Management ondersteuner

Wie bij de FNV werkt doet ertoe! Zit organiseren in je bloed, is snel schakelen je tweede natuur en weet je het hoofd koel te houden in hectische situaties? Dan zijn wij op zoek naar jou! Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Wil je een cruciale rol spelen binnen de organisatieonderdelen waar jij aan gekoppeld wordt en bijdragen aan het succes van onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als management ondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor onze managers en bied je allround ondersteuning op secretarieel en organisatorisch gebied. Jij bent de onmisbare rechterhand. Jullie kunnen lezen en schrijven met elkaar en je hebt aan een half woord genoeg.

Verantwoordelijkheden:

• Administratieve Ondersteuning: Beheren van agenda’s, organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen, voorbereiden van presentaties en rapportages. De mailbox en de post hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af.
• Beheren van e-mail, post, telefoon en correspondentie;
• Voorbereiden en notuleren van meetings, inclusief het opstellen van presentaties;
• Zorgen dat MT-leden goed geïnformeerd zijn en werk uit handen wordt genomen;
• Effectieve planning en zelfstandige afhandeling van zaken;
• Effectieve voorbereiding van vergaderingen en kwalitatieve verslaglegging.

Communicatie:

• Jij bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, opstellen en verspreiden van correspondentie en notulen van vergaderingen. Je notuleert wanneer nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten die zijn genomen. Ook bereid je in het algemeen diverse stukken voor en deze redigeer je.

Data- en Documentbeheer:

• Beheren en archiveren van documenten, zorgen voor een accurate en veilige opslag van informatie.

Ondersteuning bij Besluitvorming:

• Voorbereiden van vergaderstukken, verzamelen van relevante informatie en ondersteunen bij het opstellen van documenten.

Facilitaire Taken:

• Coördineren van facilitaire diensten, zoals o.a. vergaderzalen reserveren, evenementen en bijeenkomsten organiseren inclusief bijbehorende materiaal en artikelen.

Ad hoc Taken:

• Uitvoeren van diverse ad hoc taken en opdrachten ter ondersteuning van je manager.

Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en prioriteren gaat jou gemakkelijk af. Met jouw proactieve, zelfstandige houding en uitstekende communicatieve vaardigheden ben jij de spil in het web die alle processen soepel laat verlopen. Je werkt in een klein team van management ondersteuners die ieder hun takenpakket hebben. Jullie zijn daarbij elkaars achterwacht tijdens vakanties en/of verlof. Als management ondersteuner val je onder leiding van de teamleider M&OO. Elkaar goed informeren is hier belangrijk.

Voor je totale pakket signaleer je knelpunten en doe je suggesties voor verbeteringen. Bij ons krijg je de kans om je talenten verder te ontwikkelen. Ben je klaar om deze uitdagingen met beide handen aan te pakken en het verschil te maken? Lees dan snel verder en ontdek hoe jij onze nieuwe management ondersteuner kunt worden!

Wat bieden wij?

• Een tijdelijk contract voor minimaal 24 tot maximaal 32 uur per week voor de periode van maximaal 1 jaar. Bij voorkeur start je zo spoedig mogelijk.
• Het bruto maandsalaris valt, conform de Cao FNV Organisaties, in schaal 8 en ligt, op basis van een 35-urige werkweek, tussen € 3.121 en € 4.049.
• Een goede pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering.
• Een goede verlofregeling van 228 verlofuren per kalenderjaar op basis van een 35-urige werkweek en de mogelijkheid om verlof gedeeltelijk te (ver)kopen.
• De keuze uit een NS-kaart of een reiskostenvergoeding.
• De mogelijkheid om thuis te werken en eventuele bijbehorende ICT-middelen.
• Een thuiswerkvergoeding.
• Een moderne werkplek in ons Centraal Vakbondshuis in Utrecht.

Wat vragen wij?

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau, je hebt afgeronde opleiding in een relevante richting (bijv. managementondersteuning, secretaresse, administratie).
• Je hebt voldoende ervaring met notuleren.
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie is een pre.
• Betrouwbaarheid: Nauwkeurig, discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie. Integriteit is een vereiste en je weet hoe jij met vertrouwelijke stukken om te gaan.
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Proactieve houding en probleemoplossend vermogen.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Vertrouwdheid met administratieve en secretariële procedures.
• Aanpassingsvermogen: In staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en veranderende prioriteiten. Capaciteit om onder druk te werken en prioriteiten te stellen.
• Je hebt een “hands on” mentaliteit, bent flexibel, niet snel uit balans en werkt graag zelfstandig.
• Samenwerking: Teamspeler met een flexibele en ondersteunende werkhouding. Je bent sociaal en communicatief vaardig en beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Initiatief: Zelfstandig kunnen werken en proactief bijdragen aan procesverbeteringen.
• Geen 9 tot 5 mentaliteit. De werkzaamheden verlangen soms van je dat je buiten kantooruren, je taken af moet handelen.

Waar ga je werken? Je werkt binnen de afdeling Management & Organisatie Ondersteuning Hoofdkantoor, het team Directie/Management. Je wordt hiërarchisch en functioneel aangestuurd door de Teamleider Management- & Organisatieondersteuning.

Wie zijn wij? De FNV behartigt de belangen van bijna 1 miljoen werkende en niet-werkende leden. Wij zijn de grootste vakbond in Nederland voor alle sectoren en hebben de ambitie om, op het gebied van arbeid en inkomen, de stem te vertolken van werknemers, gepensioneerden en uitkeringsgerechtigden. Dit doen we internationaal in diverse sectoren, in de nationale politiek en lokaal/regionaal in bedrijven en organisaties. De FNV streeft ernaar om een inclusieve werkgever te zijn voor haar medewerkers. We zien de meerwaarde van diversiteit in de organisatie en waarderen verschillen. Bij de FNV komen alle medewerkers tot hun recht. We creëren gelijke kansen voor alle sollicitanten en nodigen daarom ook talenten met een afstand tot de arbeidsmarkt uit om te solliciteren.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit? De vacature staat tegelijkertijd intern en extern open. Bij gelijke geschiktheid wordt de voorkeur gegeven aan de interne kandidaat. De FNV werkt volgens de NVP sollicitatiecode.

Wil je meer weten? Neem voor inhoudelijk vragen contact op met Monique de Haan (Teamleider M&OO) via Monique.dehaan@fnv.nl of via 06-18512535. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Julia Bassa (Recruiter) via solliciteren@fnv.nl. Heb je nog andere vragen? Neem contact met ons op. We helpen je graag.