van onze vakbondshuizen verspreid over het land.
Wat vragen wij?
Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt een afgeronde opleiding in een relevante richting, bijvoorbeeld managementondersteuning, of als personal assistant;
Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie. Daarnaast is het een pre als je ervaring hebt met notuleren en ben je bekend met administratieve en secretariële procedures;
Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en beheerst de Nederlandse taal goed;
Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden, kunt goed plannen en prioriteiten stellen en weet ook onder druk het overzicht te bewaren;
Je hebt uitstekende kennis van Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams en je bent bekend met werken in Sharepoint en Onedrive
Je werkt nauwkeurig, discreet en integer en gaat zorgvuldig en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie en documenten;
Je hebt een flexibele, praktische en zelfstandige werkhouding. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en veranderende prioriteiten, bent stressbestendig en werkt graag samen met anderen;
Je bent beschikbaar om op vrijdag te werken;
Je bent bereid om, wanneer de werkzaamheden daarom vragen, buiten reguliere kantooruren of op locatie te werken.
Competenties: flexibiliteit - zelfstandigheid - oplossingsgericht
Waar ga je werken? Je werkt binnen de afdeling Management- & Organisatie Ondersteuning. Je wordt aangestuurd door de Teamleider Management- & organisatieondersteuning.
Wie zijn wij? De FNV behartigt de belangen van bijna 1 miljoen werkende en niet-werkende leden. Wij zijn de grootste vakbond in Nederland voor alle sectoren en hebben de ambitie om, op het gebied van arbeid en inkomen, de stem te vertolken van werknemers, gepensioneerden en uitkeringsgerechtigden. Dit doen we internationaal in diverse sectoren, in de nationale politiek en lokaal/regionaal in bedrijven en organisaties.
De FNV streeft ernaar om een inclusieve werkgever te zijn voor haar medewerkers. We zien de meerwaarde van diversiteit in de organisatie en waarderen verschillen. Bij de FNV komen alle medewerkers tot hun recht. We creëren gelijke kansen voor alle sollicitanten en nodigen daarom ook talenten met een afstand tot de arbeidsmarkt uit om te solliciteren.
Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit? Ben jij die allround flexpool Management ondersteuner die wij zoeken? Wij kijken uit naar je sollicitatie.
De FNV werkt volgens de NVP sollicitatiecode.
Bij het vinden van de geschikte kandidaat kan de vacature eerder worden gesloten.
De vacature staat tegelijkertijd intern en extern open. Bij geschiktheid wordt de voorkeur gegeven aan de interne kandidaat.?
Wil je meer weten? Neem voor inhoudelijk vragen contact op met één van de twee teamleiders MO Sophia Schmidt (Teamleider M&OO) viasophia.schmidt@fnv.nl.
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Simran Kour (Recruiter) viasolliciteren@fnv.nl.
Heb je nog andere vragen? Neem contact met ons op. We helpen je graag. Contact ons
#J-18808-Ljbffr
Managementondersteuner Flexpool in Utrecht werkgever: FNV Nederland
De FNV is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de belangen van werknemers in Nederland en daarbuiten. Met een moderne werkplek in Utrecht, een sterke focus op professionele ontwikkeling en een inclusieve werkcultuur, biedt de FNV medewerkers de kans om impact te maken op belangrijke maatschappelijke vraagstukken. Daarnaast zijn er aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een goede pensioenregeling en ruime verlofregelingen, wat het werken bij de FNV zowel betekenisvol als aantrekkelijk maakt.
